گزارش نویسی

گزارش نویسی

در زیر به بیان ارکان یک گزارش پرداخته و آن را تشریح می کنیم :

اركان گزارش

اركان گزارش هاي اداري وفني درحالت متعارف عبارتنداز:

- عناوين

- متن گزارش

- امضاء

- گيرندگان گزارش

- ضمائم

موارداول تاسوم يعني عناوين ،متن وامضاءجزواركان اصلي بوده ودرصورتي كه گزارش فاقدهركدام ازآنهاباشد،مصداق خودراازدست مي دهد. مواردچهارم وپنجم دردرجه دوم اهميت قراردارد.ممكن است برخي ازگزارش هانيازي به آن نداشته وبدون رونوشت وضميميه تهيه ودرجريان كارقرارگيرد. اينك براي توجه بيشترهركدام به شرح هريك مي پردازيم .

الف –عناوين :

منظورازعناوين گزارش ،ذكرمطالبي درابتداوآغازكاراست كه معرف وشناسنامه گزارش بوده ودرآغازبيان مي گردد. اين قسمت همانندعناوين نامه هاي اداري نمايشگرگيرنده ،تهيه كننده وموضوع بوده كه باافزودن ابعادديگري چون زمان ومكان تهيه درامرگزارش نويسي ودرقالب واژه هاي ماننده :به ،از، موضوع ،زمان ومكان مورداستفاده قرارمي گيرد.

كه اينك به شرح هريك ازآنهامي پردازيم .

عنوان گيرنده گزارش :

منظورازگيرنده گزارش :شخص مقام سازماني ،گروهي خاص ،سازمان وياواحدمعيني است كه گزارش درارتباط وخطاب به آن تهيه مي گردد. عنوان گيرنده گزارش راواژه ((به )) مشخص مي شود .

درجلوواژه مزبورممكن است عناويني مشابه جملات ذيل قيدشود.

به :آقاي الف –مديركل امورمالي

به : موسسه تجارتي ستاره

به: اعضاءكميسيون حل اختلاف

به :اداره كل كارگزيني

به :سازمان امورمالياتي كشور

عنوان گزارش دهنده :

منظورازگزارش دهنده عبارتست ازشخص ،مقام سازماني ،سازمان وياواحدي كه گزارش تهيه وارائه مي نمايد.واژه مبين اين عنوان ((از))مي باشد. گزارشگرممكن است يك فرد،يك موسسه ياسازمان ،يك گروه ويافردي ازسازمان وموسسه اي خاص بامأموريت ويژه اي باشدمانند:

از:الف –كارشناس اموراداري

عنوان موضوع :

منظورازموضوع عبارت كوتاه وگويايي است كه بيان كننده محتوي گزارش باشد.

موضوع گزاش باكلمه ((موضوع ))مشخص وبعدازعناوين گيرنده وفرستنده گزارش قيد مي‌گردد،مانند:

به : اداره كل بازرسي ورسيدگي به شكايات

از: آقاي الف –كارشناس حقوقي

موضوع :گزارش رسيدگي به پرونده ساختمان نيمه تمام انبارتهران

دربرخي ازمواردايجاب مي نمايدكه بجاي ذكركله عنوان ((موضوع ))هدف گزارش طرح گردد. دراين صورت فقط واژه ((هدف ))بجاي كلمه موضوع نوشته مي شودمانند:

هدف:بررسي وضع ديپلمه هاي بيكارجهت شناخت مشكلات آنها.

روال برخي ازگزارش هاايجاب مي نمايدكه هم موضوع قيدگرددوهم هدف مطرح شود.

مانند:

موضوع :گزارش نتيجه بررسي درباره ترافيك شهرستان ……….

هدف :ارائه راه حل مناسب جهت حل مشكل ترافيك درجهت ايجادرفاه بيشتربراي شهروندان ارجمند.

عناوين زمان ومكان :

بيان زمان ومكان درگزارش امري اجتناب ناپذيراست . ممكن است زمان ومكان باهمين سرفصل مشترك تعيين وعنوان گرددمانند:

زمان ومكان :چهارشنبه دوم خردادماه 1381 ضلع شرقي ميدان انقلاب .

ويااينكه به طورجداگانه مطرح ومشخص گردد.

براي تعيين زمان دربرخي ازمواردايجاب مي نمايدكه لحظه اي خاص مطرح شودويااينكه قيدجمله اي‌كه مبين‌يك دوره‌عمليات باشددرمقابل واژه ((زمان ))لازم گردد. مانند:

زمان : ساعت 8 بامدادروزسه شنبه 21/7/1381

درموردمكان بايدگفت كه :مكان ممكن است محل تهيه گزارش يامحل وقوع حادثه باشدكه به هرصورت ذكرجمله اي كه مبين اين تفكيك باشدلازم است مانند:

مكان :سازمان امورمالياتي كشور.

مكان :اداره اموراقتصادي و دارائي آبادان

در يك نگاه كلي مي توان عناوين رابه شكل هاي زيردردست داشت :

نمونه يك	نمونه دو
به :	به :
از:	از:
موضوع :	موضوع :
زمان :	هدف :
مكان:	زمان:
	مكان:

نمونه سه :

به : وزارت ………اداره كل كارگزيني

از: مؤسسه تحقيقات وبررسي هاي اداري متام .

موضوع : گزارش نتيجه بررسي درباره نيروي انساني شاغل دروزارت ……..

هدف : برنامه ريزي نيروي انساني –به منظوربالابردن بازده كار

زمان : زمان بررسي –از8/3/1381 تا30/7/1381

زمان تنظيم گزارش از25/7/1381 تا3/8/1381

مكان :

- سازمان مركزي

- استان اصفهان

- استان هرمزگان

- استان خراسان

- استان آذربايجان شرقي

همانطوركه ملاحظه مي شوددرموردزمان ،زمان بررسي وتنظيم گزارش ازيكديگرجداقيدگرديده است . تقارن انتهاي بررسي وآغازتنظيم وتاريخ ارائه گزارش كه درسرلوحه منعكس شده است ،نمايشگرقديمي ياجديدبودن اطلاعات مي باشدكه گيرنده گزارش براساس آن اتخاذتصميم خواهدنمود.

درموردمكان ، تهيه كنندگان گزارش اعلام نموده اندكه استان مركزي رابعنوان پايه اساسي واصلي وچهاراستان رابه عنوان نمونه موردبررسي قرارداده اند. اينهامطالب مهمي است كه بايددرآغازودرنگاه اول گيرنده گزارش به آن توجه نمايد. چنانچه مطالب ديگري بودكه مي بايدبه نظرگيرنده برسددرمقدمه مي توان به آن اشاره نمود.

عناوين مزبورنمي توانددرآغازگزارش نوشته شودوياصفحه اي جداگانه (صفحه اول ) به آن اختصاص يابد.

ب –متن گزارش

متن گزارش مطالب وشرحي است كه درارتباط باموضوع گزارش به رشته تحريردرمي آيد. درحقيقت همان چيزي است كه انگيزه گزارش بوده وحاصل تمام بررسي هاوتجزيه وتحليل ونتيجه زحمات گزارشگروياتهيه كننده گزارش دراين قسمت ارائه مي شود. متن گزارش ممكن است خلاصه وازچندين سطرتجاوزننمايدويابه صورت كتاب ويامجموعه اي ارائه گردد.

به هرصورت متن گزارش هاي فني واداري معمولاًازقسمت هاي زيرتشكيل مي گردد.

- مقدمه

- اصل موضوع

- تجزيه تحليل ويانتيجه آن

- استنتاج وپيشنهاد(نتيجه گيري كلي )

- اختتام و درصورت لزوم توجيه پيشنهادات

مقدمه :

توجيه وتوضيح تهيه كننده وياگزارشگراست درباره مشخصات ،نحوه اقدام درموردتهيه ،روش مطالعه پيرامون موضوع وبالاخره انگيزه اي كه باعث تهيه گزارش گرديده است . دربرخي ازموارددرمقدمه اطلاعاتي به گيرنده گزارش ارائه مي گرددكه چگونه مطالب راموردمطالعه قراردهدتادسترسي به اطلاعات واقلام مهم گزارش آسان شده ونتيجه بهتري تحصيل شود.

اصل موضوع :

بيان مطالب اصلي است كه ممكن است شرح واقعه ،چگونگي حادثه وعلل آن باشدويااينكه اطلاعاتي است كه به وسيله گزارشگرتحصيل شده وبعدازتنظيم سيستماتيك درقالب وضع موجودارائه مي گردد.

تجزيه وتحليل :

عمل تجزيه وتحليل درگذشته به طورذهني انجام مي گرديدوفقط نتيجه آن درگزارش منعكس مي شد. امادرحال حاضرتجزيه وتحليل به طورسيستماتيك وعلمي انجام شده ودربرخي ازمواردازدستگاههاي دقيق استفاده بعمل مي آيد.

روال برخي ازگزارشهاايجاب مي نمايدكه روش كارتجزيه وتحليل ومراحل آن درگزارش قيدشودودرپاره اي ازآنهاانعكاس نتيجه كفايت مي نمايد.

استنتاج وپيشنهاد(نتيجه گيري كلي ):

بعدازتجزيه وتحليل باجمع بندي كه بعمل مي آيدنتايجي حاصل مي شود. اين نتايج ممكن است بيان مشكل باشدوياعنوان نمودن مسائلي كه پي آمدآن موجبات بروزمشكل شده است . به هرتقديرگزارشگردراين موردراه حل هائي انديشيده كه به صورت پيشنهاددراين قسمت ارائه مي نمايد.

پيشنهادات :

اعلام ختم گزارش ودرصورتي كه لازم باشد،توجيه پيشنهادات ازباب نحوه عمل ومعايب ومحاسن وارزيابي آنهامطرح مي شود.

اختتام ودرصورت لزوم توجيه پيشنهادات :

هرنوشته اي بايدحسن ختام داشته باشد. همانطوركه حسن ابتدادرآغازومقدمه نقش ارزنده اي رابرعهده دارد. حسن ختام نيزايفاگرنقش ارزشمندديگري درنوشته است كه علاوه براستقرارصحيح ارتباط تأثيرآن راچندين برابرافزايش مي دهد بنابراين گزارش بايدبه شيوه اي علمي ومنطقي پايان پذيرد.

دربعضي ازگزارش ها،ايجاب مي نمايدكه پيرامون پيشنهادهاي ارائه شده توضيح كافي داده شود. يااينكه آنها را ارزيابي نموده وفوائدوزيانهاي هركدام رادرمقابل هم قرارداده ونتيجه گيري گرددونتيجه نيزمنعكس شود.

درخاتمه يادآوراست كه قسمت هاي متن گزارش درگونه هاي مختلف آن متفاوت است .

ج –امضاءگزارش

گزارشگرباامضاءذيل گزارش مطالب مطروحه راتأييدنموده ومسئوليتهاي ناشي ازآنرادرحال وآينده برعهده مي گيرد. گزارش بدون امضاءنمي توانددرسيستم ارتباطات رسمي ومراجع قضائي مورداستفاده واجراءقرارگيرد.

امضاءگزارش يكي ازاركان اصلي گزارش بوده واهميت وارزش گزارش بستگي تام وتمام به آن دارد. به طوركلي درهرنامه يانوشته دومطلب بسيارمهم وجودداردكه درسرنوشت واهميت آن نقش ارزنده اي رابرعهده دارد،آن دوعبارتنداز:نام گيرنده وامضاءكننده

امضاءگزارش همانندنا مه هاي اداري انجام مي شودكه ضوابط آن درجاي خودبيان خواهدشد.

د-ضمائم

براي تأييدمطالب وياتكميل آن وياايجادسهولت درامرمطالعه ونتيجه گيري لازم است شيئي وياتصويروياسندو……..ضميمه گزارش شود.

ضمائم جزواركان گزارش مي باشدكه دربرخي ازگزارشها ازاركان اصلي آن محسوب مي شود. نحوه استفاده وروش ارائه ضمائم درگزارش درجاي خودتوضيح داده خواهدشد.

گزارش نویسی

به : موسسه تجارتي ستاره

موضوع :گزارش رسيدگي به پرونده ساختمان نيمه تمام انبارتهران

- مقدمه

- اصل موضوع

- تجزيه تحليل ويانتيجه آن

- استنتاج وپيشنهاد(نتيجه گيري كلي )

- اختتام و درصورت لزوم توجيه پيشنهادات

د-ضمائم

مطالب مشابه :

نمونه یک گزارش حادثه - گزارش حادثه

گزارش نویسی

نگارش سمینار موردی + یک نمونه

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

نمونه سؤالات «خلاصه سازی نوشته ها و مکاتبات اداری»

گزارش نویسی و مکاتبات اداری

گزارش شورای اداری رامسر

نمونه سوال سلامت اداری ومبارزه با فساد

گزارش نویسی