شیوه نامه اداری

شیوه نامه مکاتبات اداری

مقدمه

سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدتو ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آیدکه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد کهبطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوعرا شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداختهزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنایعلمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریکقسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارایاختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجادتولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیلباسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادرهمنعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجراییامور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره ازسوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.
-1 تعریف نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل وخارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
-2 مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاءکننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.
-3 یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشتاداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد بهعنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاءشود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.
-4 اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.
1-4 سرلوحه
نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداریچاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه،نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته بهدولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.
2-4عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمانیا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یاواحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشدموضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید ازطرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که درجریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردشو مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نمودهو یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
3-4 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدفنامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
4-4 مشخصات امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاءمی کند.
4.5 گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامهبه عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه هایدستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.
-5 نامه های خبری
به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یاممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
-6 نامه های بازدارنده
به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعملآورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکلگرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.
نامه های دستوری یا درخواستی:
این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتنکاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
-7 نامه های هماهنگی
این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن استدر موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .
8 -مراحل تهیه نامه های اداری
مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:
1-8مرحله اول - بررسی قبل از نگارش
پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چندسوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافیو بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفهجویی بعمل خواهد آمد.
2-8 مرحله دوم- تهیه پیش نویس
تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایانکار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه،آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.
1-2-8 آماده سازی مقدمات
مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوندعبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبیکه باید در نامه قید شود.
-1 تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز
برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعدباشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاریمی جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتربی نیاز نمی باشد.
-2 تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنیکار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالبو مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوبارهمورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذفو یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامهاست.
2-2-8 تدوین نامه
که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است
1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستندهو موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهدداشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابیمنطقی و مناسب به آن بدهد.
2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصلموضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب.
3-8مقدمه
نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصهشود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفیخواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شمارهو تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامهبدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردنمسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شودکه همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و اداراتشناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد سادهنویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز بهتوضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور وهدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بودهاست بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولیآنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کنندهدر سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامههای جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
4-8 مرحله سوم- بررسی پیش نویس
پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. اینبررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخنامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینانحاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهایفرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرستبررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایتیا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرارگرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبورپس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردنمطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطهمی فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامهنسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفتهشود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوحنگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبهنوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلبپرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند....

توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
باطلاع میرساند...
اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
تذکر می دهد
لازم است یادآوری نماید که
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداریاستفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضیاست..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشدو یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامهو بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشارهشود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامهگیرنده باین شرح قید
می گردد:
در پاسخ نامه شماره ......... مورخ
عطف به نامه شماره ..........مورخ
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامهای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
در تعقیب نامه شماره ....... مورخ ..........
پیرو نامه شماره ...... مورخ............
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولتبه پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود. " فواید سلام کردن ". درعرف اداری اخیر مرسوم شده است ...

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. -در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و ...

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ) وزارت آموزش و پرورش برای تأمین سلامت فرهنگیان و حمایت اقتصادی ایشان در قبال حوادث و بیماری های غیرمترقبه بر اساس سیاست های دولت مبنی بر ارائه پوشش های جامع و مناسب بیمه ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: -نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در ...

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت. هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود: الف- به نام خدا . ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . ج- متن ...