مستندسازی تجربیات مدیران

تجربه، مهمترین عامل در فراگیری قابلیت های مدیریتی است. بررسی ها نشان می دهد کسب قابلیت های مدیریتی، تا 70 درصد از طریق تجربه صورت می پذیرد. اینکه ما فردی را در سازمان خود مجرب می نامیم و شایسته عهده دار شدن مسئولیتی می دانیم، ناشی از همین موضوع است.

افراد به مرور و با قرارگرفتن در موقعیت های مختلف، به توانایی هایی می رسند که بوسیله آن می توانند با مسایل گوناگون روبرو شده و بر شرایط دشوار غلبه نمایند. اینگونه است که می توان گفت هر ماموریت جدید، مهارت جدیدی را به ما آموزش می دهد که یک تجربه سازنده است.

برای تجربه مدیریتی می توان تعاریفی مختلف و از ابعاد گوناگون ارایه نمود. از یک منظر، تجربه مدیریتی هر اقدام، ماموریت یا پروژه ای است که موجب ایجاد تغییر و یا ارتقاء در سطح عملکرد سازمان از طریق بکارگیری رویکردها، شیوه ها و روش های مدیریتی می شود. همچنین تجربه مدیریتی را می توان فرایند مواجهه و شناخت مساله، اتخاذ تصمیم و اقدام در جهت اجرای آن در جریان حل یک مساله یا مشکل جدید تعریف نمود.

مستندسازی تجربه مدیریتی نيز فرایندی است که طی آن با دیدگاهی جامع، به ثبت یک تجربه مدیریتی می پردازیم به گونه ای که دیگران بتوانند با مراجعه به مستندی که تهیه شده است، به ابعاد گوناگون تجربه و فرایند تحقق آن پی برده و از آن درس آموزی و یادگیری لازم را داشته باشند.

مستند سازی تجربه مدیریتی می تواند به شیوه های مختلف انجام شود و از آن جمله، استفاده از فیلم و تصاویر و ابزارهای دیگر برای ثبت وقایع و اتفاقات مهم و مرتبط است. اما يك روش بهينه در مستندسازی تجربه مدیریتی ، مستندسازی مکتوب و تهیه یک مقاله یا متنی مشابه آن با قابلیت انتقال تجربه مدیریتی با تمام گستردگی ها و پیچیدگی های تجربه می باشد.

وقتی یک تجربه مدیریتی تدوین و مستندسازی می شود می توان برای آن کاربردهای مختلفی در جهت آموزش، هم آموزی و یادگیری سازمانی متصور بود. باید توجه داشت که تجربه منبع اصلی آموزش مدیریت، وظایف، مسؤولیت ها و چالش های شغل است.

تفاوت تجربه مدیریتی و تجارب دیگر

بین تجربه مدیریتی با سایر تجارب تفاوت هایی است. این تفاوت ها هم از حیث شکل گیری و هم از نظر مستندسازی قابل توجه است. تجربه مدیریتی تجربه ای ست که بر پایه یک فرایند مدیریتی و با استفاده از رویکردهای مدیریتی مانند مشارکت گروهی شکل می گیرد. در طرف مقابل، تجارب فنی هستند که حاصل شناخت و درک روابط بین اشیا و کارکردهای تاسیسات و دستگاه ها و در پاره ای موارد ارتباط انسان با ماشین آلات است. چنین تجاربی اگرچه بسیار مفید بوده و گره گشای مشکلات سازمان است اما تجربه مدیریتی نیست و بخصوص از حیث هم آموزی برای مدیران سازمان های دیگر معمولا دارای نارسایی ها و محدودیت هایی می باشند. اما تجارب مدیریتی بخاطر بهره مندی از زبان و ادبیات مشترک مدیریت، قابلیت انتقال به سازمان ها و مدیران دیگر را نیز داشته و به راحتی برای همه قابل درک و هم آموزی است.

آیا تجربیات ناموفق هم ارزش مستند شدن دارند؟

حتما همه شما جملاتی مانند اینکه شکست پلی بسوی پیروزی است را شنیده اید. بدون شک مستند سازی تجارب مدیریتی ناموفق بسیار مفید بوده و می تواند از بسیاری دوباره کاری ها جلوگیری کند. رویکرد لقمانی(ادب از که آموختی از بی ادبان...) که مبتنی بر پرهیز از اشتباهات دیگران است، نگرشی عقلایی و مورد پذیرش است. با این حال باید اذعان داشت که اکثر افراد و سازمان ها از بیان تجارب ناموفق و شکست های خود پرهیز دارند و سعی می کنند از اشاعه عدم توفیق خود جلوگیری نمایند. بنابراین ضمن تاکید بر مفید بودن تدوین تجارب ناموفق، باید حساسیت سازمان ها و مدیران به این موضوع را مد نظر داشت.

مستندسازی تجارب و مدیریت دانش

در مباحث مربوط به مدیریت دانش چند سوال اصلی مطرح است. از جمله اینکه دانشِ با ارزش سازمان کدام است؟ این دانش نزد چه کسانی است و اینکه چگونه می توان آن را مدون و منتشر نمود؟ بنابراین مستند سازی تجارب مدیریتی در چارچوب مدیریت دانش قابل تعریف بوده و می تواند بعنوان یکی از ارکان اصلی آن مطرح گردد.

مستند سازی تجارب مدیریتی در واقع تلاش برای تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. یعنی از طریق تدوین تجارب سعی می کنیم که دانش و دانسته هایی که در ذهن مدیران است را به دانشی آشکار و قابل استفاده دیگران تبدیل نماییم.

ارکان تجربه مدیریتی

هر تجربه مدیریت 4 رکن دارد. وقتی از ارکان تجربه مدیریتی صحبت می کنیم یعنی اینکه بدون هریک از رکن ها، تجربه مدیریتی ناقص است و امکان انتقال کامل به دیگران ندارد. در واقع این رکن ها مانند پایه های اصلی بنای تجربه مستند شده هستند. البته در تجربه مدیریتی که ارایه می دهیم، موارد دیگری نیز هست که باید مورد توجه قرار بگیرد اما در اینجا بحث ما ارکان است. برای اینکه شروع به مستندسازی تجربه کنیم باید سعی نماییم اطلاعات کافی درخصوص هر یک از رکن ها را فراهم آوریم.

این ارکان عبارتند از:

1- مساله و ضرورت 2- نقطه تصمیم گیری 3- مراحل اجرا 4- نتایج و تحلیل آن.

حال به بررسی هریک از موارد چهارگانه فوق می پردازیم:

مساله و ضرورت:نقطه شروع هر تجربه مدیریتی در عالم واقع، یک مساله، ضرورت، چالش و یا گاهی فرصت است. یعنی همیشه یک موضوع خاصی بوده که ذهن مدیران را به خود درگیر کرده و به فکر چاره اندیشی افتاده اند. بنابراین باید به درستی ابعاد این رکن را به مخاطبان تجربه منتقل کنیم. برای این منظور لازم است اطلاعات دقیقی از جنبه های مختلفی که ذهن مدیران را به خود مشغول کرده و در واقع مساله و ضرورت وقوع تجربه مدیریتی ما را شکل می دهد مطلع بوده و بتوانیم آن را منعکس نماییم.

در بیان مساله ضمن اینکه باید ابعاد مختلف را در نظر داشت اما ارتباط مساله با تجربه مدیریتی را نیز باید مورد توجه قرار داد و اینکه مسائل و ضرورت هایی را بیان کنیم که منشا شکل گیری تجربه ما هستند وگرنه سازمان ها همیشه با مسایل متعدد و متفاوتی روبرو هستند که هر یک از آنها می تواند مبنای یک تجربه مدیریتی باشد.

نقطه تصمیم گیری:نقطه تصمیم گیری یکی از رکن های اصلی تجربه است که در هنگام مستند سازی کمتر به آن توجه می شود. اینکه مدیران چگونه با بررسی مساله موجود، راهکار انتخابی را برگزیده اند همان نقطه تصمیم گیری است. در این بخش باید به روشنی بیان شود که مدیر یا مدیران مربوطه با چه ساز و کاری تصمیم گیری نموده اند و برای اجرا برنامه ریزی نموده اند. آیا این تصمیم یک تصمیم مشارکتی و از طریق کمیته های تخصصی بوده و یا اینکه با مطالعه تجربه دیگران و یا مواردی از این دست بوده است.

انعکاس شیوه تصمیم گیری بخصوص از این جهت دارای اهمیت است که مخاطب، علت برگزیدن راهکار مورد نظر شما را درک می کند. در غیر این صورت ممکن است مخاطب تجربه شما، مدام با این سوال روبرو باشد که چرا شیوه دیگری انتخاب نشد؟ در حالیکه ما می توانیم با تبیین مناسب موقعیت مساله و جوانب مختلف، چگونگی رسیدن به تصمیم خاص را تشریح نماییم.

نکته دیگری که در این مورد حائز اهمیت است، مغفول ماندن نقطه تصمیم گیری در شیوه های مستند سازی سنتی است. در شیوه های مستندسازی زونکنی و پرونده ای، بعلت آنکه صرفا مکاتبات نگهداری می شود، غالبا از شیوه ها و چگونگی تصمیم گیری رد و نشانی پیدا نمی شود مگر آنکه کمیته ای وجود داشته باشد و صورتجلسه کامل مذاکرات نیز تهیه شده باشد که معمولا کمتر اتفاق می افتد.

مراحل اجرا:شاید بتوان مراحل اجرا را متن اصلی تجربه نامید، چرا که در این بخش است که شما تجربه عملی خود را ارایه کرده و فعالیت هایی که در راستای رفع مساله و چالش سازمان خود انجام داده اید منعکس می نمایید.

در تشریح مراحل اجرا، دسته بندی درست فعالیت ها و همچنین رعایت ترتیب و توالی اتفاقات از اهمیت زیادی برخوردار است. باید فعالیت های انجام شده که اصولا بر اساس تصمیم گیری و برنامه ریزی بوده را بطور کامل توضیح داده و برای مخاطبان تجربه، نقطه ابهامی درباره کارهای صورت پذیرفته باقی نگذاریم.

نتایج و تحلیل آن:بخش نتایج از این حیث که مؤید توفیق تجربه مدیریتی شماست دارای اهمیت بسیار است. یعنی شما پس از تبیین مساله و ضرورت، شیوه تصمیم گیری و فعالیت های انجام شده باید بصورت مستند نشان دهید که کارهایی که انجام داده اید باعث رفع مساله یا حداقل کمرنگ شدن اثرات آن گردیده است.

در بخش نتایج باید فعالیت های انجام شده را تحلیل نماییم و با شیوه های مختلف، اثربخشی کارهایمان را نشان دهیم. این کار می تواند از طریق نمودارها، جداول، تحلیل های آماری، نظرسنجی و... صورت پذیرد.

باید توجه داشت که در بخش نتایج، به دستاوردهایی اشاره کنیم که نتیجه مستقیم فعالیت های ما بوده و همچنین دارای اجزای مشخص باشد. بیان نتیجه گیری های کلی و سخن گفتن از تغییرات فراوان و شگرف، بدون بیان نشانه های آن، تنها باعث سردرگمی و عدم اعتماد مخاطب به محتوای تجربه مدیریتی شما می گردد. بنابراین بهتر است با بیان و تحلیل نتایج ملموس تجربه مدیریتی، نقاط ضعف و پیشنهادات خود را برای بهینه شدن نتایج ارایه نمایید.

اجزای یک مقاله تجربه مدیریتی

یک مقاله تجربه مدیریتی دارای اجزائی است که هر یک از آنها باید در جای خود قرار گیرد. شاید رعایت چارچوب ذیل بطور صد درصد ضروری نباشد اما در بیشتر موارد این چارچوب کمک می کند بهتر بتوانیم تجربه مدیریتی را تدوین نموده و ارایه دهیم. با ذکر این نکته مروری خواهیم داشت بر اجزای یک مقاله تجربه مدیریتی و به اختصار به توضیح این اجزا می پردازیم:

1. عنوان: بهتر است در برگیرنده موضوع اصلی تجربه یعنی فرایند مدیریتی تجربه شده و همچنین سازمانی که تجربه در آن اتفاق افتاده باشد.

2. نویسندگان: نام صاحبان تجربه و مستندکنندگان آن با ذکر سمت (یا درجه علمی).

3. واژه های کلیدی: معمولا تا 6 واژه اصلی مقاله تجربه مدیریتی.

4. چکیده: خلاصه کاملی از کل تجربه و در برگیرنده نکات اصلی مساله، تصمیم، اجرا و نتایج. چکیده باید جذاب و معرف خوبی برای تجربه باشد.

5. مقدمه: ورودی اصلی به مطلب و متن تجربه است. لازم است مقدمه چینی جذاب و نقظه شروع مناسبی برای تبیین تجربه انتخاب شود. جملات ابتدایی مقدمه می تواند بسیار کلیدی و تعیین کننده برای جذب مخاطب باشد.

6. معرفی سازمان: معرفی و تشریح موقعیتی که تجربه در آن اتفاق افتاده است. در معرفی سازمان باید به نکاتی اشاره نمود که با تجربه مرتبط است. مثلا ممکن است برای یک تجربه مدیریت تشریح ساختار سازمان و واحدهای آن مهم باشد ولی برای تجربه ای دیگر، ضرورتی به توضیح در این باره نباشد و مثلا لازم باشد بیشتر به وظایف سازمان بپردازیم. در مجموع این بخش می تواند شامل پیشینه ای از شکل گیری و فعالیت های سازمان، ساختار آن، وظایف و مسئولیت ها و مواردی از این دست باشد.

7. مساله و ضرورت

8. نقطه تصمیم گیری

9. مراحل اجرا

10. نتایج و تحلیل آن

11. منابع و مؤاخذ: در این بخش لازم است ماخذ برخی مطالب را که در متن تجربه مورد اشاره قرار گرفته است ذکر نماییم. این کار برای آن است که پشتوانه هایی برای آنچه گفته شده ارایه نماییم و هم اینکه دیگران بتوانند با مراجعه به مدارک اشاره شده، اطلاعات بیشتری را درباره تجربه کسب نمایند. لازم نیست که مانند مقالات علمی در این قسمت کتب و مقالات را به عنوان مرجع معرفی نماییم. بلکه بسیاری گزارشات درون سازمانی نیز می تواند بعنوان مواخذ اصلی ما مورد توجه قرار گیرد.

12. پیوست ها(درصورت لزوم): می توان اطلاعات کامل تری شامل برخی جداول، نمودارها و ... را که ضرورت آنها درحدی نبوده که در متن اصلی تجربه آورده شود و یا ممکن بوده آوردن آنها در متن مقاله، اصل تجربه را تحت الشعاع قرار دهد، در بخش پیوست ها آورد. در آوردن پیوست ها نیز باید درجه اهمیت مطالب و کمک به انتقال بهتر تجربه را مد نظر داشت.

جایگاه تئوری ها در متن تجربه مدیریتی

اصولا مقاله تجربه مدیریتی جای بحث و کنکاش تئوری ها نیست. این دقیقا یکی از نقاط افتراق تجربه مدیریتی با مقاله علمی است. اما گاهی تجربه مدیریتی ما بر اساس یک مدل علمی مدیریتی شکل می گیرد که در این صورت می توان در همان ابتدای تجربه و مثلا در بخش تصمیم گیری به آن اشاره نمود. همچنین می توان در بخش تحلیل نتایج نیز در صورت لزوم اشاره ای به تئوری ها نمود.

در هر حال باید توجه داشت که تئوری ها در متن تجربه مدیریتی باید سهم بسیار اندکی داشته باشند و نباید آنقدر به آنها بپردازیم که تجربه ما را تحت الشعاع قرار دهند.

چند تذکر مهم:

برای اینکه تجربه مدیریتی خود را بهتر انتقال دهیم می توانیم در موارد لازم از عکس، نمودار و جدول استفاده کنیم. در استفاده از این ابزارها باید میزان ضرورت و اثربخشی آن ها را در معرفی تجربه در نظر داشته باشیم.
بیان تجربه مدیریتی باید از یک ترتیب و توالی مناسب برخوردار بوده و مخاطب را بصورت داستان گونه برای مطالعه ادامه مقاله تشویق نماید.
هر مطلبی را که در مقاله تجربه مدیریتی خود می آورید این سوال را مطرح کنید که چقدر می تواند به در ک بهتر تجربه کمک کند؟ در واقع متن تجربه باید جامع و مانع باشد یعنی هم تمام مطالب مورد نیاز آورده شده باشد و هم اینکه از ذکر مطالب غیر ضرور خودداری کنیم. معمولا یک مقاله تجربه مدیریتی بین 10 تا 16 صفحه است.
تجربه ای ارزش مستندسازی را دارد که حرف تازه ای برای گفتن داشته باشد و چیزی فراتر از دستورالعمل های معمولی که تمام سازمان ها انجام می دهند باشد.
باید در متن تجربه با توجه به مخاطبانی که در نظر گرفته ایم حتی الامکان از آوردن واژه های خیلی تخصصی خودداری و متن ما انعطاف پذیری لازم را برای مخاطبان در رده های مختلف داشته باشد.
تجربه مدیریتی معمولا بصورت سوم شخص نوشته می شود و بهتر است که موضوعات قدیمی را برای مستندسازی انتخاب نکنیم. همچنین باید از آوردن قضاوتهای شخصی در متن تجربه و بزرگ جلوه دادن کارهای انجام شده خودداری کنیم.
پرداختن بیش از حد به حواشی و تکرار مکررات، مقاله تجربه مدیریتی ما را ملال آور می کند.
بهتر است تجربه مدیریتی تدوین شده را چند نفر بخوانند و نقطه نظرات خود را ارایه دهند تا ایرادات احتمالی را رفع نماییم.

مستندسازی تجربیات مدیران

مطالب مشابه :

مستند سازی تجربه مدیریت

مستند سازی تجارب مدیریتی و سازماني

مستندسازی تجربیات مدیران

تحقیقی در مورد یادهی یادگیری در مدارس

شبیه‌سازی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی

سهیم سازی تجربه، پرهیز از آزمون و خطا

چگونه یک کسب و کار موفق راه اندازی کنیم؟

سئوالات کنکور 93 و گزینه های مشکوک (مستند سازی پاسخ های کنکور مشاوره)

رجیو امیلیاچیست؟