ساختار و اجزاء نامه هاي اداري

حاصل كوشش و فعالیت سازمانهای اداری به اقتضای هدفی كه دارند و وظایفی كه ملزم به انجام آن هستند بصورت اوراق اسنادی در می آید كه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشكیل می دهد، این مكاتبات و اسناد كه بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند كه با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و كوشش ها انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد كه با علاقمندی و بر مبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.واحد های سازمانی هریك قسمتی از وظایف و خط مشی كلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظايف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات كاركنان سازمان است كه منفرداً و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعكس كننده فعالیتهای صورت گرفته است كه اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می كند.
-1 تعریف نامه اداری
هر نوشته ای كه حاوی یك یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

۲-مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی كه نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از :

شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی كاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

- 3 یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از كارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرك می تواند ملاك عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد.

- 4 اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء زير تشكیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ - گیرندگان رونوشت

الف - سرلوحه
نامه های اداری به نامه اطلاق می گردد كه معمولاً در بالای كاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا آموزشگاه، شماره، تاریخ،پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می كنند

ب - عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی كه نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با كلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی كه نامه از طرف او نوشته می شود. بیان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه «از» می باشد

ج- موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گویایی است كه مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص می گردد.

تلخیص موضوع نامه و ذكر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه كننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری كه در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم می سازد و برای متصدیان ثبت و كنترل و سایر پرسنلی كه نامه را از نظر كلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
د - متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است كه انگیزه تهیه نامه می باشد و ممكن است كوتاه و در یك یا چند سطر باشد و یا در یك یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

نامه ای كه از سازمان/ مدرسه صادر می گردد ممكن است كه در سازمان/ اداره گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مكاتبه فرستاده شود در این صورت از نظر امكان كنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مكاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مكاتبه صادر گردد بعد از ذكر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده به این شرح قید
می گردد:
»در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
»عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مكاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مكاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
»پیرو نامه شماره ...... مورخ »
ذكر شماره نامه به متصدیان كنترل گردش نامه و بایگانیها امكان می دهد كه بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا كنند.
بطور كلی متن هر نامه ای از بخش هاي زير تشكیل می شود .

مقدمه – اصل موضوع و نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممكن است كوتاه و در چند كلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذكر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست كه برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده كردن مسیر فكر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود كه همین یك یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی می گردد.
اصل موضوع- از آنجا كه نامه یكی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است كه به بهترین وجهی به رشته تحریردرآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تكلف نوشتن تفهیم و امكان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را كم می كند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند كه براحتی منظور و هدف پیام دهنده را باز گو كند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را كه مراد نویسنده بوده است بطور كامل دریابد.

اختتام نامه - نامه های اداری ممكن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه د ر پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام كننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی كاملاً مشخص شود.

ه- مشخصات امضاء كننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یك فرد یا مقام سازمانی است كه نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است كه نامه را امضاء می كند.
و- گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند كه می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.

توجه:

رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری

در مكاتبات معمولاً مخاطب و دریافت كننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یكی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- زیر دست فرستنده نامه است.
در هریك از حالات فوق نزاكت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین كیفیت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه كه باید با كمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه به این نكات هم ضروری است.
1- ممكن است نامه ابتداء بساكن یعنی اولین نامه ای باشد كه در موضوع مورد مكاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذكر عنوان گیرنده و درج موضوع كلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان می گردد:

- مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد كه ... «
و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:
«باطلاع میرساند... «
«اشعار می دارد...» «بطوری كه اطلاع دارید..» و جملات مشابه.
-به مقام زیردست:
»تذكر می دهد»
»لازم است یادآوری نماید كه»
»نيازمند تذكر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام كاری شده باشد بهتراست از این كلمات واصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمايید» یا «تمنا دارد مقرر فرمايید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمايید» یا «تقاضا دارد كه دستور فرمايید». مقامات زير دست:

«مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید.. ........ ..» و موارد مشابه.

ساختار و اجزاء نامه هاي اداري

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

ساختار و اجزاء نامه هاي اداري

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

پایان نامه برج اداری مطالعات برج اداری- انجام پایان نامه معماری پروژه معماری رساله آماده معماری مطا

دانلود هدر های بسیار زیبا برای سایت شما هدر زیبا

شیوه نامه مکاتبات اداری

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

لیست بخشی از پایان نامه های آماده رشته مدیریت 6

انواع نامه نگاری

چگونه نامه اداري بنويسيم ؟