دستورالعمل تنخواه گردان

دستورالعمل تنخواه گردان

-کلیات1-1- تعریف تنخواه گردان:

تنخواه گردان عبارتست از مبلغ ثابت و از پیش تعیین شده ای که به صورت نقد یا موجود در بانک (حساب شخصی مسؤول تنخواه)، متناسب با حجم پرداختهای نقدی سازمان برای انجام خرید یا هزینه های مشخصی دراختیارمتصدی مربوطه گذاشته میشود که پس از مدت معین یا صرف میزان معینی از وجوه فوق و یا ترکیبی از هر دو معادل جمع هزینه های انجام شده براساس صورت خلاصة تنظیمی پس از رسیدگی به وی پرداخت و وجوه تنخواه گردان مجدداً تأمین شود.

1-2- هدف از ایجاد تنخواه گردان:

1-2-1- ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت:

استفاده از تنخواه گردان در مورد پرداختهای جزئی هزینه ها و همچنین در مواردی که پرداختها جنبة فوریت دارند و یا دسترسی به بانک وجود ندارد، باعث سهولت و تسریع در امر پرداخت میشود.

1-2-2- کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک:

چنانچه پرداختهای مذکور در بند 1-2-1 از طریق صندوق و یا بانک انجام پذیرد با توجه به تعداد پرداختها و طی مراحل عملیات پرداخت، این امر علاوه بر کندی در امر پرداخت موجب افزایش حجم عملیات حسابداری خواهد شد.

1-2-3- افزایش کنترل وجوه نقد:

با توجه به بندهای فوق استفاده از روش پرداخت تنخواه گردان باعث افزایش کنترل بر وجوه نقد میشود که چگونگی ایجاد واستفاده از تنخواه گردان در این آییننامه تشریح شده است.

1-3- روش کار تنخواه گردان:

1-3-1- دارندة تنخواه مجاز به دریافت وجه از دیگران به جز تأمین مجدد تنخواه از سازمان نمیباشد.

1-3-2- عملیات مالی پرداختهای تنخواه گردان به هنگام واریز هزینه های انجام شده در حسابها ثبت میشوند.

1-3-3- پرداختهای هر یک از تنخواهگردانها به هزینه ها و موارد مشخص شده در یک واحد مثل واحد تدارکات، رستوران، روابط عمومی، نقلیه و غیره، اختصاص دارد.

1-4- مسئول تنخواه گردان:
مسئول تنخواه گردان براساس سیاستهای داخلی و نیاز مدیریت، عموماً به یکی از دو روش زیر انجام وظیفه مینماید:

1-4-1- مسئول تنخواه گردان خود مسئول انجام هزینه و پرداخت آن است.

1-4-2- مسئول تنخواه گردان صرفاً پرداخت کننده میباشد و عملیات هزینه یا خرید به عهدة وی نیست.

تبصرة1: در هر دو روش فوق، تنظیم اسناد هزینه به عهدة مسئول تنخواه گردان میباشد و پاسخگوی نهایی وجوه دریافتی خواهد بود.

2- روش ایجاد تنخواه:

2-1- تنخواه گردان برای پرداختهای جزئی و همچنین پرداخت بهای خرید اجناس و خدمات مشخصی ایجاد میشود، لذا به هنگام ایجاد تنخواه حد مجاز و ماهیت پرداختهای مجاز از محل تنخواه گردان تعیین میشود.

تبصره2: حد نصاب مبلغ تنخواه گردان و حد مجاز اولیه و ثانوی با پیشنهاد مدیر هر واحد و تصویب مدیر عامل تعیین میشود و قابل تغییر است.

2-2- مبلغ هر تنخواه گردان براساس حجم عملیات آن تنخواه گردان برای مدت مشخصی تعیین میشود. بنابر این هنگام ایجاد تنخواه گردان نکات زیر حائز اهمیت است.

2-2-1- تشخیص میزان وجه نقد مورد نیاز.

2-2-2- برآورد دورة تنخواه گردان (فاصله زمانی بین درخواستهای بازپرداخت هزینه های انجام شده).

2-2-3- برآورد مدت واریز (مدت زمانی که بازپرداخت هزینه های تنخواه گردان به طول میانجامد).

2-3- به منظور تعیین مبلغ تنخواه گردان ابتدا هدف از تنخواه گردان و ماهیت پرداختهای آن توسط مدیران واحدهای مربوطه مشخص شده و بر این اساس میزان مخارج روزانه قابل پرداخت از محل تنخواه گردان برآورد میشود. سپس دورة تنخواه گردان توسط مدیر واحد مربوطه تعیین و به مدیر عامل گزارش میشود.
به علاوه با توجه به حجم عملیات حسابداری مدت واریز تنخواه گردان مشخص و سپس مبلغ تنخواه گردان از رابطة زیر به دست میآید.
متوسط مخارج روزانه × (مدت واریز + دورة تنخواه گردان) = مبلغ تنخواه گردان
- فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان توسط معاون/مدیر مربوطه تکمیل و پس از اخذ تأیید مدیر عامل برای اقدامات آتی از طریق معاون اداری مالی و برنامه ریزی در اختیار مدیر مالی قرار میگیرد.

3- چگونگی عمل تنخواه گردان:

3-1- هنگام ایجادتنخواه گردان حد مجاز قابل پرداخت از محل تنخواه گردان طبق تبصرة 2 تعیین میشود. عموماً پرداختهای تنخواه گردان دارای دو حد مجاز میباشد:

3-1-1- حد مجاز اولیه:

حد مبالغی است که مستقیماً توسط دارندة تنخواه گردان و بدون اخذ تأیید از مقام بالاتر قابل پرداخت میباشد.

3-1-2- حد مجاز ثانوی:

حد مبالغی است که از میزان حد مجاز اولیه تجاوز میکند. در این موارد مسئول تنخواه گردان پس از تصویب مقام مافوق میتواند اقدام به پرداخت نماید.
تبصره3: مبالغی که بیش از محد مجاز ثانوی باشد به هیچ عنوان از محل تنخواه گردان قابل پرداخت نخواهد بود و صرفاً از طریق صدور چک پرداخت میشود.

3-2- پس از تعیین مبلغ تنخواه گردان، وجوه مزبور در مقابل اخذ تضمین کافی (چک یا سفته) در اختیار مسئول تنخواه گردان قرار میگیرد.

تبصره4: ارایة چک به صورت تضمین فقط در صورت تأیید مدیر عامل امکانپذیر است.

3-3- درخواست وجه برای تأمین تنخواه گردانها با صدور برگ درخواست پرداخت انجام میشود.

3-4- پرداخت علی الحساب (موقت): اینگونه پرداختها در حسابها عمل نگردیده و به ازای هر پرداخت یک برگ درخواست پرداخت صادر میشود که مبلغ آن تا زمان تسویه به عنوان قسمتی از موجودی تنخواه گردان تلقی میشود و اصولاً برای تقسیم پرداختهای وجوه در هر واحد میباشد، به عنوان مثال دارندة تنخواه گردان تدارکات به صورت پرداختهای علی الحساب، وجوهی را به مأموران خرید میدهد تا پس از دریافت مدارک مثبته با آن تسویه حساب نماید.

3-5- متصدیان و مسئولین تنخواه گردانها موظف میباشند قبل از پایان سال وجوه نقد نزد خود را به حساب بانکی سازمان واریز نموده و تا حداکثر یک ماه بعد از پایان سال مالی نسبت به ارایة اسناد مثبته اقدام و تنخواه گردان واگذاری را تسویه حساب نماید.

تبصره5: جریمة دیرکرد در تسویه حساب تنخواه توسط مدیر امور مالی پیشنهاد شده و به تصویب مدیر عامل میرسد.

تبصرة6: جمع موجودی نقد نزد مسئول تنخواه گردان و مبلغ اسناد مثبته پرداخت شده و برگهای علی الحساب تنخواه گردان باید همواره برابر مبلغ تنخواه گردان باشد که این موضوع به طور اتفاقی توسط امور مالی کنترل شده و صورتجلسة مربوطه تنظیم خواهد شد.

3-6- فوق العاده کسری تنخواه گردان میتواند به صورت زیر قابل پرداخت میباشد:

l از 2.000.000 ریال تنخواه گردان تا سقف 5.000.000 ریال ماهانه 10.000 ریال.

l از 5.000.001 ریال تنخواه گردان تا سقف 000.20.000 ریال ماهانه 20.000 ریال.

l از 20.000.001 ریال تنخواه گردان تا سقف 50.000.000 ریال ماهانه 30.000 ریال.

l از 50.000.01 ریال تنخواه گردان تا سقف 100.000.000 ریال ماهانه 50.000 ریال.

l از 100.000.001 ریال به بالا ماهانه 70.000 ریال.

تبصرة7: برای پرداخت کسر صندوق (تنخواه گردان) به شرح فوق ضروری است تنخواه حداقل یک بار در ماه گردش داشته باشد.

4- رسیدگی اسناد تنخواه گردان

اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه گردان در مراحل زیر رسیدگی میشود:

4-1- قبل از پرداخت:

رسیدگی اسناد قبل از پرداخت با توجه به شرح بند 4-1 به صورت زیر عمل میآید:

- در مواردی که دارندة تنخواه گردان خود انجام دهندة هزینه نیز باشد، رسیدگی صرفاً به صورت شناخت و آگاهی به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام میشود.

- در مواردی که دارندة تنخواه گردان صرفاً پرداخت کننده باشد، رسیدگیهای لازم براساس ضوابط موجود در امور مالی اعمال و پس از تأیید صحت آنها اقدام به پرداخت میشود.

4-2- بعد از پرداخت:

اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه گردان به انضمام صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی براساس ضوابط تعیین شده بررسیهای لازم را به عمل آورده و پس از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.

تبصره8: در صورتی که تنخواه بابت خرید باشد درخواست خرید و رسیدهای کالا برای خرید از محل تنخواه و سایر مدارک مثبته پیوست میشود.

تبصره9: مسئول تنخواه گردان در خریدها ملزم به رعایت مفاد آییننامه معاملات و سایر قوانین مربوط میباشد.

5- اسناد مربوطه

5-1- برگ پرداخت تنخواه گردان.

5-2- فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان.

5-3- فهرست صورت هزینه های تنخواه گردان .

دستورالعمل تنخواه گردان

مطالب مشابه :

نمونه فرم تنخواه شرکتها

آیین نامه نمونه تنخواه گردان