گزارش نویسی ویادداشت برداری

به نام خالق توانا

مقدمه:

روش نگارش نثرفارسی به دلیل ماهیت این زبان هیچ گاه صورت یکنواختی نداشته وهمواره براثر سلیقه های متفاوت وشرایط زمانی دستخوش دگرگونی وتحول گردیده است. دردوره ی هزارساله ی اخیر نثرفارسی،درهرعصری سبکی خاص برآن غلبه داشته وشیوه ای تازه مورد توجه بوده است. رواج سبک های گوناگون نه تنها دردوره های مختلف ،بلکه درمیان افرادیک دوره نیزبه چشم می خورد. ولی باوجوداین گوناگونی، به جز آثاری چندکه نویسندگان آنها سخن را به تکلف آمیخته اند،بیشترآثاربه جامانده ازیک هزارسال پیش تاکنون برای فارسی زبانان خواندنی وقابل درک استوهرسبک وشیوه ای برای خواننده صاحب نظر لطفی خاص دارد.این گوناگونی وتحول پذیری ازاختصاصات نیکوی زبان فارسی است.البته این تحول نباید به گونه ای وباشتابی پیش رود که نتایج زیانباری درپی داشته باشدوباعث قطع پیوند باسنت فرهنگی ومهجورماندن وفــــــــــراموش شدن زبــــــــــــــــان گذشتگان گردد. (آریان پور علیرضا1389)

معمولاً تدوین گــــــــــــزارش تحقیق آخرین مــــــــــرحله ی فرایند پژوهش به شمارنمی رود؟زیرااغلب پژوهش های علوم رفتاری،اجتماعی به منظور هدف های بنیادی وکاربردی وزمینه های مختلف انجام می شود.بنابراین اشاعه ی یافته های پژوهشی بایدچنان باشد که استفاده کنندگان بالقوه ازاین یافته ها،نسبت به اطلاعات به دست آمده آگاهی یابندواز آن درزمینه های مختلف استفاده کنند.(ظفری عادل1390)

از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسي را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.(احمدی گیوی حسن1347)

روانشناسان مي‌گويند: نوشته ی هر شخصي بازتاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.
اگر اهل مطالعه به ويژه اهل تحقيق و تفحص در تاريخ باشيد. به كَرّات نسبت به شخصيتهاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده‌ايد، اين قضاوتها چيزي نيست جز دركي كه از لابه‌لاي نوشته‌ها و گزارش‌هايي كه محققين و تاريخ‌نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته‌اند.(صداقت کیش جمشید1383)

دربین آثار به جامانده ازگذشته ،نامه هاوگزارش های اداری که خود شیوه ای خاص واصطلاحات مخصوص به خود رادارد وسایر نوشته وگزارش های دیگروآشنایی بافرهنگ اصطلاحات اداری وکاربرد به جاودقیق واژه ها درمکاتبات ونوشتن گزارشات تصمیم گرفته شد شیوه ی نگارش گزارش مورد بررسی قرارگیرد

تاریخچه ی گزارش نویسی:

ازآغازپیدایش خط ونوشتن،ارائه گزارش ازرویدادها دربین اقوام وملل متداول بوده است.درمیان ملت های کهن،کمتر قومی مانند ایرانیان دارای پیشینه نویسندگی وگزارش نویسی است.گزارش های تاریخی،دینی واجتماعی،به زبان های پارسی باستان،پهلوی ودری درسرزمین ماازشماربیرون است.

درنگاره ای که دراصل درپلکان شمالی کاخ بارتخت جمشید قرارداشته است وامروزدرموزه ایران باستان نگهداری می شود،فرنکه وزیردربارمادی داریوش بزرگ هخامنشی درمراسم نوروزی دربرابرشاه ایستاده است وبه اوگزارش می دهد.

سنگ نوشته ی تاریخی بیستون که درعهد هخامنشیان درمسیر شاهراه شرق وغرب، بین اکباتان به بابل، درچهارصدوچهارده سطر کنده شده است، یک گونه گزارش دستاوردها ورویدادهای کشور ازدولت به مردم به شمارمی رود.سنگ نوشته ی بیستون گزارش عملکرد یک ساله است. داریوش دراین گزارش می گوید:«این است آنچه من کردم. به خواست اهورامزدا درهمان یک سال کردم.» .(آریان پور علیرضا1389)

قدمت گزارش دادن شايد به تشكيل اولين هسته‌هاي اجتماعي (خانواده) برگردد، چون انسانهای اوّليّه براي انجام امور روزمره ی خود مجبور بودند به صورت شفاهی نيازها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند.(امروزه به آن گزارش شفاهی گفته مي‌شود).از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگی اجتماعی شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعی، سياسی، اقتصادی و فرهنگی احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيری مسائلی از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسی را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبی را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايی باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند. (دكتر مهدي ماخوری1377)

ساسانیان دیوان راهمانند دیگر نهادهای اداری ازپارتیان گرفتند.درعهد دولت ساسانیان ،طبقه ی دبیران به طبقه های اجتماعی آن زمان ،یعنی پیشوایان دینی ،پیشه وران،سپاهیان وکشاورزان که ازپایه های اصلی کشور به شمار می رفتند افزوده شد.درآن عهد دبیری ازمهمترین کارهای بزرگ بوده است.چنانکه استادسخن فردوسی توسی درتوصیف بزم انوشیروان،اززبان بزرگمهر،دبیری را ازپیشه های ارجمندبرشمرده است.وظیفه ی مهم وحساس دبیران عهدساسانی نوشتن اندرزها،حکم ها،خطابه ها،رسایل شاه،فرمان هاوتهیه ی گزارش ها بوده است.

درعهد غزنویان دیوان رسالت درمورد نوشته های گوناگون،اصطلاح های مخصوص داشت که دردوره های بعدنیز به کارمی رفت. انواع مکاتبات معمول دردیوان رسالت غــزنــــویـــــــان عبـــارت بودنداز:تذکره،رقعه،سوگندنامه،عهدنامه،فتحنامه،قصه،گشادنامه،مشافه،معمانامه،ملطّفه ،منشورتوقیعی،مواضعه ونامه ی توقیعی.

دردوره ی صفویان رونوشت همه ی اسناد، پروانچه ها،گزارش ها، نشان ها ونامه ها رادر دفترهایی ثبت می کردند. محلی راکه این دفترها درآنجانگــــــــــــهداری می شد«انبار دفترخانه ی دیوان اعلی»ومتصدی آنجارادفتردار می نامیدند.

ازاواسط دوره ی قاجاریان،همراه باتاثیرپذیری رویه های اداری ازکشورهای باختری، تهیه ی گزارش های اداری ازاقدامات انجام شده،همراه با اظهارنظروجمع بندی،دردستگاه های دولتی معمول گردیده است.دراین زمان به این نوع نوشته «راپرت»می گفته اند.

ازآغازسدۀ اخیر تاکنون همراه وهمزمان بادگرگونی وتوسعه درسازمان های اداری،برقراری ارتباط درهرسازمان به میزان بسیار زیاد گسترش یافته است.درنتیجه،امروزه تهیه وارائه گزارش به عنوان یکی ازوسیله های مهم ارتباط برای آگاهی از جریان پیشرفت کارها،همواره درهمۀ دستگاه ها صـــــــــــــــورت می گیردوازاهمیّت فراوانی برخورداراست.(آریان پور علیرضا1389)

واژه ی گزارش:

گزارش اسم مصدر ومصدرآن«گزاردن»است. گزارش درلغت به معنی اظهارنظر کردن، انجام دادن، به جای آوردن،تبلیغ کردن، تفسیرکردن،شرح دادن وتعبیر خواب است.

ملــــــــــــک الشعرابهــــــــــار واژۀفارسی دری«گزارش»را درزبان پهلوی«وچارشن»نوشته است.جارالله زمخشری(538 -467هـ)در«مقدمۀ الادب» که ازکهن تــــــــــــــــرین فــــــــــــرهنگ های تازی به پارسی است،دربهــــــــــرۀنخستین، معنـــــــــی واژۀتازی «خبــــــــــــــــر»راواژه های«گزارش»و«آگاهی»بیان کرده است.

درلغت نامۀ دهخدا معنی «گزاردن»بدین گونه آمده است:

«گزاردن:(مصدر)از گزار+ دن(پسوندمصدری)،گزاریدن،گزاشتن،جزواوّل ویچار(شرح کردن،توضیح دادن)سانسکریت ویچاریاتی(سنجیدن،تأمل کردن،وارسی کردن)...اداکردن، انجام دادن،به جاآوردن،چنان که درنماز،طاعت، حقّ،شکر...»

بنابراین اصل واژۀ گزارش باسانسکریت اشتراک دارد.سعید پرویزی دربارۀ دگرگونی این واژه درزبان فارسی می نویسد:

«به احتمال درقرن سوم دچارتغییرشده است، زیرا همان گونه که می دانیم درقرن سوم یکی از تغییراتی که درزبان فارسی رخ می دهد تغییر صامت«و» درابتدای بعضی کلمات به صامت«گ»است.به عنوان مثال واژۀ ویشتاسب دراوستا وپارسی باستان به معنی دارندۀ اسب چموش را می توان نام برد که درشاهنامه به صورت گشتاسب آمده است.گزارش به معنی شرح وتفسیر، چنانکه فردوسی گوید:

مر این دین به رابیارستند ازاین دین گزارش همی خواستند

.(آریان پور علیرضا1389)

گزارش به معني به جاي آوردن، انجام دادن، اظهارنظر كــــردن، در ميان نهادن و شـــــــــــــرح و تفسيـــــــــــــــــــــــــر كـــــــــــــــــــــــردن است.
گــــــــزارش اسم مصدر است و از اضافه كردن پسوند اسم مصدر سازِ «ش» به بن مضارع «گزار» (از مصدر گزاردن) ساخته شده است.

گـــــزارش در اصطلاح به مطلبي گفته مي‌شود كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي خــــــــــــــــــاص گفتـــــــــــــتــــگو كنــــــــــــد.
در زبان انگليسي”TO REPORT“درمعني‌گــــزارش دادن استفاده مي‌شود كه ريشه لاتين دارد،و از”REPORTARE“ به معني «بــــــاز پس آوردن» يا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است. (دكتر مهدي ماخوری1377)

گزارشگر نیزبه معنی اداکننده،شــــــــــــرح دهنده وتفسیرکننده آمده است. چنانکه نظامی گنجه ای گوید:

گزارشگر کارگاه سخن چنین گویداز موبدان کهن

ناصرخسرو متخلص به«حجت» واژۀ«گزاره» ازمصدر گزاردن رابه جای شرح وتفسیر به کاربرده است:

سخن حجت گزارد سخت زیبا که لفظ اوست معنی راگزاره

.(آریان پورعلیرضا1389)

تعریف گزارش نویسی:

دربارۀ گزارش ،تعریف های گوناگون شده است که شایدکوتاه ترین آنها این تعریف باشد: «گزارش انتقال پاره ای ازاطلاعات است به کسی که ازآن بی اطلاع است ویاآگاهی کافی ندارد.بااین تعریف،هرکس درهرمقامی باشد نیازبه کسب اطلاع درمورد کارخوددارد،به عبارت دیگر، نیازمند گزارش است.(احمدی گیوی حسن 1347)

گزارش تحقیق وسیله ای است برای انعکاس جریان انجام تحقیق ونتایجی که ازآن بدست آمده است.اگرگزارش تحقیق خوب تهیه نشود،حتی ازارزش نتایج بهترین تحقیقات کاسته می شود.(ظفری عادل1390به نقل از حسن زاده1383)

گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و دلایل وتجزیه و تحلیل آن ها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ســــــــــــــــــــاده نـــــــــــــــــــویسی و درست نویسی.
نکته: گزارش باید به گونه ای تهیه شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.(علیخانی ونوربخش 1385)

گزارش‌نويسي عبارت است از در به تحرير در آوردن اخبار، اطلاعات، حقايق، علل مسائل و رويدادها، و تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها، براي رسيدن به راه‌حل‌هاي صحيح، كه همراه با اختصار و روشني تدوين شده و بر دو اصل «ساده نويسي» و «سالم نويسي» استوار باشد.

در واقع گزارش‌نويسي، فني است كه با آگاهي از آن فن، مطالب هر موضوعي را مي‌توان، طوري طبقه‌بندي كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه‌ترين زمان و با ساده‌ترين كلام به دست آورد. (دكتر مهدي ماخوری1377)

«آگاهی دادن به کسی دربارۀ هرچه دیده، شنیده ویاانجام داده اید،مانند:گزارش یک تصادف،گزارش پزشکی، گزارش یک کارمندبه مقام بالاتر،گزارش های پلیسی یا ســـــــــــــــــــازمان آتش نشانی و.....» . (آریان پور علیرضا1389)

فایده وهدف گزارش نویسی:

فايده و هدف از نوشتنِ گزارش، رساندن پيام به خواننده با سرعت و صحت و روشني است. و مهم اين است كه نويسندة گزارش، قادر باشد تصويري روشن از فكر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسيم نمايد. (صداقت کیش جمشید1383)

گزارش وسیلۀ مبادله اطلاعات وحلقه حیاتی اتصال درزنجیرۀتصمیم گیری وعمل به شمار می آید.مدیریک سازمان به تنهایی نمی تواند همۀ اطلاعات موردنیاز رابه دست آورد وتصمیم بگیرد وطبعاًبرای انجام این کار نیازمند گزارش است.دردستگاه های اداری همواره هرفردیاواحدبه مقام یاواحدبالاترخوددربارۀ جریان اموروکارهایی که بایدانجام گیرد گزارش می دهدوبیشترتصمیم گیری های مدیران سازمان درزمینه های گوناگون براساس همین گزارش ها است که مسؤلان ردۀ پایین تر وکارشناسان واحدهاتهیه وارائه می کنند.دراین دستگاه ها هرگزارشی ازآن روتهیه می شود که مشکلی راحل وفصل ویاازبروز نارسایی ها جلوگیری کند.شناسایی نقاط قوت وضعف دستگاه ها درجهت بهبود عملکرد آنها، ارتقایبهره وری، برانگیختن توانایی ها ودرنهایت افزایش کارآمدی دستگاه اداری ازجملۀ هدف های اصلی تهیه گزارش اداری است. (آریان پور علیرضا1389)

به نظر من کسی که مسؤلیت تهیۀ گزارش رابرعهده می گیرد باید دربرابر این وظیفه اطلاعاتی راارائه کند که ارزش داشته باشند واز ارائه اطلاعات بی ارزش خوداری کند.چون این گزارشی که اوارائه می کند درمورد هرچیزی که باشد برای مقامات بالاتر مبنای اقدام وعمل قرار می گیرد.پس بایدکسی که گزارش را ارائه می کند مغرضانه گزارش خودراننویسد ودرنوشتن گزارش بی طرفی خودرارعایت کندوازروی انصاف وعدل گزارش بنویسد.

گزارش نویسی ویادداشت برداری

مطالب مشابه :

گزارش نویسی

گزارش نویسی

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

گزارش نویسی (قسمت پنجم - فصل دوم)

شیوه گزارش نویسی(1)

گزارش نویسی

گزارش نویسی ویادداشت برداری