آموزش ویراستاری (ویرایش) متن در ورد

مقدمه :

ممکن است شما سند وردی را تایپ کرده باشید و حتما این مسئله را درک نموده اید که اشتباهات دستوری و تایپی و… در متن امری اجتناب ناپذیر است و ممکن است این متن را کسی بخواند و اشکالات آن را بیابد و بخواهد پیشنهاداتی برای بهتر شدن متن به شما ارایه دهد و یا حتی متن ممکن است متن نوشتاری خود را به یک ویراستار دهید تا با جملاتی بهتر و کلماتی رساتر آن را ویرایش کند. اما این فرد ویا افراد باید نظر خود را درباره متن و جملات و کلمات آن پیشنهاد کنند تا متن اصلی نوشته شده توسط نویسنده تغییر معنایی پیدا نکند و یا جابجا نشود!

برای این کار از قابلیت ویراستاری نرم افزار ورد استفاده خواهد شد. ویراستاری یکی بزرگترین مزیتها و قابلیت های برنامه ورد میباشد. این گزینه در سربرگ Review در نوار ابزار اصلی جای گرفته است. نکته قابل توجه این قابلیت این است که از یک تا چند ویراستار میتوانند متن موجود را ویرایش کنند و برنامه پیشنهادات ویراستاری آن را بصورت جداگانه ذخیره کرده و برای شما (کاربر) نمایش دهد!

چگونه یک متن تایپ شده ورد را ویرایش کنیم

برای شروع و دسترسی به این قابلیت برنامه ورد از سربرگ Review به کادر گروه Tracking مراجعه کرده و از این کادر گروه گزینه Track Changes را انتخاب نمایید.

با این کار گزینه Track Changes به حالت انتخابی و های لایت خواهد شد، حال شروع به تغییرات مورد نظر در متن کنید. در این حالت کلمات و یا جملاتی را که ویراستار، ویرایش خواهد کرد حذف نمیشوند بلکه به رنگ قرمز تغییر رنگ خواهند داد و خطی قرمز از وسط کلمات و یا جملات کشیده خواهد شد و سپس کلمه و یا جمله جایگزین کنار آن نوشته و خطی قرمز زیر آنها کشیده میشود که نشانگر جمله و یا کلمه پیشنهادی ویراستار میباشد. حال پس از کامل شدن عملیات ویراستاری متن، دوباره بر روی گزینه Track Changes کلیک کنید تا از حالت هایلایت خارج شده و ویراستاری متن توسط شما نیز پایان پذیرد.

مانند تصویر زیر که نمونه ای کوچک از یک متن ویراستاری را نشان خواهد داد

در این متن بجای کلمه “دارایی است” کلمه “است” و بجای کلمه “می شود” کلمه “میگردد” پیشنهاد شده است.

نمایش متن ویرایش شده توسط ویراستار

پس از انجام تغییرات لازم در متن، چهار راه برای نمایش دادن متن و تغییرات آن وجود دارد:

برای انتخاب نوع نمایش متن ویراستاری شده، از کادر گروه Tracking Change باید به گزینه Display to Review مراجعه کرده و با کلیک بر روی فلش کوچک کناری آن و باز شدن کادر نوع نمایش ها یکی از چهار روش نمایش سند را انتخاب کنید که قابلیت هرکدام از این گزینه های نمایش متن، در ادامه توضیح داده خواهند شد.

انواع نمایش سندهای ویراستاری شده به شکل زیر میباشند:

Final Showing Markup : این گزینه ، تغییرات پیشنهاد شده توسط ویراستار را در کنار کلمه و یا جمله اولیه نمایش خواهد داد.

Final : تمامی تغییرات پیشنهاد شده برای کلمات و جملات را در متن اعمال کرده و نوشته و جملات اولیه را حذف خواهد کرد سپس متن به نمایش گذاشته خواهد شد.

Original Showing Markup : این گزینه ، تغییرات پیشنهاد شده را در کنار کلمه و یا جمله اولیه نمایش خواهد داد.

Original : با انتخاب این گزینه تمامی تغییرات پیشنهاد شده برای متن رد میشوند و متن در حالت اولیه و بدون تغییرات نمایش داده خواهد شد.

در این کادر گروه گزینه ای دیگر با نام Show Markup وجود دارد که با کلیک بر روی فلش کناری آن و باز شدن کادر زیر مجموعه ها میتوانید انتخاب کنید که چه تغییرات ایجاد شده ای در سند نمایش داده شوند وچه تغییراتی نمایش داده نشوند. همچنین اگر چند فرد مختلف این متن را ویراستاری کرده باشند با انتخاب گزینه Reviewers میتوانید نام فرد تغیر دهنده را انتخاب کنید تا تغییراتی که توسط این شخص بر روی متن انجام گرفته نمایش داده شود.

قبول و یا رد کردن تغییرات پیشنهادی در متن

زمانی که تغییراتی در متن توسط ویراستار پیشنهاد میشود، این قابلیت در اختیار شما قرار خواهد داشت که تغییرات پیشنهادی در متن را قبول کرده ویا رد نمایید.

برای این کار در کادر گروه Changes در سربرگ Review چهار گزینه گنجانده شده است که به شما برای دیدن تغییرات پیشنهادی و یا رد کردن و یا قبول کردن آنها به صورت یکجا و یا تک به تک کمک خواهند کرد.

معنای کلی چهار گزینه موجود در کادر گروه Changes و زیر مجموعه های آنها بصورت زیر میباشد :

دو گزینه اصلی موجود در این کادر گروه که به تایید و یا رد ویرایش انجام شده توسط ویراستار، به شما کمک خواهند کرد گزینه های Accept و Reject هستند هرکدام شامل گزینه های بیشتر برای رد و یا قبول کردن تغییرات پیشنهادی توسط ویراستار(ها) میباشد و تایید کننده نهایی متن باید بنا به نیاز خود از این گزینه ها استفاده نماید.

۱ . ( Accept ) : قابلیت قبول کردن تغییرات پیشنهادی توسط ویراستار

با کلیک بر روی فلش زیرین این گزینه، کادر زیر مجموعه های آن باز خواهد شد که گزینه های زیر مجموعه قبول تغییرات (Accept) بدین صورت میباشند:

Accept and Move to Next : با انتخاب این گزینه ویرایش پیشنهادی توسط ویراستار تایید شده و به ویرایش پیشنهادی بعد خواهید رفت.

Accept change : با انتخاب این گزینه فقط ویرایش کلمه ای که انتخاب کرده اید (بصورت هایلایت کرده اید) تایید خواهد شد.

Accept All Change Shown : با انتخاب این گزینه تمامی ویرایش ها تایید خواهند شد.

Accept All Change in Document : این گزینه تمامی ویرایش های پیشنهاد شده در سند ورد جاری را تایید خواهد کرد و متن بصورت ویرایش های پیشنهادی ویراستار تغییر میکند.

۲ . (Reject) : قابلیت رد کردن تغییرات پیشنهادی توسط ویراستار

گزینه های رد تغییرات (Reject) به صورت زیر میباشند:

Reject and Move to Next : با انتخاب این گزینه ویرایش پیشنهادی توسط ویراستار رد شده و به ویرایش پیشنهادی بعد خواهید رفت.

Reject change : با انتخاب این گزینه فقط ویرایش کلمه ای که انتخاب کرده اید (بصورت هایلایت کرده اید) رد خواهد شد.

Reject All Change Shown : با انتخاب این گزینه تمامی ویرایش ها رد خواهند شد.

Reject All Change in Document : این گزینه تمامی ویرایش های پیشنهاد شده در سند ورد جاری را رد خواهد کرد و متن بصورت اولیه باقی خواهد ماند.

دو گزینه دیگر موجود در این کادر گروه گزینه های Previous و Next میباشند که تنها برای نمایش کلمات و یا جملاتی که توسط ویراستار پیشنهاد ویرایش دارند کاربرد دارد.

Previous. ۳ : با کلیک بر روی این گزینه به کلمه و یا جمله ویرایش شده قبل (در صورت موجود بودن در سند) خواهید رفت

Next . 4 : با کلیک بر روی این گزینه به کلمه و یا جمله ویرایش شده بعدی که در سند موجود میباشد خواهید رفت

آموزش ویراستاری (ویرایش) متن در ورد