مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

اصول نگارش :

1- ساده نویسی و روان نویسی: به همان سادگی که در زبان گفتاری با مخاطب ارتباط برقرار می شود، پیام را روی کاغذ منعکس کنیم. هدف، عامیانه نوسی نیست بلکه مقصود درک درست و آسان اصل پیام است.

2- کوتاه نویسی، 3- فارسی نویسی 4- مستند و مستدل نویسی 5- پاکیزه نویسی 6- مرتبط نویسی 7- درست نویسی 8- رسا نویسی

نقص های خط فارسی از نظر دکتر خانلری

1- سه مصوت کوتاه یعنی حرکت های زیر و زبر و پیش را از نوشته ساقط می کنیم.

2- برای یک حرف چند علامت مختلف داریم. مانند س.ص.ث که هر سه در فارسی یکسان خوانده می شود

3- از یک علامت برای دلالت بر چند حرف مختلف استفاده می کنیم مانند و که 5 مورد نوشتن دارد.

4- حرف هایی هم هست که در کلمه های خاصی از نوشتن حذف می شود مانند الف در اسحق.

5- نقطه های متعدد در بالا و پایین حروف هم سبب دشواری و هم موجب اشتباه در خواندن می شود.

علامت ونشانه گذاری و کاربرد آن در جملات :

یک نقطه نشانه پایان دونقطه: نشانه شرح چند نقطه: نشانه حذف الف نقطه: نشانه تعجب ویر گول: نشانه درنگ کوتاه نقطه ویرگول: نشانه درنک بلند خط تیره کوتاه: نشانه احاطه بر سر سطر خط تیره بلند: نشانه تفکیک گیومه: نقل قول

راه های کوتاه کردن جمله:

1- به کار بردن نقطه، به جای حرف های ربط و عطف و نشانه ویرگول

2- حذف واژه های زاید

3- به کار بردن واژه هایی که معانی دو پهلو و کوناگون دارند

4- حذف واژه های مترادف و مکرر

بهره گیری از واژه های دشوار و نا آشنا

مانند واژه های مواجهه، مطرئوحه، فوق الذکر، متقاعد، استمهال

چند نمومنه از واژه های ساده و برابرهای آسان

عودت می گردد: برگشت می شود ایفاد می گردد: تقدیم می گردد مشارالیه: نامبرده مورخ: تاریخ متعاقباً: پس از این واصل شد: رسید کمافی السابق: هم چون گذشته اشعار می دارد: به آگاهی می رساند ابواب جمعی: کارمند رسمی کان لم یکن: فراموش شده منعقده: بسته شده اقدام عاجل به عمل آید: هر چه زود تر اقدام گردد مقرون به واقعیت نخواهد بود: واقعی نخواهد بود

کوتاه کردن جمله

تمرین الف: یکی از وظایف و مسئولیت های هر یک از روسا و سرپرستان اداره ها و موسسه ها این است که امور مربوط به سازمان اداری خود را طوری ترتیب دهند که هر یک از کارکنان آن ها و نیز خود آن ها از کلیه مرخصی استحقاقی سالیانه خود استفاده کنند.

کوتاه آن: سرپرستان هر اداره باید کار را طوری ترتیب دهند که خود و کلیه کارکنان سازمان از همه مرخصی خویش استفاده کنند.

تمرین ب: هرگونه نظریه و پیشنهادی در امر طرح طبقه بندی مشاغل در سازمان اداری جمهوری اسلامی ایران دارید، به سازمان امور اداری و استخدامی کشور که برای بررسی دقیق این امر تشکیل شده است، ارسال دارید و در این خصوص مضایقه نفرمایید، یقین کامل داشته باشید که چنین نظریه هایی با نهایت دقت مورد مطالعه و امعان نظر خواهد گرفت و بهترین پیشنهاد برای اجرای طرح یاد شده در سازمان جمهوری اسلامی ایران توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور انتخاب خواهد شد.

پیشاپیش از همکاری صمیمانه که در این مورد معمول خواهید داشت سپاسگزاری می نماید.

کوتاه آن: سازمان امور اداری و استخدامی کشور در نظر دارد طرح طبقه بندی مشاغل را در سازمان امور اداری جمهوری اسلامی ایران پیاده کند. خواهشمند است پیشنهاد های خود را در این مورد برای بررسی به این سازمان ارسال فرمایند. با تشکر...

تعریف صورتجلسه: جلسه در لغت به معنای نشستن و عربی است در اصطلاح اجتماعی به معنی گرد آمدن جمعی از مردم برای انجام یا شنیدن و در اصطلاح اداری به معنی نشستن و گرد آمدن مدیران و صاحب نظران در زمان و مکان مشخص برای رسیدگی به مشکات و یافتن چاره صحیحو جلسه دارای ریس و اعضا و دبیر و سازمان است صورت هم به معنی شکل و در اصطلاح اداری به معنی متن نوشته شده که برداشت از یک گفتار است.

انواع گزارش :

الف ) گزارش شخصی وغیر رسمی ب ) گزارش اداری و رسمی که انواع مختلف دارد .

گزارش بر پایه ی جایگاه استفاده داخلی ، خارجی

براساس زمان و دوره تهیه ادواری ، اتفاقی

براساس تهیه کنندگان آن : فردی ، گروهی

انواع نامه : وارده ، صادره

وسایط ارتباطی :

اصلی : پیام به وسیله آنها ارائه می شود مثل گفتار – نوشتار – نشانه ها

کمکی : پیام به وسیله آن ها منتقل می شود مثل تلویزیون – رادیو و سایر

گونه های ارتباط :

ارتباط عمودی : براساس سلسله مراتب

ارتباط افقی : در سطوح مختلف به منور هماهنگی وتسریع در کارها

تعریف بایگانی :

به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین وعلمی

2 قائده نوشته شود از ترتیب ثبت اسامی روی پوشه ها و دفتر های راهنما

1- نام و نام خانوادگی باید قبل از اسم اعم از مفرد یا مرکب ثبت شود

2- اسامی مرکب به عنوان یک اسم تلقی می گردند

3- هر گاه اسم با آدرس توام باشد ادرس بعد از اسم نوشته می شود

تعریف اتوماسیون اداری : یک سیستم نرم افزاری است که افراد می توانند با بهره گیری از آن نوشته ها و نامه های اداری را به داده های دیجیتالی برگردانند و نامه ها را از طریق رایانه خود به جریان بیندازند و مسیر آن را پیگیری کنند و در این سیستم نه تنها کارمندان در اداره بلکه همه ی مردم در هر کجا که باشند می توانند از طریق اینترنت تقاضای خود را برای اداره بفرستند و نتیجه را از همین طریق پیگیری کنند. در این سیستم کارهای اداری بدون کاغذ صورت می گیرد و بسیاری از مشکل ها و نارسایی ها روش دستی و کاغذی را ندارد.

تعريف سند از نظر اداري : عبارتست از حاصل خدمت و انجام فعاليتي كه از طرف افراد يا سازمان ها وصورت نوشته يا حالت هاي ديگر كه با رعايت قوانين تهيه وتنظيم شده وبراي مراجعه بعدي قابل نگهداري است .

تعريف سند از نظر حقوقي : عبارتست از هر نوع نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد .

مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

مطالب مشابه :

آموزش عمومی حقوق ثبت اسناد و املاک و تأثیرآن بر افزایش شاخص های بهداشت حقوقی

مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

لیست پایان نامه های گروه علوم تربیتی

قانون ثبت احوال

آزمون استخدامی

نقشه شهرستان قاینات