متن نامه های اداری و رسمی

متن نامه های اداری و رسمی

متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.

دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود

" فواید سلام کردن "

درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،

مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .

این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .

اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟

ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...

مقدمه

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .

و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه . در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.

بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است :

پیام یا پیکره اصلی :

این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضار می رساند" در اختیار دارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.

بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :

درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.

تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید؟آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصر بنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.

هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.

نتیجه یا پایان نوشته :

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

مثال :

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.

======نمونه نامه درخواست افزایش نیروی انسانی=======

جناب آقای فلانی

رییس محترم اداره

موضوع : درخواست افزایش نیروی انسانی متخصص در بخش فلان

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند با توجه به مواردی همچون حجم کاری زیاد در بخش فلان و به منظور انجام بموقع کارها که نقش بسزایی در رضایت مندی واحدهای متقاضی خدمت و ارباب رجوع خواهد داشت ، خواهشمند است در صورت موافقت دستور فرمایید نسبت به اختصاص نیروی انسانی با تخصص فلان به این واحد اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر و سپاس

امضا فلانی

=======نمونه نامه درخواست پرداخت بدهی============

جناب آقای بدهکاریان

رییس محترم شرکت الماس صورتی

موضوع : درخواست پرداخت بدهی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند بدهی آن شرکت از تاریخ فلان لغایت فلان بابت خرید کالا و ارایه خدمات بالغ بر 2 میلیون پاپاسی گردیده است لذا از حضرتعالی تقاضا دارم دستور لازم جهت پرداخت مبلغ مذکور را صادر فرمایید.

بدیهی است با عنایت به تعهدات این شرکت و لزوم تسویه حساب و پرداخت بدهی دیگر شرکتها ، دستور تسریع در پرداخت موجب کمال امتنان خواهد بود.

درصورت نیاز ریز هزینه ها بحضور ارسال خواهد گردید.

با تشکر

زبل خان

========پیام تبریک انتصاب=========

جناب آقای رییس کلا
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب ، انتصاب شایسته ! جنابعالی را به سمت رییس کلایی تبریک عرض نموده و آرزومندم در سایه تجارب ارزنده جنابعالی در این رشته ( نخ و قرقره و کاموا ) شاهد موفقیت و پیشرفت آن مجموعه مافیایی ! باشیم.
با آرزوی توفیق،
فلانی

======نحوه نوشتن درخواست وام مسکن و تعمیرات===========

جناب آقای پتی بل

رییس محترم ....

موضوع: درخواست وام مسکن و تعمیرات

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی متقاضی دریافت وام مسکن و تعمیرات می باشم و با توجه به مشکلات عدیده مالی / با توجه به اینکه واجد شرایط دریافت وام می باشم تقاضا دارم در صورت صلاحدید دستور فرمایید درخواست اینجانب مورد بررسی قرار گرفته و اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر
امضا فلانی

========نمونه نامه در خصوص تائیدیه دوره کارآموزی=========

رییس محترم دانشکده ......

سلام علیکم احتراماً، بازگشت به نامه شماره .......مورخ ...... بدینوسیله گواهی می شود خانم/آقای ....... دانشجوی رشته .......... آن مرکز از تاریخ ........لغایت ....... بمدت ........ ساعت دوره کاروزی را در این .........با موفقیت به پایان رسانده و در طول این مدت رضایت کامل از فعالیت نامبرده حاصل گردیده است ./

با تشکر فلانی

======نمونه نامه تشکر و اعتذار=====

‹‹ به حکم لم یشکر المخلوق لم یشکر الخالق ››

بر خود وظیفه می دانم مراتب سپاس و قدرشناسی خویش وخانواده معزا را از کلیه سروران عزیز که در غم درگذشت .... اینجانب به هر طریق ممکن ( حضور خود درمراسم خاکسپاری، ترحیم و یادبود آن مرحوم ، حضور در دفتر کار اینجانب ، نثار تاج گل ، نصب بنر، ارسال متن تسلیت ؛ ارسال پیامک ... ) ابراز همدردی نموده و اینجانب را در تحمل رنج فقدان ... مهربانم یاری نمودند اعلام نمایم .

چنانچه به علت تألمات روحی ، امکان تشکر و سپاس حضوری از همه بزرگواران میسر نشده است پوزش طلبیده ، و از درگاه ایزد منان و یگانه هستی بخش ، برای شما دوستان و همکاران عزیز و همراهان خوب و دلسوز ، آرزوی سلامت ، سعادت و اجر عظیم الهی دارم .

با تشکر

====نمونه نامه درخواست تعدیل مدرک تحصیلی و تغییر سمت====

جناب آقای بیگلی بیگلی

مدیر محترم امور اداری / شرکت

موضوع : درخواست تعدیل مدرک تحصیلی و تغییر سمت

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب محسن ( معروف به بازم مدرسه ام دیر شد ) به شماره کارمندی فلان با مدرک تحصیلی ابتدایی در تاریخ قبل از میلاد به استخدام شرکت در آمده و در واحد فروش مشغول به خدمت گردیده ام .

با عنایت به اینجانب موفق به اخذ مدرک تحصیلی دکترا از دانشگاه استنفورد ! با معدل 10.25 گردیده ام تقاضا دارم درصورت صلاحدید نسبت به تغییر سمت سازمانی و تعدیل پایه حقوق اینجانب اقدام لازم مبذول فرمایند.

کپی برابر اصل شده مدرک تحصیلی اینجانب به پیوست نامه بحضور تقدیم می گردد.

پیشاپیش از مساعدت و حسن نظر جنابعالی کمال تشکر و امتنان را دارم.

با تشکر

امضا

=====نمونه نامه عدم نیاز و اخراج کارمندان====

با سلام و احترام

این وبلاگ هیچگونه کمکی برای آجر نمودن نون کسی ارایه نمی کنه.

خوشحال باش ! خدا رو چه دیدی ، شاید اگر این نمونه نامه رو تهیه کرده بودم چند صباح دیگه برای خودت مورد استفاده قرارش می دادند.

همواره به یاد داشته باشیم : همیشه راهی برای اصلاح یک کارمند و یا استفاده از خدماتش در واحد مناسب دیگری هست . در حفظ و نگهداری نیروی انسانی شرکت خود بیشترین تلاش رو انجام بدید. اخراج یک کارمند علاوه بر جو روانی بد احساس عدم امنیت زیادی رو به کارکنان وارد میکنه . زمانی میتونید از کارمندان وفاداری رو انتظار داشته باشیم که ما هم به اونها وفادار باشیم ...

با سپاس و احترام

====نمونه نامه درخواست تغییر محل خدمت سربازی بعلت سرپرستی خانواده====

جناب آقای .......

فرمانده محترم....

موضوع : درخواست تغییر محل خدمت سربازی بعلت سرپرستی خانواده

با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب غول برره فرزند پهلوان پنبه از تاریخ فلان خدمت مقدس سربازی را در پادگان چال اسکندرون شهر پایین برره آغاز نموده ام، لیکن بعلت ازدواج / بعلت تکفل پدر و مادر که از بیماری قلبی رنج می برند و نیاز مند مراقبت می باشند / بعلت سرپرستی خانواده و اینکه کمک خرج و نان آور خانواده می باشم / دچار مشکلات عدیده مالی و روحی گردیده ام.

از آن مقام محترم تقاضا دارم با انتقال اینجانب به پادگان شیر فرهاد در برره بالا موافقت و اینجانب را از مشکل بسیار بزرگی که با آن مواجه هستم نجات بخشید. مدارک مربوط به ازدواج / تکفل / استشهاد محلی به پیوست بحضور ارسال می گردد.

با تشکر و سپاس

====نمونه نامه درخواست معافیت از خدمت سربازی به نظام وظیفه======

جناب آقای ....

رییس محترم اداره نظام وظیفه استان برره

موضوع : درخواست معافیت از خدمت سربازی

با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند فرزندم رایان رایان که امسال مشمول خدمت مقدس سربازی شده است ، تنها فرزند ذکور خانواده می باشد. همچنین با توجه به اینکه اینجانب کشاورز میباشم ، فرزندم کمک بزرگی در کارهای زراعی و کسب درآمد خانواده می باشد و اعزام به خدمت وی خانواده ام را با مشکلات و دشواری های جدی روبرو می نماید. همچنین به استحضار می رسانم پسرم دچار بیماری های کوری و کری و شلی می باشد و دچار لاغری مزمن ، کف پای صاف و کوررنگی و حسادت ، غیبت، دروغ نیز می باشد که مدارک پزشکی به پیوست می باشد.

لذا از آن مقام محترم تقاضا دارم دستور فرمایید برابر ماده و تبصره فلان قانون نظام وظیفه مبنی بر معافیت تنها فرزند ذکور ، نسبت به معافیت تنها پسرم اقدام فرمایند.

از دستور مساعد جهت بررسی و حل مشکل کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم

با تشکر و سپاس

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود. " فواید سلام کردن ". درعرف اداری اخیر مرسوم شده است ...

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. -در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و ...

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ) وزارت آموزش و پرورش برای تأمین سلامت فرهنگیان و حمایت اقتصادی ایشان در قبال حوادث و بیماری های غیرمترقبه بر اساس سیاست های دولت مبنی بر ارائه پوشش های جامع و مناسب بیمه ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: -نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در ...

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت. هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود: الف- به نام خدا . ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . ج- متن ...

شیوه نامه اداری

-4 اجزای نامه های اداری هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود: الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت. 1-4 سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در ...

متن نامه های اداری و رسمی

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

شیوه نامه اداری

انواع نامه های اداری:

متن نامه های اداری و رسمی

آیین نگارش و نامه نگاری اداری