آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )
نامه ی غیر رسمی :
نامه ای است که خارج از مجرای سلسله مراتب سازمان بین دو قسمت مبادله می گردد . نامه مزبور معمولا با ذکر نام طرف مکاتبه و کلمات احترام آمیز و دوستانه همراه است .
نامه بازگشتی :
نامه ای است که درپاسخ موضوع معینی نوشته می شود و در آن به منظور سهولت دسترسی به سوابق مربوطه شماره و تاریخ نامه و یا نامه های مربوطه به موضوع ، قبل از متن درج می گردد.
نامه پیرو:
نامه ای است که به منظور پیگیری و یا ارسال اطلاعات اضافی به دنبال نامه یا نامه های قبلی که در این باره نوشته شده اند ارسال و برای تسهیل دستیابی به سوابق موضوع قبل از متن به شماره نامه یا نامه های مزبور اشاره می گردد.
گردش کار:
گزارشی است که به وسیله رده های پایین تهیه شده و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که باید برای حل مساله شکل گرفته شود به رده بالاتر ارائه می گردد. نحوه تنظیم گردش کار معمولا به شرح زیر است :
الف- خلاصه مشکل یا مساله
ب- بررسی وارائه راه های کار برای رفع مشکل
پ- پیشنهاد و پیشنهادات برای حل مشکل
گزارش :
نوشته ای است که رده پایین تر به منظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه می نماید.
نامه های اداری:
این دسته از نامه ها که محور اصلی بحث این کتاب است . به نامه هایی گفته می شود که محتوای آن درچار چوب شر ح وظایف سازمانی و گردش کار موسسه باشد . خواه آن تشکیلات دولتی باشد و یا غیردولتی .
فرستندگان و گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشند.
تعریف نامه اداری :
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود .
توجه : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه "عمومی " و پس ازتشریفات ثبت " اداری " تلقی می شود.
ویژگی های نامه ی اداری :
مشخصاتی که نامه های اداری را از هرگونه های دیگرنامه ها متمایزمی سازد می توان از دو دیدگاه مورد بررسی قرارداد:
الف-دیدگاه محتوای نامه یا ویژگی های اصلی
موضوع :
پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری است . بدیهی است که نامه اداری برای احوالپرسی نوشته نمی شود و یک ضرورت اداری در چارچوب شرح وظایف ، انگیزه نوشتن را باعث شده تا در قالب یکی از انواع نامه های اداری نوشته شود. در این گونه نامه ها تنها به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعداد موضوع هر یک در پاراگراف جداگانه و با ذکرشماره ای ازهم جدا می شوند.
2-عنوان گیرنده :
در نامه های شخصی به طور معمول عنوان مخاطب رسمی نیست . اما در نامه اداری عنوان گیرنده خواه به صورت عنوان سازمانی یا عنوان مدیران ومسوولان دقیق و رسمی نوشته می شود.
3- عنوان فرستنده :
عنوان فرستنده در نامه اداری کامل و رسمی نوشته می شود و تا از نظر سطوح ارتباطی و سلسله مراتب اداری جایگاه خاص خود را بیابد . در سایر نامه ها به ویژه نامه های شخصی عنوان فرستند گاه با نام کوچک و یا مستعار نوشته می شود.
4- شماره و تاریخ :
ویژگی دیگر نامه اداری داشتن شماره و تاریخ است که به منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی ، شماره شده و در بالای نامه درج می شود.
5- امضا:
در نامه های اداری مقام مسوول اداری با درج نام و نام خانوادگی و عنوان اداری خود مسوولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیرد . نامه بدون امضا و مشخصات امضا کننده اعتبارندارد.
نداشتن هریک از مشخصات یاد شده در بالا، باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود.
ب- از لحاظ ظاهری یا ویژگی های فرعی :
ظاهر نامه های اداری با نامه های غیر اداری متفاوت است به طوری که تشخیص آن برای همگان آسان است .
نوع کاغذ اداری :
نسخه اصلی( گیرنده ) باید از کاغذ نوع مرغوب استفاده شود( کاغذ 80 گرمی )
انواع نامه های اداری:
نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد.
الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ماهیت موضوع
نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری:
محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد. نوشتن این نامه ها در دو جهت ، واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود.
نامه با ماهیت دستوری :
اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد.
- نامه با ماهیت درخواستی:
اغلب نوشته های بین سازمان ها ، واحد ها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای مطرح می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " می باشد.
4- نامه با ماهیت باز دارندگی :
محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.
5- نامه با ماهیت هماهنگی :
این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد هماهنگی درانجام امور می باشد.
ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی
نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند:
1-نامه های درون سازمانی
این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند:
مثال :
-نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر
-نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح دریک سازمان
- نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا
- نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی
2- نامه های برون سازمانی
این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند.
مثال:
نامه از یک سازمان به سازمان دیگر
نامه از واحدی در یک سازمان به واحد درون سازمان دیگر
نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی برون از سازمان
نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان
پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده :
هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند مثلا " نوشته هایی که در ذیحسابی و حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد:
نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزشی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و...
ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام :
از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند :
1-نامه های عادی :
این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس به صورت عادی طی می کنند .
2- نامه های فوری :
این گونه نامه ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرارگیرد از مبدا با مهرفوری مشخص می شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود . در سازمان گیرنده هم به محض " رویت 11مهرفوری" خارج از نوبت ثبت وبه اقدام کننده ارجاع می شود . نامه ی فوری 48 ساعته باید مورد اقدام فرا گیرد. در سیستم اداری واژه های دیگری نیز برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیام های نظامی است . مانند:
فوری (48ساعته )
خیلی فوری(24ساعته )
آنی ( به محض وصول ) اما نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد" اقد ام سریع " نوشته می شود .
ث- نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت :
نوشته های اداری از نظرتهیه و نگهداری و محدودیت مخاطب به دو نوع تقسیم می شوند.
نامه های عادی :
این نوع نامه ها که بیشترین حجم نامه های اداری را تشکیل می دهد از نظرسازمانی ممکن است دارای حساسیت هایی باشد ولی این وجود مسیرگردش سازمانی آنها ازتهیه کننده تا مقصد به صورت عادی انجام می شود .
2- نامه های طبقه بندی شده :
این نوع نوشته ها از درجه ی اهمیت و حساسیت و مقدارمراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار دسته تقسیم می شود:
محرمانه
*خیلی محرمانه
*سری
* به کلی سری
مطالعه " قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی " و آیین نامه های مربوطه برای کسانی که با این گونه نامه ها در ارتباط می باشند توصیه می شود.
بخش اول : سرلوحه
|
بسمه تعالی |
تاریخ : شماره : پیوست : |
به کلیه نوشته ها و علائم مندرج در بالای نوشته های اداری سرلوحه نامه گفته می شود.
سرلوحه شامل موارد زیر است
آرم ( نشان ):
منظور آرم سازمان یا نشان جمهوری اسلامی ایران است که دربالا سمت راست سر برگ قرار دارد . در مورد به کار بردن آرم جمهوری اسلامی ایران رعایت بخشنامه 29/7/1363-47454 و دستورالعمل مربوطه ضروری است .
-نام وزارتخانه یا سازمان :
نام وزارتخانه یا سازمان درست در زیر نشان و یا آرم قرار می گیرد .
شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه یا سازمان دولتی می باشند ، ابتدا نام وزارتخانه یا سازمان متبوع خود را درج می نمایند.
-کلیه وزارتخانه های کشور از آرم نظام جمهوری اسلامی ایران استفاده می کنند.
-عبارت " به نام خدا" یا " باسمه تعالی " در بالاترین نقطه وسط قرار می گیرد.
-تاریخ : این کلمه درسمت چپ سرلوحه و محل درج نامه می باشد که باید صورت موسوم و با عدد نوشته شود.
-شماره :
واژه " شماره " در زیرتاریخ قرار می گیرد و منظور شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که درصورت پاسخ گویی به آن اشاره می شود.
-پیوست :
این واژه در زیرشماره درج می شود و در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایرمدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود ، نوشته می شود و نوشتن " دارد" در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه ، در این قسمت به روشنی نوشته شود.
بخش دوم : عنوان
دراین قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن " مخاطب" است .
درسال 1355 سازمان امور اداری و استخدامی وقت به منظوریکسان نمودن عناوین نامه های اداری به تمام سازمان های دولتی ابلاغ نمود که از واژه های " به " " از " و" موضوع " در عنوان نامه های اداره استفاده نمایند که بر گرفته از شیوه های نظامی بود . البته در سازمان های نظامی عناوین نامه ها به صورت " از " ،"به " و " موضوع " نوشته می شود و در صورتی که گیرنده مقام بالاتری داشته باشد ، "از " و" به " جا به جا می شود . با وجود دستورالعمل ابلاغی و چاپ شدن عناوین در سربرگ های اداری ، این شیوه پس از انقلاب اسلامی مورد استقبال مدیران واقع نشد و بسیاری از سازمان ها آن را از سربرگ ها حذف کردند.
از سوی دیگر دلیل روشنی نبودن چگونگی نگارش عناوین پرسنل به مدیران و وجود سلیقه های مختلف در اعمال نگارش عناوین اداره ، هم اکنون انواع مختلف شیوه های " عنوان " در سازمان های مختلف جریان دارد. به طوری که واحدهای زیرپوشش یک سازمان ، هریک به سلیقه نویسنده نامه عناوین اداری مختلفی به کارمی برند. جالب آنکه همه این نامه ها توسط مدیرسازمان تایید و امضا می شود. این موضوع بین تهیه کنندگان نامه ها یا کارشناسان و مدیران گاه سبب بروزمشکلاتی شده است .
درمورد ذکرنام فرستنده و گیرنده نیزهر یک از استادان فن نگارش شیوه ای را توصیه نموده اند.
فرستنده و گیرنده :
معمولا عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هردو شکل صحیح است انتخاب نوع آن بستگی به عرف آن سازمان دارد.
الف –ازفرستنده : اداره کل خدمات
به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع
ب- به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع
از فرستنده : اداره کل خدمات
انتخاب یکی از دو شکل گاه بستگی به مقام و موقعیت گیرنده دارد . چنانچه فرستنده مقام ارشد باشد عنوان فرستنده (از) ابتدا ذکر می شود.
درعنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمان هم سطح معمولا عنوان واحد یا بخش سازماندهی قید می شود:
از: اداره کل حراست
به : اداره خدمات ماشینی
هنگامی که دریک سازمان مقام پایین تر به بالا تر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.
از : تعاونی مصرف
به : مدیرکل محترم جناب آقای........................
درنامه هایی که اشخاص به سازمان یا واحد یا مقامات بالاتر می نویسند معمولا " از " و"به " ذکر نمی شود و تنها نام و عنوان سازماندهی گیرنده ذکر می شود:
جناب آقای .............................
معاون محترم اداری و مالی
توجه :
وقتی مسوول بخش یا واحدی بخواهد با مقام بالاتر مکاتبه کند ، ذکر نام و نام خانوادگی ضرورتی ندارد مثلا نمی نویسیم :
از: ژاله امینی – کارشناس مسوول آموزش
به : جناب آقای حسنی – مدیرکل محترم دفترآموزش کارکنان
درنامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزاتخانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی مورد نظر.
از: وزارت ................................
به : وزارت ..............................- دفتررسیدگی به شکایات
چنان چه عنوان پست سازمانی واحد مورد نظردر وزارتخانه گیرنده نامه را ندانیم ذکر عنوان وزارت خانه کفایت نمی کند.
چنان چه شخص مورد نظری در وزارت خانه یا سازمانی به لحاظ کاری مورد خطاب باشد پیش از عنوان سازمانی نام و نام خانوادگی نیز ذکر می شود.
از : وزارت ...........................
به : آقای ...........................- مدیرکل ...........................
نگاهی دیگر به آنچه نقل شد و در کمال فصاحت نیز نوشته این سوال را به ذهن می آورد که مگر یکی از اهداف نوشته های اداری سهولت و سرعت در ایجاد ارتباط نیست ؟
درنظر بگیریم کارمندی را که دراجرای وظایف خود با مراجعان متعدد روبروست و بخواهد برای هریک نوشته ای تهیه کند . چگونه مسیر این قواعد را طی کرده و ببیند که برای بالا دست می نویسد یا پایین دست و یا هم ردیف ؟ و یا نامه اش درون سازمانی ؟ "از" را ابتدا به کار ببرد یا " به " را؟
اسم مقام اداری بنویسد یا خیر؟ شیوه ی ارایه شده در کتاب های دیگر مدرسان ابهامات بیشتری بر ذهن خواننده و نویسندگان نامه تحمیل می کند و پیچیدگی خاصی دارد که نوشته دبیران دوره صفویه را به یاد می آورد.
یکی از اصول نگارش ، ساده نویسی است و در نگارش عنوان که آغاز نوشته است ، این اصل نمود بیشتر دارد.
دراغلب کلاس ها سوال می شود که وقتی نویسنده نام خود را در پای متن می گذارد چه احتیاجی به کلمه "از" در عنوان نامه است ؟ و چنان چه شناسایی ارگان فرستنده منظور باشد در این صورت آرام و نام سازمان که درسر برگ فرستنده درج شده است کفایت نمی کند؟
پاسخ به این سوال اگرچه تا حدودی توجیه می شود ولی اغلب قانع کننده نیست .
عنوان نامه را چگونه بنویسم ؟
اگرمخاطب نوشته های اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دسته بندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیارساده خواهد بود.
الف- عنوان سازمان
برای نامه اداری ، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرارداده می شود:
وزارت بازرگانی :
درصورتی که در وزارت بازرگانی ، با واحد معینی باید ارتباط برقرارشود . پس از نوشتن عنوان کلی و یک خط فاصله ، نام واحد مورد نظرنوشته شود.
وزارت بازرگانی – اداره کل امور اداری :
این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است . برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف می شود و تنها به ذکرعنوان واحد (اداره کل امور اداری ) اکتفا می شود.
ب- عنوان اشخاص
به دلایل زیرنوشتن هرگونه نامه ی اداری با عنوان اشخاص توصیه نمی شود :
1-تغییرمدیران گاه باعث سرگردان ماندن نامه هایی می شود که به اسم مدیران قبلی نوشته شده است .
2-نوشتن نام اشخاص حالت نامه اداری را به نام شخصی نزدیک می سازد .
پس از آوردن اسم است که باید سلام کرد، آرزوی سلامتی و قبولی طاعات نمود و دیگرتعارف که با شیوه نگارش های اداری منافات دارد.
3- همراه با اسم اشخاص ، استفاده از عناوین و القاب به تدریج رایج می شود و اغلب راه افراط هم می پیماید.
نوشتن نامه اداری به اسم اشخاص ضرورتی ندارد و تنها در مواردی از قبیل گزارش دادن به مقامات بالا
و یا انگیزه مساعدت در امری مورد استفاده قرارمی گیرد. اما در سه دهه گذشته این شیوه بسیار رایج گردیده ، بنابراین ضروری است حداقل درنوشتن نامه به عنوان اشخاص مواردی رعایت گردد.
درمورد نوشتن نام اشخاص در عنوان نوشته های اداری به نکات زیرتوجه کنید:
1-ازبه کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.
2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند گاه استهزا تلقی می شود نه احترام .
3- برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست .
4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ " محترم " آورده شود.
5- به کارگرفتن واژه ها مانند "مدیریت "و ریاست "و معاونت پس از ذکرنام اشخاص صحیح نیست اینگونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آن ها ، بهتراست مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.
6- اگراسم به کارگرفته نشود می توان از واژه های مدیریت ، ریاست و معاونت استفاده کرد.
7- اگراولین باراست که به شخصی نامه نوشته میشود ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.
8-درپاسخ به نامه های وارده به مشخصات فردی ( نام .نام خانوادگی ) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.
مثال های کاربردی
|
نمینویسیم |
مینویسیم |
|
سرور گرامی و برادر بزرگوارجناب آقای مهندس الحاج... |
جناب آقای ... |
|
معاونت محترم وزارت ... |
وزیرمحترم ... |
|
جناب آقای دکتر... رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل محترم شرکت ... و مشاوره عالی مقام محترم وزارت ... و رییس با کفایت مرکز... وعضو محترم شورای ... |
جناب آقای دکتر... عنوان مربوط به کار |
|
جناب آقای ... ریاست هیات محترم تخلفات اداری وزارتخانه |
جناب آقای ... رییس محترم و هیات تخلفات اداری وزارت ... |
پیشنهاد می کنیم
اگر به مخاطب خود ادارت دارید و مایلید آن را درقالب عناوین ابتدای نامه بروزدهید، به صداقت شما و اخلاصتان درود می فرستیم . اما اجازه دهید فرم یکسان و ساده ای برای تمام نوشته های عنوان اشخاص در سازمان شما طراحی و به کارگرفته شود . شما به هرکه ارادت بیشتری دارید درموقع امضاکردن آنچه لقب و عنوان مایلید با دست خط خود درجلوی اسم مبارک ایشان اضافه فرمایید . این شیوه تاثیرفوق العاده ای درمخاطب خواهد داشت . امتحان کنید.
موضوع نامه در عنوان :
عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند.
نوشتن واژه موضوع و تکمیل کردن آن بوسیله طرح فشرده ای از متن سبب می شود که درارجاع نامه به قسمت مربوطه و رسیدگی به آن ، ایجاد سهولت شود و اطلاعات مورد نیازخواننده ، همان ابتدای نامه به وی برسد و ازاین بابت نیزبرای تصمیم گیرنده نامه تسهیلاتی را فراهم نماید.
ضرورت نوشتن خلاصه ای از متن در ابتدای نامه برای کارشناسان مسوول در سازمان اموراداری و استخدامی وقت امری بدیهی بوده است که نوشتن آن را طی دستورالعملی به سازمان ها و موسسات ابلاغ کرده اند.
اما وقتی قرارباشد "از"به " درنامه های اداری استفاده نشود حضوراین واژه دربین عنوان مخاطب و مقدمه نامه بی مسما خواهد بود.
|
نگاه کنید: جناب آقای دکتر... |
|
ریاست محترم دادگاه ... موضوع : ارسال کتاب با احترام به استحضارمی رسانم ... |
ملاحظه می شود که نوشتن موضوع اگرهمراه با " از " به " باشد کامل و بی نقص است اما دراین صورت درسیر قرائت نامه وقفه و سکته ایجاد می کند.
بنابراین :
|
پیشنهاد می شود: واژه " موضوع " که درحقیقت کلید اطلاعات درون نامه است ازبخش عناوین حذف به بخش سرلوحه اضافه می شود . دراین صورت شناسنامه سرلوحه کامل می شود. خواننده هم پس از دریافت اطلاعات مربوطه به فرستنده می داند که با چه درخواست ، دستور یا خبری مواجه است و به دنبال اطلاعات کامل تر متن را مطالعه می نماید. چنانچه نامه ها به شیوه "از"به " موضوع" نوشته نشوند و تنها به ذکراسم و عنوان گیرنده بسنده شود اغلب اتفاق می افتد که نوشتن " موضوع " فراموش می شود. آوردن این واژه در سرلوحه تهیه کنندگان نامه را ملزم به رعایت و تکمیل آن می نماید همانطورکه درمورد پیوست این وضع رعایت می شود. سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران را شاید بتوان اولین سازمان استفاده کننده از این روش دانست و هم اکنون واژه موضوع در سربگ نامه های صدا و سیما بصورت چاپی درج می شود. |
سرلوحه نامه های رسمی سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی
|
تاریخ : شماره : پیوست : موضوع : صدا سیمای جمهوری اسلامی ایران |
ضوابط تنظیم موضوع :
انتخاب عبارت موضوع باید دقت شود تا برای خواننده رسا و گویا باشد این عبارت نه چندان بلند باشد که در محل جای نگیرد و نه زیاد کوتاه باشد که فهم نامه را دچارمشکل سازد . همچنین به کارکردن تنها یک کلمه درمقابل موضوع صحیح نبوده و مقصود را نمی رساند.
نمی نویسیم می نویسیم
موضوع:همایش موضوع : شرکت درهمایش
موضوع:تقاضای وام برای رفع مشکلات مالی موضوع :درخواست وام
موضوع:انفجارکپسول گازدرمنزل مسکونی موضوع : حادثه انفجار کپسول گاز
بخش سوم : متن
اصلی ترین و مهم ترین بخش از نامه های اداری متن است . مهم ترین ازآن جهت گفته می شود که موقعیت و دریافت پاسخ مثبت درگرو تنظیم درست همین بخش است . نارسایی و مبهم بودن وبه عبارتی نرساندن پیام اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود.
طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی
اگر شما به دنبال نمونه متن نامه های اداری هستید می توانید به پایین همین صفحه مراجعه نمایید .
متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.
دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود.
" فواید سلام کردن "
درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،
مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .
این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .
اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟
ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...
بازهم پیشنهاد برای مدیران
بنابراین اگر مدیران محترم بنا بر باورها و اعتقادات ( که درجای خود قابل تقدیس و احترام می باشد) اصرار برنوشتن واژه سلام در ابتدای نوشته ها دارند، حداقل به نکات زیرتوجه نمایند:
1-یکی ازمعنای سلام ، نام خداوند است و اگر منظور ذکر نام و یاد خداست "بسمه تعالی " دربالای سرلو حه این منظور را می رساند.
2-قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی را به زبان فارسی مجاز دانسته . اگر واژه درود به کاربرده نمی شود تنها به سلام اکتفا شود.
3-درمورد نوشته هایی که ادارات و سازمان ها مورد خطاب هستند از به کاربردن واژه سلام خودداری شود زیرا که مخاطب شخص خاص و معینی نیست.
درمورد احترام گذاشتن به مخاطب هم در برنامه های اداری وضع به همین منوال است کلمات وعبارتی مثل :
احتراما/ محترما/احتراما معروض می دارد/ محترما به عرض می رساند/با نهایت ادب/ با کمال احترام / ضمن عرض ادب و احترام / ضمن عرض ارادت / با تقدیم احترامات فایقه / بارها درنوشته های اداری مشاهده می شود.
اگرنویسنده یا امضا کننده نامه اداری اصرار به نوشتن واژه سلام دارد. حداقل بهتراست آن را با احترام یکجا به صورت عبارت با سلام و احترام در آغاز نامه و درسطر جداگانه ای بنویسد.
1-مقدمه
مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .
و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .
نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه . در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.
بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است :
*عطف به نامه شماره ...
*بازگشت به نامه شماره ...
* درپاسخ به نامه شماره...
*با توجه به بخشنامه شماره ...
در اجرای دستور نامه شماره ...
*دراجرای دستورتلفنی مورخه ...
*دراجرای دستورشفاهی آن مقام ...
|
سفارش می شود از واژههای بازگشت و " درپاسخ " استفاده شود.
|
چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه ، تهیه و ارسال می شود . بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیز ذکرشود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:
*بازگشت به نامه شماره 446-85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی می رساند....
چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد:
*پیرو نامه شماره....مورخ ....
درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:
*نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد...
ازآن جا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان ، همواره یکی از اهداف مورد نظراین دفتر بوده است و با توجه به نیاز سازمانی ، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه مسئولین امورمالی برگزار می شود...
چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است .
*در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی ...
2- پیام یا پیکره اصلی:
این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضار می رساند" در اختیار دارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.
بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :
- درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.
- تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید؟آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصر بنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.
هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.
3- نتیجه یا پایان نوشته :
نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.
مثال :
*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.
* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.
*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.
بخش چهارم : امضا
امضا به معنای نوشتن نام در زیریک متن و دراصطلاح اداری و بانکی به علامتی گویند که پای نامه یا سند می گذارند.
هرنوشته ای با امضا اعتبارمی یابد. بنابراین مسوولیت نهایی هر نامه با امضا اعتبارمی یافت . در اصل هیچ علامتی بهترازنوشتن نام و نام خانوادگی با دستخط نیست . همان طور که امضای مردم اغلب کشورهای جهان به این گونه انجام می شود اما درایران و برخی دیگر از کشورها اصطلاح امضا به علامتی گفته می شود که افراد بنا به سلیقه و گاه با رسم خطوط درهم و بسیار پیچیده در پای اسناد و اوراق اد اری ترسیم می کنند.
قواعد امضا نامه
-محل امضا نامه ، سمت چپ و به فاصله یک سطراز سطر پایانی می باشد.
- درنوشته های اداری ابتدا مشخصات فردی ( نام و نام خانوادگی ) و درسطر بعد زیر نام مشخصات اداری ( پست سازمانی ) نوشته می شود . جابه جایی این دو عبارت صحیح نیست .
خطوط امضا نباید روی نام و سمت امضا کننده را بپوشاند.
-درنوشته های اداری عناوین و القاب درمحل امضا درج نمی شود .
هیچ گونه عبارت اعم از تشکر ، احترام و آرزوی سلامتی درمحل امضا نوشته نشود این گونه عبارات درانتهای متن قرارداده می شود.
بخش پنجم : رونوشت
گاهی ضروری است تا علاوه برگیزنده اصلی اشخاص و یا واحد هایی از متن نامه آگاهی یابند.
دراین صورت نام آن اشخاص و واحدهای با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هریک نسخه ای ازنامه ارسال می شود.
درنوشتن بخش رونوشت به نکته های زیرتوجه شود:
-ازدادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.
-اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکرشود.
گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود.
اداره کل اموراداری برای اطلاع و آمادگی لازم
آقای .........رییس امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمول
- در کلیه نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.
به کارگیری مهرو امضا شیوه ناردرستی است که در سازمان ها رایج شده
نام کلی گیرندگان رونوشت ( به استثنا گیرندگان داخلی نظیربایگانی و اقدام کننده ) درنسخه اول درج شود . چند سالی است که برای آراستگی نسخه اول نام گیرندگان رونوشت ازنسخه دوم به بعددرج می شود. درصورتی که این حق گیرنده است که بداند چه سازمان ها و اشخاصی ازمتن نامه گاهی دارند.
به منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و درصورتی ضرورت آگاهی آنان ازمتن یک نامه اداری ، تصویرآن نامه به پیوست نامه جداگانه ای به عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک گیرندگان رونوشت خودداری شود
بخش ششم : نشانی
ششمین و آخرین بخش نوشته های اداری ، قسمتی است که به ویژه درج نشانی سازمان است . دراین قسمت که انتهای نامه ی اداری را تشکیل می دهد به صورت چاپی در پایین سربرگ درج می گردد.
دربخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره های تماس تلفن ، دورنگار(فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک (ایمیل ) و یا پایگاه اینترنتی چاپ می شود.
|
بخش های مختلف یک نامه اداری |
|
سازمان مدیریت و برنامه ریزی تاریخ :........................ شماره :......................... پیوست :........................
موضوع ............... سرلوحه شرکت حمل و نقل :.................... عنوان : مقدمه
پیام اصلی
نتیجه امضا .......... نام ونام خانوادگی پست سازمانی رونوشت
گیزندگان رونوشت : ........................... ........................... ...........................
|
صورتجلسه:
جلسه در لغت به معنی نشستن برای رسیدگی و گفتگو در باره امری و در اصطلاح عبارت است از: گردهمآئی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف و یا مأموریت های محوله در محل معین و در زمان مشخص به منظور رسیدگی پیرامون یک مشکل اداری – اجتماعی و .... و حل و فصل.
سازمان جلسه چیست:
بطور کلی در هر جلسه یک نفر به عنوان رئیس، چند نفر به عنوان اعضاء و یک نفر به عنوان دبیر شرکت دارند که اداره جلسات با رئیس جلسه که رئیس جلسه ممکن است در همان جلسه توسط اعضاء تعیین و یا اینکه به موجب مقررات از قبل تعیین گردیده باشد.
* رئیس جلسه : به مانند سایر اعضاء دارای یک رأی خواهد بود با این تفاوت که درصورت مساوی بودن تعداد آراء می تواند نظر نهائی را درخصوص تصویب یا عدم تصویب یک مصوبه ارایه نماید.
* دبیر جلسه :که به عنوان منشی وظایف را انجام می دهد، یا از بین اعضاء انتخاب می شود و یا اینکه از قبل طبق مقررات انتخاب می گردد.
وظایف دبیر جلسه عبارت اند از :
1- تهیه دعوتنامه و ارسال آن برای اعضاء و همچنین اطمینان از دریافت توسط اعضاء
۲- نظارت برآماده بودن محل جلسه و همچنین اطمینان از وسایل مورد نیاز در جلسه
۳- تنظیم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن
۴- ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای اعضاء
۵- بایگانی سوابق جلسه در دبیرخانه
لازم به ذکر اینکه : حضور تمامی اعضاء در جلسه الزامی و در صورت غیبت باید در صورتجلسه اسامی قید گردد.
صورت جلسه :
صورت جلسه نوشته ای است که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر می گردد. به عبارت دیگر نوشته ای است که در برگیرنده مطالب مطرح شده، هم چنین در مورد گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری.
چهارچوب صورتجلسه :
هر صورت جلسه ای دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود .
حال اینکه برخی از این ارکان بسیام مهم بوده و بدون آنها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. اما برخی از ارکان در درجه دوم اهمیت قرار دارند که با نبود آنها صورت جلسه دچار مشکل نخواهد شد . بطور عادی و معمولی ارکان صورت جلسه عبارت اند از:
۱- مشخصات اعضاء شرکت کننده که در این مورد مشخصه های فردی و شغلی شرکت کننده یعنی نام ونام خانوادگی، سمت و سازمان معرفی کننده باید نوشته شود.
۲- امضاء شرکت کنندگان که باعث رسمی شدن و یا رسمیت یافتن صورتجلسه می شود.
3- دستور جلسه که منظور موضوع یا موضوع هائی است که برای حل و فصل آنها جلسه تشکیل می یابد و در اصل هدف جلسه می باشد.
۴- مستندات مطالب مطرح شده که منظور درج مذاکرات و پیوست های ارائه شده می باشد.
۵- تصمیمات اتخاذ شده که منظور جمع بندی گفتگوهای اعضاء جلسه در چند جمله مستقل می باشد.
۶- زمان جلسه یعنی تاریخ دقیق (روز، ماه و سال ) و همچنین شروع و پایان جلسه می باشد.
۷- مکان جلسه که همان محل برگزاری جلسات است.
۸- تکلیف جلسه بعدی که منظور از این رکن از جلسه این است که اگر موضوعی به دلیل اهمیت و وسعت دامنه، بخشی به جلسه بعدی موکول گردید در صورتجلسه زمان، مکان و دستور جلسه بعدی مشخص گردد.
نحوه تنظیم صورتجلسه های مختصر و مفصل
۱-شماره جلسه : در این قسمت شماره هر جلسه براساس استمرار و یا دوره ای بودن تکمیل می گردد.
۲-زمان جلسه : در این قسمت تاریخ برگزاری جلسه و زمان شروع و خاتمه جلسه ذکر می گردد.
۳-مکان جلسه : در این قسمت محل برگزاری جلسه نوشته می شود.
۴-دستور جلسه : که منظور هدف برگزاری جلسه بوده و از قبل تعیین می گردد.
۵-اعضاء جلسه : درصورتی که اعضاء قبلاً معرفی شده باشند در صورت هم سطح نبودن شرکت کنندگان به ترتیب اهمیت مقام و در صورت هم سطح بودن طبق حروف الفبا تکمیل می گردد.
۶- مطالب مطرح شده : دراین قسمت گفتگوهای شرکت کنندگان قید می گردد که روش کار جهت سهولت در امر مطالعه می شود که ابتدا نام و نام خانوادگی بیان کننده مطلب و سپس با خط فاصله مطلب نوشته می شود.
۷-تصمیمات اتخاذ شده : دراین قسمت چکیده تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت به صورت فهرست وار نوشته می شود.
۸- جلسه بعدی در این قسمت در صورت نیاز به ادامه مطلب جلسه بعدی از نظر زمان و مکان برای اعضاء مشخص می گردد.
۹-امضاء : در این قسمت شرکت کنندگان بعد از مطالعه مطالب صورتجلسه، صورتجلسه را امضاء نموده که روش کار بدین صورت می باشد: ابتدا نام و نام خانواگی خود را نوشته و سپس امضاء می نمایند.
۱- گزارش و گزارش نویسی
واژه ی گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است. واز مصدر گزاردن ساخته شده است. « گزار » بن مضارع « ش » پسوند اسم مصدر ساز می باشد.
معنی اصطلاحی واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.
تعریف گزارش نویسی:
گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آن ها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل « سالم نویسی » و « ساده نویسی » استوار باشد.
در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.
فایده گزارش نویسی:
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن ازفکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آن که مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند.
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )
٣. مرحله نگارش
٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی
مرحله اول گزارش نویسی : برنامه ریزی
هرچه در مزایای برنامه ریزی برای انجام امور سخن بگوییم کم است، فردی که در کارهایش برنامه ندارد مسلماً برای فراهم آوردن شکست در کارها، برنامه دارد. بدون برنامه کارکردن به مانند پر کاهی بودن بر امواج دریای مسائل زندگی است، دستخوش امواج گوناگون مشکلات که او را به هر سو می کشند و می برند.
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد. در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید. در موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد.
برای برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است. نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است.
مراحل روش علمی تحقیق
١. تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
٢. طرح مقدماتی تحقیق
٣. انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
٤. جمع آوری اطلاعات و داده ها
٥. تحلیل و تفسیر
٦. نتیجه گیری بر
مطالب مشابه :
متن نامه های اداری و رسمی
متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود. " فواید سلام کردن ". درعرف اداری اخیر مرسوم شده است ...
آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )
انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ...
طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. -در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و ...
متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)
متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ) وزارت آموزش و پرورش برای تأمین سلامت فرهنگیان و حمایت اقتصادی ایشان در قبال حوادث و بیماری های غیرمترقبه بر اساس سیاست های دولت مبنی بر ارائه پوشش های جامع و مناسب بیمه ...
طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: -نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در ...
چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم
همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت. هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود: الف- به نام خدا . ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . ج- متن ...
شیوه نامه اداری
-4 اجزای نامه های اداری هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود: الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت. 1-4 سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در ...
انواع نامه های اداری:
انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ...
متن نامه های اداری و رسمی
marz - متن نامه های اداری و رسمی - - marz Normal 0 false false false EN-US X-NONE FA
آیین نگارش و نامه نگاری اداری
گُـلشـن - آیین نگارش و نامه نگاری اداری - جانم فدایی رهبر به تمام دل نوشته های من در مورد حقوق
برچسب :
متن نامه اداری