آشنایی با دفتر دادگاه

مقدمه
هر كس حق مظلومي را از ظالم بستاند در قيامت همنشين من خواهد بود. (پيامبر اعظم ص)
از اول خلقت بشر چیزی به همراه او مثل حیات او آفریده شد و آن كلمه زیبای حق و حقوق او بوده و آنچه امروزه بیشتر از هر زمان دیگر ضروری به نظر می رسد شناخت و آگاهی از حق و حقوق خود و جایگاه خود در جهان كنونی است چرا كه اگر بشر این حق را اگر چه رعایت می كرد چنین وضعی را شاهد نبودیم گر چه از كلمه حق تعاریف گوناگونی ارائه شده بعضی گفتند مرتبه پائین مالكیت و بعضی ها حق را ، اعمال اراده اعم از بروز آن به اشاره حركات ، بیان ونوشته تصویر و اعمال به منظور استیفای آنچه فرد یا گروه یا شخص حقوقی خود را محق در آن می داند و یا به ترتیبات مذكور در برابر دیگری متعهد می گردد ، بدون آنكه چنین اراده ای به حق غیر و محدوده قانون تعرض نماید بدین ترتیب نویسنده و یك داستان نویس حق دارد نوشته و اثر ادبی بیافریند و نقاش مختار است تصویر را به دلخواه خود نقاشی كند وخریدار از فروشنده تسلیم مبیع را بخواهد و فروشنده ثمن را مطالبه نماید ولی این حق نباید معارض حق دیگری و تضییع حقوق دیگران باشد و یا در طول مقررات قانونی نباشد به هر حال آنهایی كه در این مسیر گام نهادند رسالت سنگینی در جامعه به عهده دارند و اگر این حق از كسی گرفته شود برای اخذ آن به دستگاه قضائی مراجعه می نماید و اگر نتوانست در این مسیر هم به حقوق خود برسد و یا آن را در معرض تضییع و یا خود را در ورطه پرتگاه دید به وكلاء و مشاوران حقوقی جهت احیای حق خود رجوع می نماید. پس وكلاء به مراتب مسئولیت سنگین تری به عهده دارند پس باید هم در عمل و هم در مسیر پویای علم حقوق جدی تلاش كرد و در یك جمله می توان گفت :
حق عبارتست از حریم حقوق و اعمال حقوق و اختیارات حقوقی، قانونی توسط اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه، نه در لفظ بلكه در عمل كه اجرای آن همان عین عدالت است و گسترش قسط و عدل كه از اهداف اولیاء و انبیاء می باشد و آن از وظایف تمامی آحاد جامعه می باشد به ویژه آنان كه در وادی حقوق و علم حقوق گام نهادند، باشد كه در این مسیر رضای حق پشتیبان و همراه ما گردد .
مراحل متعدد رسیدگی نشان دهنده اهمیت بحث عدالت و نشان از دقت نظر قانونگذار در راستای نیل
به عدالت علوی و احقاق حقوق فردی و اجتماعی است .
مرحله تجدید نظر از جمله مراحل رسیدگی است كه از اهمیت بسزایی برخوردار است عالم حقوق همانند ارگانیسمی زنده است كه دارای موقعیتی نظام وار و هماهنگ است و وقتی كه برگی از اوراق علم حقوق ورق زده می شود نظم تجریه دیگری می یابد و این نظم در بند بند اوراق علم حقوق نمایان است و از این روست كه تظلُم خواه قانون را می پذیرد تا بتواند هماهنگ با نظم حاكم بر عالم كه نشأت گرفته از علم حقوق است به خواسته خود برسد .
اراده عالمانه و حكیمانه و عادلانه حضرت حق، ‌در نظام متقن هستی و پهن دشت میدان خلقت و آفرینش از هر چیزی جفت آفرید و از جمله این آفریده ها انسان است . تمایل مرد نسبت به زن و زن نسبت به مرد و رابطه عاشقانه ای كه بین این دو بر اساس نظمی معین و قوانین خاص و مقرراتی عادلانه برقرار است تا لذت وصف ناپذیری از زندگی در كنار یكدیگر ببرند و برای بقای نسل خود فرزندانی نیز داشته باشند كه این مهم از شگفتی های غیر قابل توصیف است . اما باز این امر نیز جزو شگفتی های عالم است كه چگونه و چرا این عشق و دلباختگی بین مرد و زن نه تنها گاه فروكش بلكه بعضاً تبدیل به نفرت ابدی نیز می گردد . و از این روست كه برای اصلاح روابط بین زن و مرد مقرراتی لازم است تا بقای جامعه حفظ شود . و نبایست از ذهن وكلاء و قضات و قانونگذار محترم دور باشد كه ركن ركین جامعه بشری خانواده است و هر نوع تلاش در حفظ این ركن مورد پذیرش عقلاء جامعه است. و شاید پر بیراهه نباشد كه بگوئیم تنها هدفی است كه وسیله را توجیه می‌كند .
اجرای احكام آخرین مرحله دادرسیهای حقوقی است اگر گفته شود كه دادرسیهای حقوقی فقط برای تحقق بخشیدن به این مرحله صورت می گیرد سخن ناردست نخواهد بود .
در حقیقت هدف از رسیدگیهای حقوقی این است كه در صورت احراز تجاوز به حقوق فردی و یا انكار حقوق فردی و صحت انتساب آن و محقق بودن مسئولیت مدنی خوانده، حكم درباره او به موقع اجرا گذاشته شود تا در جامعه هیچ تجاوزی جبران نشده و هیچ حقی احقاق نشده باقی نماند از این حیث شناخت قوانین مربوط به اجرای احكام مدنی از اهمیت خاصی برخوردار است .
ایجاد امنیت و آرامش در جامعه مدیون اجرای دقیق و به موقع كیفر بزهكاران و یا اعمال تدابیر تامینی و تربیتی درباره آنان است . با این اوصاف در عصر حاضر، واكنش جامعه نسبت به بزه و بزهكاری خود سرانه و نسنجیده نیست و دقت می شود تا مجازاتها مفید و موثر و متناسب با جرم باشد و اعمال این مجازاتها نیز از طریق اقامه دعوا علیه بزهكاران و رعایت قواعد و ضوابط خاص به منظور احترام به اصل شریف برائت صورت پذیرد و نسبت به تكریم اصل قانونی بودن جرم ومجازات اقدام گردد .
« بیش از آنكه مخالفین نوجوانان شما را بربایند اصول عقاید را به آنها بیاموزید » امام صادق (ع)
اطفال و نوجوانان به منزله غنچه های بوستان بشریتند كه نیاز به مراقبت و تربیت لازم دارند و جامعه انسانی در ادامه تكامل حقوقی و عقلانی و اجتماعی خود سعی نموده است دقت نظر كافی را نسبت به چگونگی برخورد و ارتباط با اطفال و كودكان رعایت نماید و تلاش نماید به مصداق تبصره 2 ماده 49 قانون مجازات اسلامی «مصلحت» طفل را در نظر بگیرد حتی در مقام تنبیه طفل و نوجوان .
« هر كس كار بدی كند در مقابل آن كیفر داده می شود » سوره نساء آیه 122
خلقت و فطرت انسان به نحوی است كه ادامه زندگی به صورت فردی برای وی غیر ممكن است و ناگزیر از زندگی در اجتماع می باشد و برای رفع نیازهای خود مجبور به برقراری روابط با دیگران است ولی در واقع برقراری این روابط همیشه بر اساس منطق نیست و افراد جامعه جهت رعایت اصول مسلم انسانی و عرفهای مورد پذیرش جامعه خود را ملزم به رعایت قواعدی می كنند و در واقع خود را از ارتكاب به افعالی منع می نمایند و ضمانت اجرای عدم رعایت این قواعد را از جمله در اعمال مجازات می‌دانند از این رو حقوق جزای اسلامی كه نشأت گرفته از دین مبین اسلام است به منزله دارویی است برای حفظ سلامت بیشتر جامعه .

آشنایی با دفتر دادگاه :

دفتر دادگاه محل تهیه مقدمات دادرسی و تنظیم پرونده ها است كه به تصدی مدیر دفتر و یكنفر ثبات بایگان و یكنفر منشی دادگاه و همگی تحت ریاست رئیس دادگاه انجام وظیفه می نمایند و امور دفتری را كه مجمـوعه اقـدامـات و عملیاتی كه منجر به دریافت و ثبت و توزیع مكاتبات جهت بر قراری ارتباط است انجام می دهند . اهمیت این امور دفتری بسیار زیاد است تا حدی كه عدم وجود آن باعث ایجاد اختلال در نظم و ترتیـب گردش مكاتبـات و نامه های اداری و تشكیل پرونده می گردد . قسمتی از كارهای دفتر دادگاه را منشی دادگاه که در اطاقی غیر از دادگاه مستقر است انجام می دهد كه عضوی از اعضاء دفتر دادگاه است ولی در خود دادگاه انجام وظیفه می كند .
كار دفتر به اینصورت است كه هر دفتر كارهای دفتری مربوط به شعبه خود را انجام می دهد یعنی بطور مستقل عمل ثبت نامه های وارده و صادره ، لوایح، دادخواستها، و شكوائیه ها را انجام می دهند .

انواع دفاتر دفتر دادگاه :

1-   دفتر ثبت عرایض
2-   دفتر اندیكاتور
3-   دفتر ثبت لوایح
4-   دفتر ثبت ارجاعی
5-   دفتر ارسالی به دایره ابلاغ دادگستری
6-   دفتر ارسال به شعبات و به حوزه قضائی
7-   دفتر ارسال به واحد پست
8-   دفتر ارسال به ادارات شهری
9-   دفتر ارسالی به اجرای احكام
10- دفتر ارسالی به دادگاه تجدید نظر
11- دفتر ثبت فرجام خواهی
12- دفتر ثبت دادنامه
13- دفتر ثبت اوقات
14- دفتر ثبت آمار
15- دفتر زندانیان
16- دفتر اجرائیه

دفتر عرایض :
در این دفتر دادخواستها و شكوائیه ها، اعم از حقوقی و كیفری كه از طرف معاون ارجاع، و بعد از تمبر خوردن و شماره دار شدن رایانه ای به شعبه مربوطه ارجاع می شود، به رویت مدیر دفتر در آمده و ثبت می گردند . شماره ای كه در دفتر ثبت عرایض نوشته می شود شماره پرونده می باشد كه به آن اصطلاحاً كلاسه اختصاصی پرونده می گویند .
مهر مربوطه روی دادخواست یا شكوائیه زده می شود و شماره ای كه در دفتر ثبت عرایض نوشته شده در روی مهر مزبور نوشته می شود .
بعد از صدور حكم، نتیجه حكم صادره بطور كامل در دفتر ثبت عرایض مقابل شماره ثبت شده در قسمت ستون نتیجه اقدام و نوشته می شود که در صورت ارسال به مراجع دیگر آن هم ثبت می شود.

دفتر اندیكاتور :
این دفتر نماینده و كلید كلیه دفاتر موجود در شعبه دادگاه می باشد که نشانگر تمام نامه های وارده و صادره دادگاه است .
پرونده های وارده و صادره از شعبات دیگر در این دفتر ثبت می شود که با مراجعه به این دفتر
می توان فهمید استعلاماتی كه دادگاه از مرجع دیگری به عمل آورده واصل شده است یا نه ؟ یا اوراقی كه برای ابلاغ ارسال شده برگشته است یا نه ؟
نامه ای كه به شعبات دیگر ارسال می شود در دفتر با شماره كلاسمان ثبت شده ارسال می شود ولی
نامه ای كه به جایی یا ارگانی فرستاده می شود با شماره پرونده ارسال می شود و مصدق آن در پرونده قرار می گیرد .
مثال : اگر نامه ای از طریق شعبات دیگر یا از رئیس دادگستری یا ارگانی واصـل شـود در این دفتر ثبت می گردد که بعداً با همان شماره در پرونده مربوطه قرار می گیرد و یا ارسال پرونده ای به شعبات دیگر در این دفتر ثبت می شود، اما در مواقعی كه نامه ای به نیروی انتظامی و یا اداره ای ارسال
می شود با شماره پرونده صورت می گیرد و كپی آن در پرونده درج می شود .

مندرجات شكل ظاهری دفتر اندیكاتور :

1-   شماره دفتر
2-   ذكر شماره های قبل
3-   تاریخ ثبت
4-   صاحبان نامه ها
5-   شرح نامه های رسیده
6-   شماره نامه های رسیده
7-   ارجاع به شماره
8-   كلاسمان
9-   عنوان نامه ها
10- شرح نامه های فرستاده شده
11- تاریخ خروج

دفتر ثبت لوایح :
تمام لوایحی كه اصحـاب دعـوا ، كارشنـاسان ، متـرجمان و سایر اشخاص نمایندگان وكلاء و … تقدیم می دارند بلافاصله باید در دفتر ثبت لوایح به ثبت رسیده و شماره ثبت آن به تقدیم كننده تسلیم شود در مورد ارائه لوایح باید هویت تقدیم كننده لوایح از طریق رئیس دادگاه یا دادرس و یا مدیر دفتر احراز شود و صحت لایحه تقدیمی و امضاء گواهی می شود و بدون دستور مدیر دفتر یا دادرس لایحه ای ثبت نمی شود ، در دفتر ثبت لوایح چنین ثبت می كنند بر فرض مثال لایحه ای در چهار برگ از طریق وكیل آقای فلانی به این دفتر تقدیم شده و با شماره و تاریخ 12/12/81 ـ 125 به ثبت رسیده است در مورد لایحه باید در روز تقدیم ثبت شود در مورد لایحه ای كه بعد از قطعی شدن حكم به شعبه دادگاه ارائه می شود و در مورد جرم قابل گذشت كه طرف گذشت نموده با دستور دادگاه بدوی به دفتر ارائه تا به اجرای احكام فرستاده شود در اجرای احكام دادرس با توجه به لوایح اجرای حكم را متوقف می كند .
تبادل لوایح : مرحله ای از اقدامات پرونده می باشد كه در صورت صدور حكم واعتراض یكی از طرفین دعوی رونوشت دادخواست و ضمائم ( تجدید نظر ) به تجدید نظر خوانده ارسال و به وی اخطار می شود كه ظرف موعد قانونی ( 10 روز ) نسبت به تبادل لوایح اقدام می نماید .

دفتر ثبت ارجاعی :
این دفتر در تمام شعبات عمومی دادگستری های سراسر كشور موجود می باشد . پرونده های نیابتی از دادگستری های مختلف كشور جهت انجام نیابت قضائی به دادگستری مربوطه ارسال و پس از ارجاع ریاست محترم دادگستری ( معاونت ) به شعبه مربوطه و پس از اقدامات لازم ( با انجام نیابت قضائی یا بدون انجام نیابت قضائی ) پرونده به معطی نیابت اعاده و نتیجه در دفتر ارجاعی منعكس می گردد .
نیابت قضائی در مواردی است كه رسیدگی به دلایلی از قبیل تحقیقات از مطلعین و گواهان یا معاینه محلی یا هر اقدام دیگری كه می بایست خارج از مقرّ دادگاه رسیدگی كننده به دعوی انجام گیرد .

دفتر ارسال و مراسلات :
نشان دهنده نامه هائی است كه دفتر دادگاه به مراجع ، ادارات و … ارسال می كند . در دفتر ارسال و مراسلات از فرد تحویل گیرنده نامه امضاء گرفته می شود كه رسید محسوب می گردد .

دفتر ثبت اوقات :
این دفتر در خود شعبه نگهداری می شود و توسط منشی دادگاه اوقات رسیدگی و اداری یا احتیاطی در آن ثبت می گردد .
در مقابل شماره پرونده، نام صاحب دعوا، روز و ساعت رسیدگی درج و پس از رسیدگی، نتیجه قید می شود . با مراجعه به این دفتر، روز ها و ساعت رسیدگی به پرونده ها مشخص می شود .

برای مثال : دادگاه با مراجعه به این دفتر می داند كه فلان روز وقت رسیدگی كدام پرونده ها است یا اصلاً در فلان روز پرونده ای نیست . ( برای مثال 7 تیر ماه سالروز شهادت دكتر بهشتی اكثر دادگاهها وقت رسیدگی تعیین نمی كنند ) در وقت رسیدگی باید به طرفین دعوا اخطاریه فرستاده شود .
به عبارتی وقت رسیدگی خاص طرفین پرونده است و طرفین دعوا یا وكلای آنها باید در وقت تعیین شده حضور داشته یا لایحه فرستاده باشند که در صورت عدم حضـور طرفین یا یكی از آنها و عدم ارسال لایحه از طرف آنها وقت رسیدگی فقط یكبار تجدید می شود .
اگر در وقت تجدید شده نیز طرفین حضور نداشته و لایحه ای هم تقدیم نکرده باشند و احضاریه ابلاغ واقعی نشده باشد ، قاضی رای غیابی صادر می كند .

وقت اداری :
این نوع وقت كه به آن وقت احتیاطی نیز می گویند، خاص دادگاه می باشد و هر وقت دادگاه بخواهد می تواند وقت آنرا تغییر دهد .
وقتی در پرونده ای احتیاج به استعلام از اداره یا سازمان دیگری باشد و قبل از موعد مقرر اداری جواب استعلام ارسال شده باشد، می توان قبل از سر رسید وقت احتیاطی یا اداری به آن پرونده رسیدگی كرد . به عبارتی در وقت اداری به طرفین اخطاریه فرستاده نمی شود و بعد رونوشت دادنامه به آنها ابلاغ می گردد .
در روزحداكثر 4 وقت رسیدگی و 2 وقت اداری تعیین می شود .
در دفتر ثبت اوقات ، كلاسمان پرونده ، ساعات دادرسی ، نام خواهان و خوانده و تاریخ رسیدگی و همچنین نتیجه دادرسی نیز باید ثبت شود .

دفتر ثبت دادنامه یا دفتر آمار :
ثبت این نوع دفتر به عهده منشی دادگاه می باشد . در این دفتر آراء صادره از دادگاه به ترتیب به ثبت می رسند . شماره های ترتیب این دفتر، شماره دادنامه را تشكیل می دهند .
ثبت دادنامه با ذكر تاریخ صدور رأی ، شماره پرونده ، نام اصحاب دعوا ، موضوع دعوا ، مفاد رأی به عمل می آید .
در مورد مفاد رای؛ اگر رای مشتمل بر چند بخش باشد چكیده هر یك از موارد ( كه خود به تنهایی یك رای محسوب می شود ) لازم است همه درج گردند و تنها به ذكر یك یا دو مورد از آنها اكتفا نشود به هر حال این خلاصه نویسی باید به گونه ای باشد كه اگر در آینده به هر علت به پرونده دسترسی نباشد با مراجعه به مندرجات دفتر ثبت دادنامه به موضوع و سرانجام آن پی برد .

دفتر ثبت تجدید نظر :
طبق دستور ماده 28 قانون تشكیل دادگاههای انقلاب و ماده 244 قانون آئین دادرسی كیفری دادخواست یا درخواست تجدید نظر به دفتر دادگاه صادركننده رای بدوی تسلیم می شود و آن مراجع باید بلافاصله آنرا به ثبت برساند .
ثبت تجدید نظرخواهی در دفتری كه به همین منظور فراهم می شود صورت می گیرد در این دفتر تجدید نظر خواهی با ذكر تاریخ به ترتیب ثبت می شود.
نام اصحاب دعوی و شماره دادنامه تجدید نظرخواسته ذكر می شود و سرانجام آن در دفتر نوشته
می شود، اعم از اینكه پس از تكمیل به مرجع تجدید نظر ارسال یا براثر عدم تكمیل یا خارج از مهلت بودن قرار رد آن صادر گردد . در صورت ارسال پرونده به مرجع تجدید نظر شماره ارسال در مقابل شماره ثبت تجدید نظر نگاشته می شود و پس از بازگشت پرونده از مرجع تجدید نظر این موضوع در دفتر منعكس می گردد .

دفتر ثبت فرجام خواهی :
طبق ماده 379 قانون آئین دادرسی مدنی ، فرجام خواهی با تقدیم دادخواست به دادگاه صادر كننده رای، به عمل می آید .
مدیر دفتر دادگاه مذكور باید دادخواست را در دفتر ثبت و رسیدی مشتمل بر نام فرجام خواه وطرف او و تاریخ تقدیم دادخواست با شماره ثبت به تقدیم كننده تسلیم و در روی كلیه برگهای دادخواست تاریخ تقدیم را قید نماید . تاریخ تقدیم دادخواست ابتدای فرجام خواهی محسوب می شود .

دفتر زندان :
ثبت این دفتر به عهده منشی دادگاه می باشد . در این دفتر ابتدا شماره ردیف نوشته می شود . بعد نام متهم و تاریخی كه در آن روز به زندان معرفی می شود .
نوع جرم ارتكابی، نوع قراری كه صادر شده و میزان قرار ثبت می گردد و در آخر رای صادر شده و تاریخ صدور رای در دفتر ثبت می گردد .

دفتر اجرائیه :
این دفتر مخصوص مدیر دفتر است كه در آن پرونده هایی كه حكم آنها قطعی شده و به اجرای احكام مدنی ارجاع شده است توسط خود مدیر دفتر ثبت می شود . همچنین پرونده هایی كه مربوط به اداره كار و امور اجتماعی می باشند و حكم محكومیت كار فرما داده شده است در دفتر ثبت اجرائیه ثبت می گردد .

اوراق قضائی :

اوراق قضائی جزئی از محتویات پرونده را تشكیل می دهند .

مهمترین اوراق قضائی عبارتند از :

1-   دادخواست
2-   اظهار نامه
3-   اخطاریه
4-   احضاریه
5-   جلب
6-   دادنامه
7-   اجرائیه
8-   واخواست

برگه دادخواست :
برگ قضائی و چاپی مخصوصی است كه از طرف وزارت دادگستری تهیه و در اختیار عموم قرار می گیرد كه باید به زبان فارسی و حاوی مشخصات كامل اصحاب دعوی و وكلای آنان باشد . آدرس طرفین باید به طور صحیح و كامل در دادخواست نوشته شود تا امكان سهولت ابلاغ فراهم گردد .
در دعاوی حقوقی، خواهان دعوی خود را در برگه دادخواست مطرح می كند که پس از تكمیل این برگ، توسط مدیر دفتر كل میزان تمبر ابطالی با توجه به خواسته خواهان تعیین و پس از ابطال تمبر توسط قسمت ثبت دادخواست ثبت و به دفتر معاونت جهت ارجاع به شعبه مربوطه ارسال می گردد . بعد از مشخص شدن شعبه رسیدگی كننده دادخواست به اتاق رایانه جهت ثبت شماره برده می شود .
بعد از این مراحل دادخواست به شعبه تعیین شده ارسال می گردد . دفتر شعبه پس از وصول دادخواست آنرا در دفتر ثبت عرایض ثبت می كند .
شماره ثبت شده را در دفتر عرایض كه همان شماره پرونده است به خواهان می دهند در
مراجعه های بعدی خواهان فتوكپی اسناد و دلایل خود را بعد از مطابقت آن با اصل اسناد گواهی شده و ابطال تمبر برای کلیه برگه ها، پیوست دادخواست مذكور می نماید . برگه دادخواست و كلیه برگهای پیوست آن در صورتی كه خوانده یكنفر باشد در دو نسخه و درصورت تعداد خوانده به تعداد خواندگان به علاوه یك نسخه دیگر تقدیم دادگاه می شود .

فرق میان درخواست و دادخواست :
درخواست به معنای تقاضا و عریضه است كه ممكن است شفاهی و یا مكتوب باشد و با آن حقی مطالبه می شود .
هر گاه درخواست به شكل خاصی در برگ دادخواست نوشته و تقدیم شود به آن دادخواست
می گویند . اصولاً دادخواست وسیله رسمی احقاق حق است كه به مراجع قضائی تقدیم و توسط مراجع رسیدگی می شود .

برگه اظهار نامه :
اظهار نامه اوراقی است كه هر كس می تواند قبل از تقدیم دادخواست حق خود را به وسیله آن از دیگری مطالبه نماید به شرط اینكه موعد مطالبه رسیده باشد . اظهار نامه مانند دادخواست به صورت اوراق چاپی مخصوص در اختیار مردم گذاشته می شود تا هر كس بتواند اظهاراتی كه راجع به معاملات و تعهدات خود به دیگری دارد به طور رسمی به وی ابلاغ نماید . اظهار نامه توسط اداره ثبت اسناد و املاك كشور یا دفاتر دادگاهها ابلاغ می گردید، که جدیداً توسط اداره پست انجام می شود .

برگه اخطاریه :
دعوتنامه ای است كه به وسیله آن طرفین پرونده یا گواهان یا سایر اشخاصی كه حضور آنها در دادگاهها مهم است در دعاوی حقوقی ( مدنی ) به مراجع قضایی فراخوانده می شوند .
برای سهـولت كار برگ اخطاریه به صورت چاپی تهیه و در مرجع قضایی مورد استفاده قرار می گیرد که شامل نام اخطارشونده، نام پدر، شهرت، پیشه و اقامتگاه اخطار شونده، محل حضور، وقت حضور، علت حضور و … می باشد و توسط مامور ابلاغ، به طرفین دعوا ابلاغ می گردد .

برگه احضار نامه یا احضاریه :
ورقه ای رسمی است كه در آن قاضی به حضور كسی ، اعم از متهم یا مطلع ، یا گواه به دادگاه و مراجع قضایی امر كرده باشد در صورتی كه در احضاریه قید شده باشد كه نتیجه عدم حضور جلب خواهد بود چنانچه احضار شونده در مدت مقرّر خود را به مرجع قضائی ( احضار كننده ) معرفی نكند جلب خواهد شد .
احضارنامه در دو نسخه فرستاده می شود، یك نسخه را متهم گرفته و نسخه دیگر را امضاء كرده به مأمور احضار رد می كند .
ماده 86 قانون آئین دادرسی کیفری احضار شاهد از طرف قاضی را جایز دانسته است ـ اشخاصی كه حضور پیدا نكرده و گواهی عدم حضور هم نفرستاده باشند به دستور قاضی جلب می شوند .
در سر برگ احضاریه كلاسه پرونده بایستی قید شود تا در موقع پیوست نمودن آن به پرونده معلوم شود كه مربوط به كدام پرونده است .
اگر در امور جزایی ابلاغ احضاریه به واسطه معلوم نبودن محل اقامت ممكن نشود و به طرق دیگری هم ممكن نگردد با تعیین وقت رسیدگی، متهم یك نوبت به وسیله یكی از روزنامه های كثیرالانتشار یا محلی احضار می شود . تاریخ نشر آگهی تا روز دادرسی كمتر از یك ماه نباید باشد .

برگ جلب :
جلب متهم به موجب برگ جلب به عمل می آید و باید به متهم ابلاغ شود . برگ جلب توسط مقام قضایی صادر كننده دستور جلب امضاء می شود .

برگه داد نامه :
منظور از دادنامه فرم مخصوصی است كه قوه قضائیه آن را دراختیار محاكم قرار می دهد و احكام دادگاهها یا قرار برروی آن تایپ شده و به امضاء دادرس می رسد .

برگه اجرائیه :
برگ اجرائیه نوع دیگری از برگ دادخواست می باشد که درآن نام، نام خانوادگی و محل اقامت محكوم له و محكوم علیه، مشخصات حكم و موضوع آن و اینكه پرداخت اجراء بعهده محكوم علیه می باشد نوشته شده و به امضاء رئیس دادگاه و مدیر دفتر رسیده و به مهر دادگاه مهمور و برای ابلاغ فرستاده می شود .
برگهای اجرائیه به تعداد محكوم علیهم به علاوه دو نسخه صادر می شود .
یك نسخه آن در پرونده دعوی و نسخه دیگر پس از ابلاغ به محكوم علیه در پرونده ‌اجرائی بایگانی و یك نسخه نیز در موقع ابلاغ به متهم ابلاغ می شود .

در اجرای احكام مدنی رعایت نكات زیر ضروری است :

هیچ حكمی از احكام دادگاههای دادگستری به موقع اجراء گذارده نمی شود مگر اینكه قطعی شده و یا قرار اجرای موقت آن صادر شده باشد . احكام دادگاههای دادگستری وقتی اجراء می گردند كه به محكوم علیه یا وكیل یا قائم مقام قانونی او ابلاغ شده و محكوم له یا نماینده و یا قائم مقام قانونی او كتباً این تقاضا را از دادگاه نماید .
صدور اجرائیه با دادگاه نخستین است ، حكمی كه موضوع آن معین نیست قابل اجراء نمی باشد .

برگه واخواست :
نوع دیگری از برگ دادخواست ، واخواست هست .
اگر متعهد سفته در سر رسید از پرداخت مبلغ مندرج در آن امتناع كند دارنده سفته مخیر است به موجب نوشته ای كه واخواست یا اعتراض عدم تادیه نامیده می شود به مدت 10 روز از تاریخ وعده سفته اعتراض خود را به عمل آورد .
برگ واخواست ورقه چاپی رسمی بوده و تمبر قانونی به آن الصاق و ابطال می گردد .

آشنایی با مدیران دادگستری و وظایف آنها

مدیر دفتر ناظم دفتر دادگاه است و طبق ماده 82 قانون اصول تشكیلات عدلیه هر مدیر دفتر درصورت لزوم در تحت ریاست و مسئولیت خود تقریر نویس و ثبات و ضباط (بایگان ) و مامور ابلاغ و احضار خواهد داشت .
به موجب قانون تشكیل دادگاههای عمومی و انقلاب و آئین نامه اجرائی آن مامورین ابلاغ از تحت ریاست و مسئولیت مدیر دفتر خارج و تحت مسئولیت رئیس واحد ابلاغ در آمده اند اما ماده مرقوم در مورد ریاست مدیر دفتر بر منشی دادگاه و بایگان و سایر كارگزاران دفتر به قوت خود باقی است و حسب صریح آن مسئولیت اعمال آنان با مدیر دفتر است .
مدیر دفتر حسب مسئولیتی كه ماده مرقوم برعهده او گذاشته لازم است هر روز مدت كوتاهی از وقت خود را به نظارت به عملكرد منشی دادگاه و بایگان و سایر كارگزاران اختصاص دهد .
دفاتر تعیین وقت ، ثبت دادنامه ، ثبت لوایح ، اندیكاتور و … را ملاحظه و مندرجات آنها را با چند نمونه از كارهای انجام شده تطبیق دهد و وضعیت بایگانی اوراق و پرونده ها را كنترل نماید و مطمئن شود كه غیر از بایگان شخص دیگری به پرونده ها دسترسی ندارد . در پایان وقت اداری روزانه مطمئن شود كه هیچ پرونده و مدرك دیگری بر روی میزها نمانده است .
هر گاه یكی از این كارها به درستی انجام نشده باشد كارمند مسئول را مكلف كند كه همان روز به تصحیح موضوع پرداخته و تا كار مورد نظر به نحوه قانونی و مطلوب انجام نشده دفتر را ترك نكند .
و نیز از وظایف مدیران و مسئولین دفاتر ، ثبت دادخواست، ارجاع پرونده بعد از ثبت به رئیس دادگاه، نظارت بر كامل بودن دادخواست، رد دادخواست در صورت عدم تادیه هزینه نشر آگهی، رد دادخواست در صورت مشخص نبودن خواهان، ارسال دادخواست و ضمائم آن به دایره ابلاغ جهت رسانیدن آن اوراق به مخاطبین آنها، اجرای قرار تامین دلیل، تهیه رونوشت دادنامه پس از امضاء جهت ابلاغ و وصول و ثبت دادخواست تجدید نظر می باشد .

ابلاغ اوراق قضائی :

عبارتست از رساندن پرونده اعم از دادخواست ، ضمائم ، قرار ، احكام یا اسناد لازم الاجراء و غیره طی تشریفات خاص و قانونی به رویت طرف دعوا .

ابلاغ دونوع است :

1- ابلاغ واقعی :
ماده 68 : مامور ابلاغ مكلف است حداكثر ظرف دو روز اوراق را به شخص خوانده تسلیم كند و در برگ دیگر اخطاریه رسید بگیرد در صورت امتناع خوانده از گرفتن اوراق ، امتناع او را در برگ اخطاریه قید نماید .
2- ابلاغ قانونی :
تبصره ( 1 ) ماده 690 ( آ. د . م ) : ابلاغ اوراق در هر یك از محل سكونت یا كار به عمل می آید . برای ابلاغ در محل كار ابلاغ اوراق به كارگزینی قسمت مربوط یا نزد رئیس كارمند مربوط ارسال می شود . این اشخاص مسئول اجرای ابلاغ می باشند و باید حد اكثر به مدت ده روز اوراق را اعاده نمایند .

نظارت بر ابلاغ اوراق :

مدیر دفتر با نظارت دقیق بر ابلاغ اوراق قضائی می تواند از اطاله زمان جلوگیری نموده و در نحوه كار دفتر دادگاه نظم ایجاد كند .

نظارت بر ابلاغ اوراق در دو مرحله انجام می شود :

1- هنگامی كه اوراق ابلاغ برگردانده می شود لازم است مدیر دفتر قبل از بایگانی شدن اوراق آنها را كنترل كند چنانچه در مواردی ابلاغ اوراق مطابق مقررات صورت نگرفته آنها را با تذكر نقص ابلاغ، عودت بدهد تا مرجع ابلاغ، اشتباه را رفع نماید .
2- مدیر دفتر، با برنامه ریزی مرتب قبل از رسیدن زمان رسیدگی پرونده ها ( مثلاً : اگر وقت رسیدگی سه ماه است پس از سپری شدن چهار یا پنج روز ) آنها را از بایگانی خارج كرده و اوراق آنها را كنترل می كند چنانچه بعضی از اوراق از مرجع ابلاغ برگردانده نشده ، نقص مورد نظر و شماره پرونده مربوطه را یاداشت كرده پرونده را مجدداً به بایگان می سپارد سپس براساس یاداشت خود از طریق تلفن یا هر وسیله ارتباطی دیگر موضوع را پیگیری می كند .
ارسال نسخه ثانی دادخواست و ضمائم برای خوانده یا خواندگان :
خواهان باید به تعداد خواندگان به اضافه یك نسخه دادخواست و ضمائم تقدیم نماید .
نسخه اصلی دادخواست كه تمبر هزینه دادرسی بر آن ابطال می شود به اضافه یك نسخه از ضمائم دادخواست در پرونده بایگانی می شود و بقیه نسخ دادخواست پس از ثبت دادخواست و تعیین وقت رسیدگی و یا در صورت ناقص بودن دادخواست بلافاصله پس از رفع نقص آن برای
خواندگان ارسال می شود .
متن اخطاریه ها و استعلامات و سایر مكاتباتی كه انجام آنها بر عهده دفتر است به وسیله مدیر دفتر تهیه می شود بعد از تكمیل متن، مدیر دفتر آنرا امضاء و دستور ارسال آنرا می دهد .

دعوت طرفین به دادرسی :

در دعاوی حقوقی، دعوت طرفین با ارسال اخطاریه به عمل می آید . در اخطاریه باید زمان جلسه رسیدگی با قید روز، ساعت و مكان جلسه رسیدگی با ذكر دقیق عنوان دادگاه و شعبه و محل استقرار آن درج گردد تا دعوت شده دچار اشتباه نشود .
در پرونده های كیفری دعوت متهم باید با احضاریه به عمل آید و در آن درج شود كه نتیجه عدم حضور جلب می باشد، چنانچه در این موارد از جانب مدعی خصوصی دعوی ضرر و زیان ناشی از جرم مطرح شده باشد نسخه ثانی دادخواست و ضمائم مربوط به آن همراه اخطاریه برای متهم ارسال می گردد .

تقدیم پرونده به دادگاه :

مرتب بودن پرونده :

مدیر دفتر باید نظارت كند كه بایگان دادگاه روز قبل از رسیدگی پرونده را از بایگانی خارج كرده و اوراق آنرا مرتب و برگ شماری كند .

گزارش اقدامات دفتر :

مدیر دفتر باید پس از مرتب شدن پرونده گزارشی از اقدامات انجام شده از جلسه قبل تا جلسه حاضر تهیه كند و گزارشی از ابلاغ اوراق دعوی و عودت و یا عدم عودت آنها و نحوه پی گیری آن، تقدیم لایحه از ناحیه اصحاب دعوی، شماره ثبت لایحه تقدیمی و پاسخ استعلام های مورد نظر دادگاه را از قبل ضمیمه پرونده نموده و به دادگاه تقدیم نماید .

وظایف مدیر دفتر در رابطه با اقدامات لازم برای اتخاذ تصمیم دادگاه :

هر گاه دادگاه پس از جلسه رسیدگی قرار اعدادی مانند : ( قرار استماع شهادت شهود ، قرار اتیان سوگند ، قرار ارجاع امر به كارشناسی ، قرار معاینه ، تحقیقات محلی ، قرار رسیدگی به ادعای جعل ) یا دستور اداری مانند ( مطالبه پرونده دیگر ، استعلام موضوع معینی از یكی از مراجع رسمی ، قرار رسیدگی توأم ) صادر كرده باشد، مدیر دفتر مكلف است تصمیم دادگاه را به دقت مرور كرده هر گاه بعضی از آن نامفهوم باشد صورت جلسه دادگاه را مطالعه كند و در صورت لزوم برای روشن شدن، موضوع را از دادرس سوال نماید . بعد مدیر دفتر به كاركنان دفتر آموزش می دهد كه دستور دادگاه را به طور دقیق و كامل انجام دهند .

وظایف مدیر دفتر پس از صدور رای دادگاه :

پس از صدور رای لازم است رای در دفتر آراء دادگاه ثبت گردد .
به این ترتیب پرونده از آمار پرونده های در جریان كسر می شود. آنگاه رای پاكنویس و سپس رونوشت پاكنویس برای ابلاغ ارسال می شود ( پاكنویس رای دادگاه را دادنامه می گویند ) .
دادنامه مشتمل است بر مقدمه ای كه منشی دادگاه تهیه می نماید و متن رای دادگاه . دادنامه باید ظرف 5 روز از تاریخ صدور رای تهیه شود، اگر دادنامه تایپ شده باشد ماشین نویس تایپ را با اصل مقابله نموده و غلطهای تایپی را رفع می نماید ( مدیر دفتر وظیفه دارد بر این امر نظارت كند ) سپس به امضاء دادرس می رسد . مدیر دفتر نسخه دیگر دادنامه را رونوشت برابر اصل نموده امضاء می نماید .

در مقدمه رای كه بوسیله منشی دادگاه تهیه می شود باید نكات زیر رعایت شود :

1- ذكر شماره و تاریخ صدور رای و شماره پرونده .
2- ذكر مشخصات شعبه صادر كننده رای و نام دادرس یا دادرس های دادگاه .
3- نام نام وخانوادگی و محل اقامت اصحاب دعوی .
4- مدیر دفتر باید توجه داشته باشد كه اگر خواهان یا خواندگان یا شاكی ها زیاد باشند نام آنها به همان ترتیبی ذكر شود كه در متن رای بیان شده والا ممكن است منجر به صدور رای اصلاحی گردد .
5- موضوع دعوا و درخواست اصحاب دعوی .
6- خلاصه دلایل و مستندات هر یك از اصحاب دعوی .
درخواستهای اصحاب دعوی و اقداماتی كه دادگاه در برابر این درخواستها انجام میدهد و نیز چكیده ادله و مستندات طرفین در متنی كه اصطلاحاً گردشكار نامیده میشود بیان می گردد .

گردشكار :

به طور خلاصه جریان پرونده می باشد از آنجا كه بندرت اتفاق می افتد كه جریان رسیدگی به دو یا چند پرونده عیناً شبیه یكدیگر باشند و یا درخواست های اصحاب دعوی دو یا چند پرونده و ادله و مستندات آنها كاملاً‌ مانند یكدیگر باشند لازم است برای هر پرونده گردشكار جداگانه ای تهیه شود . گردشكار حاوی مطالب یاد شده در آن پرونده می باشد .
ابلاغ رونوشت دادنامه ماده 300 قانون آیین دادرسی مدنی :
پس از تهیه دادنامه و امضاء آن از جانب دادرس دادگاه، باید به تعداد اصحاب دعوی رونوشت برای ابلاغ تهیه شود . مدیر دفتر باید نظارت نماید كه رونوشت ها به فوریت تهیه شده وخوانا باشند برابری آنها را با اصل گواهی كرده فوراً برای ابلاغ به مامور ابلاغ تسلیم و رسید اخذ كند . به همین مناسبت مدیر دفتر باید برای این گونه پرونده ها در دفتری خاص وقت نظارت تعیین كند و تا زمانی كه از ابلاغ رونوشت های دادنامه ها و عودت آنها و قانونی بودن ابلاغ و بایگانی شدن این اوراق در پرونده مربوط اطمینان حاصل نكرده وقت نظارت را تمدید كند .

تبصره ماده 47 قانون آیین دادرسی مدنی :

اگر طرح دعوا و یا دفاع به وسیله وكیل جریان یافته و وكیل حق وكالت در مرحله بالاتر را داشته باشد كلیه آرای صادره باید به او ابلاغ شود و مبداء مهلت ها و مواعد از تاریخ ابلاغ به وكیل محسوب می شود .

مواد 45 الی 47 قانون آیین دادرسی مدنی :

اگر وكیل به موجب مندرجات وكالت نامه برای دادرسی در مرحله بالاتر وكالت نداشته باشد رونوشت دادنامه باید به موكل ابلاغ شود هر گاه وكیل عزل یا بازداشت شده یا استعفاء داده و فوت كرده باشد ویا از شغل وكالت معلق شده یا به علت قوه قاهره قادر به انجام وظیفه نباشد رونوشت دادنامه باید به موكل ابلاغ شود .
مدیر دفتر باید در هنگام ابلاغ، به متن وكالت نامه و نیز وقایع مذكور توجه داشته باشد .

نظارت مدیر دفتر در تعیین وقت رسیدگی به پرونده‌ها :

چنانچه پس از جلسه رسیدگی حسب دستور دادگاه نیاز به تعیین جلسه دیگری جهت انجام اقدامات مورد نظر دادگاه باشد مانند قرار اتیان سوگند ، قرار استماع شهادت شهود ، قرار معاینه و تحقیق محل ، منشی دادگاه در دفتر تعیین اوقات وقت رسیدگی تعیین می كند .
اگر موضوع پرونده از مواردی باشد كه طبق قانون باید در خارج از نوبت مورد رسیدگی قرار گیرد، مدیر دفتر با لحاظ قراردادن كیفیت اقدام مورد نظر دادگاه و با در نظر گرفتن زمان لازم برای به نتیجه رسیدن، اولین زمان مناسب را به عنوان وقت رسیدگی تعیین خواهد كرد .

ماده 100 قانون آیین دادرسی مدنی :

هر گاه در وقت تعیین شده دادگاه تشكیل نشود یا مانعی برای رسیدگی داشته باشد حسب دستور دادگاه نزدیكترین وقت رسیدگی ممكن معین خواهد شد و اگر عدم تشكیل دادگاه منتسب به طرفین نباشد وقت رسیدگی حداكثر ظرف مدت دوماه خواهد بود .

هزینه دفتر :

مقصود از هزینه دفتر اقداماتی است كه مدیر دفتر دادگاه با رعایت قانون و حسب درخواست اشخاص برای آنان انجام می دهد و در قبال آن وجوهی به خزانه دولت واریز شود .
هزینه تطبیق رونوشت یا تصویر اسناد با اصل آنها دوهزار ریال است .
صدور گواهی حسب درخواست اصحاب دعوا در حدود مندرجات پرونده، هزینه هر یك از این گواهی ها دو هزار ریال است .
از جمله این گواهی مذكور در ماده 268 ق . آ. د . ك دادگاههای عمومی و انقلاب را می توان نام برد.

ماده 268 قانون آئین دادرسی كیفری :

هر گاه از رای غیر قطعی محاكم كیفری در مهلت مقرر تجدید نظر خواهی نشده یا به هر علتی رای قطعی شده و محكوم علیه، مدعی خلاف شرع یا قانون بودن آن رای باشد می تواند ظرف مدت یكماه از تاریخ انقضاء مهلت تجدید نظر خواهی یا قطعیت حكم از طریق دادستان كل كشور تقاضای نقض حكم را بنماید تقاضای یاد شده مستلزم تقدیم درخواست و پرداخت هزینه مربوطه دو برابر هزینه دادرسی در مرحله تجدید نظر احكام كیفری خواهد بود .
هزینه صدور گواهی عدم سوء پیشینه كیفری برای نسخه اول یك هزار ریال و برای
نسخه های دیگر دویست ریال می باشد .
هزینه ابلاغ اظهار نامه یك هزار ریال است.این هزینه غیر از بهای برگ اظهار نامه است .
هزینه ابلاغ برگ واخواست یك هزار ریال است این هزینه با بهای برگ واخواست كه به تناسب ارزش سند تجاری واخواست شده وصول می شود تفاوت دارد .
هزینه واخواست برات و سفته معادل یك درصد وجه آنها است . نیم درصد آن برای تمبر اعتراض نامه الصاق و ابطال می گردد و نصف دیگر برای صدور رسید صادر می گردد .

هزینه انتشار آگهی :

هرگاه جریان رسیدگی و ادامه آن طبق قانون منوط به انتشار آگهی در روزنامه باشد مانند آگهی برای تعیین نشانی خوانده، آگهی انحصار وراثت، آگهی تحریر تركه و … مدیر دفتر باید هزینه آگهی را طبق بخشنامه های مربوط كه هر چند مدت یك بار تغییر می كند محاسبه نموده و توسط شخصی كه مسئول پرداخت آن است وجه آگهی را به حساب سپرده دادگستری واریز نمود و پس از انتشار آن، هزینه را به مؤسسه منتشر كننده بپردازد و اگر چیزی از وجه سپرده باقی بماند آن را به پرداخت كننده مسترد دارد . تذكر این نكته لازم است كه اگر هزینه انتشار آگهی ظرف یكماه از تاریخ ابلاغ اخطاریه دفتر پرداخت نشود ، دفتر دادگاه مكلف است قرار رد دادخواست را صادر كند . این قرار ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ قابل شكایت در دادگاه می باشد، جز در مواردی كه خواهان دادخواست اعسار از هزینه دادرسی تقدیم كرده باشد كه در این صورت مدت یاد شده یكماه از تاریخ ابلاغ دادنامه رد اعسار محسوب می شود .

هزینه اجراء شامل دو بخش است :

1-   حق اجرای حكم :
این وجه به وسیله مدیر دفتر محاسبه و در برگ اجرائی درج می شود و سپس دادورز آنرا مطابق مقررات وصول كرده و به صندوق دادگستری واریز می کند . یك نسخه از رسید مربوط به آنرا به محكوم علیه تسلیم و نسخه دیگر را پیوست پرونده اجرائی می نماید .

2-   هزینه هایی كه برای اجرای حكم ضرورت دارد :
-   دستمزد كارشناسی
-   حق حفاظت از اموال
-   هزینه انتشار آگهی مزای

آشنایی با دفتر دادگاه

مطالب مشابه :

قوانین و مقررات اداری

سوالات عملی بایگان

چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری

اصطلاحات اداری

ساعات کار کارمند(نون حلال)

سوالات متداول در خصوص هيات هاي رسيدگي به تخلفات اداري

آشنایی با دفتر دادگاه

آیین نگارش و مکاتبات اداری (فصل هفتم)