نرم افزار حسابداری دولتی

خصوصيات و مزاياي استفاده از سامانه جامع اعتبارات تملك داراييهاي سرمايه اي

این سامانه جامع کاملا یکپارچه بوده ودارای قسمتهای مختلفی شامل اطلاعات پایه ، اعتبارات،تنظیم اسناد، صدورچک ، قراردادها ودفترداری مي باشد.

تامین اعتبار

دفترداری

فرم محاسبه

صدورچک

صدورسند

تعريف پارامتريك فصول :

درحال حاضر هفت فصل سرمایه گذاری داریم که در سامانه تعریف شده است .فصل اول به سه قسمت وفصل هفتم به دوقسمت تقسیم می شود.

2-تعريف منابع :

عمده ترین منابع شامل منابع عمومی وسایرمنابع می باشند.اما به هرتعداد و با توجه به قوانين بودجه و مقررات عمومي كشور مي توان منابع تعريف كرد.

3-تعريف بند و اجزاء :

هرمنبع ممکن است دارای یک یاچند بند باشد.بطورمثال منبع عمومی دارای بندالف تبصره 14 می باشد.تعریف بندها به دلیل این است که تادرموقع تهیه عملکرد وتفریغ بودجه بتوان گزارشهای مربوطه را به راحتی تهیه نمود.

4-تعريف معاونتها (مراكز هزينه اصلي):

معمولا دردستگاههای دولتی هرمعاونتی ،مجری یک یاچند طرح عمرانی می باشند که لازم است این معاونتها در این قسمت تعریف شوند.

5-تعريف ادارات كل (مراكز هزينه فرعي):

هرمعاونتی دارای یک یا چند اداره کل ویا دفتر می باشد که کارهای اجرایی را ازطریق آنها انجام می دهد.اگر بخواهیم اطلاعات در سطح آنها نگهداری نماییم لازم است در این فرم تعریف شوند.

6-تعريف طرح :

این فرم براساس اطلاعات مندرج درفرم شماره یک موافقت نامه طرح تملک داراییهای سرمایه ای تکمیل می شود.

نکته اول:اگر بخواهیم دراداره اعتبارات هرکدام از کاربران به طرح خاصی دسترسی داشته باشند لازم است دراین فرم مشخص نماییم که به این طرح خاص چه کاربرانی حق دسترسی دارند.برای اینکار،دکمه گروه کاربران را انتخاب وروبروی نام کاربر مورد نظر تیک می زنیم.

نکته دوم:باید مشخص کنیم که فصول مربوط به این طرح شامل چه فصولی هستند.این اطلاعات ازروی فرم چهار مواففت نامه بدست می آید.برای اینکار ،دکمه انتخاب فصل را انتخاب کرده وفصول مربوطه را تیک می نماییم.

نکته سوم:باتوجه به توضیحات ذیل فرم شماره یک موافقت نامه لازم است مشخص کنیم طرح مربوطه از چه بندهایی اعتبار می گیرد.برای اینکار،دکمه انتخاب بند واجزاء را انتخاب نموده وبند واجزاء مربوطه را حسب مورد انتخاب می نماییم.

نکته چهارم:درصورت نیاز به نگهداری اطلاعات در سطح معاونت واداره کل،دکمه انتخاب اداره کل را انتخاب نموده واداره کل مربوطه را انتخاب می نماییم

7-تعريف پروژه:

همانطور که می دانیم هر طرح دارای یک یا چند پروژه است که لازم است در این فرم تعریف شوند.البته فقط به تعداد پروژه گفته شده در فرم تعریف طرح می توان در این فرم،پروژه تعریف نماییم.

8-تعريف زيرپروژه :

9-تعريف عامل ذيحساب :

تمامی افرادی که مجاز به گرفتن تنخواه گردان پرداخت هستند شامل کارپردازان وعاملین ذیحساب،لازم است دراین فرم تعریف شوند.البته ابتدا باید در اطلاعات پایه دفترداری ودر تعریف حسابهای معین،نام فرد مزبور در معین حساب تنخواه گردان پرداخت تعریف شده باشد.

10-تعريف ابلاغ گيرندگان :

تمامی دستگاههایی که مجاز به گرفتن ابلاغ از این دستگاه اجرایی هستند ،لازم است دراین فرم تعریف شوند.البته ابتدا باید در اطلاعات پایه دفترداری ودر تعریف حسابهای معین،نام دستگاه اجرایی مربوطه مزبور در معین حساب حوالجات تعریف شده باشد.

11-تعريف دوره مالي :

دراین سامانه،می توان به هرتعداد وبا هربازه زمانی که لازم باشد دوره مالی تعریف نماییم.منتهی دقت شود پس از تعریف،تمامی تارخهای سند حسابداری،چک وتامین اعتبار باید در بازه زمانی دوره مالی تعریف شده باشد.

12-تعريف اشخاص :

دراین فرم اشخاص حقیقی وحقوقی تعریف می شوند تا درصورت لزوم در هنگام سندهای حسابداری وبرای هرگروه وکل ومعینی که لازم است از این اشخاص تعریف شده بتوان استفاده نمود.

یکی از قسمتهای بسیارمهم هر ذیحسابی ،قسمت(اداره)تنظیم اسنادویا صدور سند می باشد. در اکثر ذیحسابیهایی که دارای گردش عملیات بسیاربالایی از نظر تعداد سند حسابداری می باشند معمولا اداره ای با عنوان "اداره تنظیم اسناد" درچارت سازمانی خود قرارمی دهند .اگر سند حسابداری درست وبدون اشکال باشد قاعدتا تمامی عملیات دیگر نیز درست خواهد بود.درقسمت اطلاعات پایه تنظیم اسناد چهار فرم وجود دارد که ازفرمهای بسیار مهم در این سامانه می باشند.

تعريف انواع اسناد

منظور از انواع اسناد،سندهای مربوط به قراردادها شامل کارکرد،تعدیل،ترمیم،تفاوت مصالح،و....برای پیمانکاران و حق الزحمه کارگاهی،حق الزحمه نظارت،و......برای مشاوران وهرنوع سند دیگر می باشد.دراین فرم ،کنترلهایی نیز وجود دارد که بصورت کاملا پارامتریک وبه تفکیک قراردادهای پیمانکاری ومشاوره ای قابل تعریف است.

تعريف انواع پرداخت

منظور از انواع پرداخت،شامل دارایی درجریان تکمیل یا ایجاد،پیش پرداخت،علی الحساب،پیش پرداخت موجودی جنسی وکالاو.........می باشد. دراین فرم ،کنترلهایی نیز وجود دارد که بصورت کاملا پارامتریک وبه تفکیک قراردادهای پیمانکاری ومشاوره ای قابل تعریف است.

تعريف انواع سندهاي اتوماتيك محاسباتي

اسناد حسابداری اتوماتیک محاسباتی ،اسنادی هستند که درخصوص پرداخت به قراردادها(اعم از پیمانکاری ومشاوره ای و....) می باشند.تنظم فرمول نحوه صدور سند هریک از اقلام در این فرم انجام می شود.

تعريف انواع سندهاي اتوماتيك غيرمحاسباتي

اسناد حسابداری که ازنوع قراردادی نیستند ولی برای صدور آنها،تامین اعتبار لازم صورت می گیرد،فرمول آنهادر این فرم تعریف می شود.مانند سند تنخواه گردان پرداخت،پرداخت کارمزد،پرداخت های متفرقه

اطلاعات پایه صدورچک

تعريف بانكها و شعبه ها

تمامی بانکهاوشعبه هایی که دستگاه اجرایی درآنجا حساب بانکی دارد(حساب طرح،سپرده،سایرمنابع و...) وهمچنین بانکها وشعبه هایی که ازآنجا به نفع دستگاه اجرایی ضمانت نامه بانکی صادر شده است(دررابطه با تضمینات،بعدا توضیح داده می شود)ابتدا باید دراین فرم تعریف شوند.

تعريف شماره حساب بانكي

درهرشعبه ای ممکن است یک یا چند شماره حساب وجود داشته باشد.ابتدا شعبه مربوطه باید درفرم تعریف شعبه،تعریف شده باشدوسپس این فرم استفاده شود.البته مورد مهم این است که شماره حساب ابتدا باید در اطلاعات پایه دفترداری ودرتعریف سرفصل حساب معین،بعنوان معین حساب کل بانک پرداخت تملک داراییهای سرمایه ای تعریف شده باشد تا بتوان دراین فرم ارتباط بین سند حسابداری با صدور چک را فراهم نماییم.

تعریف دسته چک هر شماره حساب

لازم است اطلاعات تمام دسته چک هر شماره حساب در این سامانه و دراین فرم تعریف شوند.

دسته چک --- دکمه ثبت(سامانه خودش به تعداد برگ گفته شده به اولین شماره چک اضافه می کند وکل دسته چک را تعریف می کند)

دراین فرم شرح چک استاندارد برای قراردادها شامل شرح چک خالص،مالیات،بیمه وسپرده تعریف می شوند ودرموقع صدور سند اتوماتیک محاسباتی به شرطی که برای آن قرارداد بخصوص شرح چک مجزایی تعریف نشده باشد(تعریف شرح چک هر قرارداد ازمنوی صدور چک بعدا توضیح داده می شود)در سند این شرح چک را می آورد.

تعریف گیرندگان چک

معمولا افراد ذینفع چک برای دریافت چک خود،افرادی را بعنوان نماینده خود معرفی می کنند.معرفی نامه این افراد در این فرم ثبت می شود.

اطلاعات پایه قراردادها

تعریف انواع کسور

انواع کسوری که به موجب قانون وضع می شود را می توان در این فرم معرفی نمودمانند بیمه مالیات سپرده و...

نکته:باتوجه به اینکه این کسور درچندمین ستون مربوط به کارت قرارداد است شماره ستون مربوطه در فیلد مربوطه درج می شود

پیش نویس قراردادها

تمامی قراردادهایی که دستگاه اجرایی با پیمانکاران ومشاوران منعقد می نماید باید دراین سامانه تعریف شوند.به جهت جلو گیری از شلوغی فرم وبرای راحتی کار،تعریف قراردادها را دردو فرم طراحی نمودیم وابتدا با عنوان پیش نویس قرارداد وسپس با عنوان ثبت قراردادها طراحی نمودیم.

نکته اول:اگر نام شرکت طرف قرارداد ازقبل تعریف نشده باشد درهمین فرم می توان شرکت مزبور راتعریف نماییم.دکمه جدید که درکنار نام طرف قرارداد وجود دارد را انتخاب می کنیم تا فرم جدیدی باز شود.

نکته دوم:اگر زمانی تصمیم گرفته شود تا اطلاع ثانوی به این قراردادپرداختی صورت نگیرد با انتخاب دکمه "محدودیت پرداخت دارد" می توان این کاررا مدیریت نماییم.

نکته سوم:پس ازانجام مراحل فوق،لازم است محل پرداخت این قرارداد را مشخص نماییم.ابتدا بازدن اینتر درفیلد شماره قرارداد وانجام جستجو،قرارداد مربوطه را پیدا می کنیم وسپس با اینتر به فرم اصلی بر می گردیم. در فرم اصلی،دکمه انتخاب طرح وپروژه وزیرپروژه را انتخاب وطرح وپروژه وزیرپروژه ای که قراراست از محل آن صورت وضعیتهای این قراردادپرداخت شود را انتخاب و با دکمه" مثلث برعکس قرمزرنگ" مشخصات انتخاب شده را به پایین فرم انتقال می دهیم.اگر این قرارداد ازچند محل قابل پرداخت باشد مراحل فوق را برای تمامی محل های پرداخت تکرار می کنیم.درنهایت دکمه ثبت رازده وفرم را می بندیم.

تعریف طرف قراردادها

اگر بخواهیم درابتدا وقبل از پیش نویس قراردادها،نام شرکتهای طرف قرارداد را درسامانه تعریف کنیم از این فرم استفاده می شود.

ثبت قراردادها

پس ازآنکه قراردادها پیش نویس شدندباید دراین فرم ثبت شوند.

توجه :دراین فرم می توان کنترل یا عدم کنترل سقف پرداختها نسبت به مانده قرارداد را مشخص نماییم.

کسور هرقرارداد

درفرمهای قبلی ،انواع کسور وانواع قراردادها تعریف شده اند.دراین فرم با ید مشخص شود که هر قرارداد خاص دارای چه کسوری است.پس از آنکه شماره قرارداد را بازیابی نمودیم سامانه بطوراتوماتیک،تمام انواع کسورمربوط به آن نوع قرارداد(پیمانکاری-مشاوره ای-هردو)،کسور پیشنهادی را می آورد وکاربر می تواند آنرا ویرایش نماید.

افزایش کاهش 25% قرارداها

اگرکارفرماباتوجه شرایط عمومی پیمان مقدارکارها راطوری تغییر بدهد که ارزش ریالی تغییر(افزایش یا کاهش) از 25% مبلغ اولیه قرارداد تجاوز ننماید این اطلاعات باید دراین فرم ثبت شود.ابتدا قرارداد مزبور را بازیابی وسپس مبلغ تغییر افزایش ویا کاهش را درفیلد مربوطه می نویسیم.کنترل دقیقا معادل 25% تغییر پیدا کند یا نه دراختیار کاربر می باشد.پس از ثبت این فرم،رقم مبلغ نهایی قرارداد در فرم ثبت قراردادها نیزتوسط خود سامانه تغییر واصلاح می شود

ثبت متمم قراردادها

درصورتیکه درادامه قرارداد قبلی قراردادی برای اتمام عملیات منعقد شود به منظور محاسبه بهای تمام شده،لازم است این قرارداد به عنوان قرارداد متمم دراین فرم ثبت شود.ابتدا قرارداد مزبور بازیابی شده وسپس اطلاعات لازم مانند شماره قرارداد متمم ومبلغ مربوطه وارد می شود ودرنهایت دکمه ثبت انتخاب می شود.

ثبت افزایش وکاهش 25% متمم قراردادها

ممکن است هرقراردادی پس افزایش کاهش 25% و متمم درنهایت دارای افزایش کاهش 25% متمم قراردادها نیز باشد. ابتدا قرارداد مربوطه بازیابی و سپس اطلاعات مربوطه شامل رقم تغییر وارد می شود

بدون شک یکی از قسمتهای بسیارمهم واساسی هر سامانه حسابداری بخش گزارشگیری وارائه اطلاعات مربوطه به تهیه صورتهای مالی و یادداشتهای همراه می باشد.

درسامانه حسابداری طرحهای تملک داراییهای سرمایه ای که از ابتدای سال 1381 لازم الاجراء شده است علاوه برترازعملیات که معمولا ذیحسابی ها تهیه می کردند باید پنج صورت مالی (صورت وضعیت مالی-صورت مقایسه عملکرد و بودجه مصوب- صورت انتقال پرداختهای غیرقطعی سنوات قبل به دارایی درجریان تکمیل یاایجاد سنواتی – تراز عملیات –خلاصه وضعیت)به همراه حدود 24 یادداشت همراه نیز تهیه کنند.اطلاعات مالی اینچنینی که برای تهیه صورتهای مالی مورد استفاده قرار می گیرد مسلما باید براساس سند حسابداری باشد ودر سند حسابداری کدینگ حسابها شامل گروه،کل ومعین حرف اول را می زند.البته هرکدام از حسابهای کل وحسابهای معین دارای الزامات وتنظیماتی نیز هستند که انجام درست ودقیق آنها بسیار لازم وضروری می باشد.دراین بخش به چگونگی تعریف وتنظیمات گروه وکل ومعین می پردازیم.

تعریف گروه حسابها

گروه حسابهایی که بیشترین ارتباط را با اعتبارات تملک داراییهای سرمایه ای دارندشامل موارد ذیل است:

بودجه ای-دریافت وپرداخت –سنواتی –سایرمنابع –سپرده ها –انتظامی –درآمدها-واگذاری دارایی مالی –

تعریف حسابهای کل

هرگروه حسابی ممکن است دارای یک یا چند حساب کل باشد.بطور مثال حسابهای کل مربوط به گروه بودجه ای شامل اعتبار مصوب،دستگاه اجرایی،تخصیص اعتبار وحوالجات می باشد.

نکته:دررابطه باکنترلهای مربوطه:

1-حساب کلی که با عنوان اعتبار مصوب تعریف شده است باید در قسمت ماقبل آخر عنوان اعتبار مصوب انتخاب شود

2- حساب کلی که با عنوان تخصیص اعتبار تعریف شده است باید در قسمت ماقبل آخر عنوان تخصیص اعتبار انتخاب شود

3- حساب کلی که با عنوان درخواست وجه تعریف شده است باید در قسمت ماقبل آخر عنوان درخواست وجه انتخاب شود

4- حساب کلی که با عنوان بانک پرداخت تملک داراییهای سرمایه ای تعریف شده است باید در قسمت ماقبل آخر عنوان دریافت وجه انتخاب شودوعنوان بانک نیز تیک زده شود

5-تمام حسابهای کلی که قراراست با تامین اعتبار(اعتبارات)ارتباط داشته باشد مثل حساب کل تامین اعتبار،پیش پرداخت،علی الحساب و...ازنوع تامین اعتباری انتخاب شوند وسایرحسابها مانند کسور ارسالی ووصولی،اعتبار مصوب،و... ازنوع عادی انتخاب شوند.

تعریف حسابهای معین

هرحساب کل از هرگروه حسابی ممکن است دارای یک یا چند حساب معین باشد.البته هیچ حساب کلی بدون حساب معین وجود ندارد وحداقل دارای یک حساب معین می باشد.

مثال برای سطح نگهداری اطلاعات:

برای حساب بانک پرداخت تملک داراییهای سرمایه ای :طرح-منبع-بند

برای سپرده های دریافتی: طرح-پروژه-زیرپروزه-منبع-بند-سال-اشخاص-شماره پیکره-شماره بستانکار

نکته :قاعدتا هیچ حساب معینی بدون طرح ومنبع وبند نمی باشد واینها حداقل الزامات می باشد.

گردش کار در سامانه جامع

دراین قسمت وقبل از ادامه بررسی فرمهای مربوط به توضیحاتی راجع به نحوه گردش کار درسامانه جامع تملک داراییهای سرمایه ای می پردازیم تا درادامه بحث بتوان به راحتی با فرمهای مربوطه کارنماییم

کلیه عملیات هر ذیحسابی را می توان به دوقسمت کلی تقسیم نمود:

1-عملیاتی که موجب پرداخت نمی شوند مانند ثبت بودجه،تخصیص اعتبار،درخواست وجه،دریافت وجه،آزادسازی تضمینات غیر نقدی،اصلاحیه تخصیص اعتبار ،اصلاحیه بودجه،وتمام اسناد ی که منجر به پرداخت نمی شوند.گردش کار این گونه از رویدادهای مالی به شرح ذیل است:

صدورسند—رسیدگی—اعتبارات—دفترداری—ذیحساب—صدورچک—بایگانی

2- عملیاتی که موجب پرداخت می شوند خود به دودسته تقسیم می شوند

الف – پرداختهایی که مربوط به قرارداد می باشند مانندپرداخت صورت وضعیت کارکرد تعدیل ترمیم حق الزحمه نظارت کارگاهی نظارت عالیه و... گردش کار این گونه از رویدادهای مالی به شرح ذیل است:

تهیه فرم محاسبه—تامین اعتبار—صدور سند-- رسیدگی—اعتبارات—دفترداری—ذیحساب—صدورچک—بایگانی

ب- – پرداختهایی که مربوط به قرارداد نمی باشند مانندپرداخت تنخواه گردان به عاملین ذیحساب وابلاغ به سایر دستگاهها وپرداخت کارمزد بانکی و... گردش کار این گونه از رویدادهای مالی به شرح ذیل است:

تامین اعتبار-- صدورسند—رسیدگی—اعتبارات—دفترداری—ذیحساب—صدورچک—بایگانی

تنظیم اسناد (صدور سند)

این قسمت شامل تهیه فرم محاسبه ،صدور سند،جستجو درسند وگزارشات لازم می باشد

تهیه فرم محاسبه

دراین فرم مشخص می شود که از هرکدام از دستورپرداختهای قراردادی(مانند پیمانکار ومشاور)باید چه میزان واز چه نوعی کسور مربوطه وضع ومحاسبه شود.فرمهایی که با این فرم درارتباط هستند شامل موارد ذیل است:

معرفی طرف قرارداد-ثبت قرارداد-دوره مالی-انواع پرداخت-انواع سند-انواع کسور-کسورهرقرارداد-شرح چک هرقرارداد

صدورسند

دراین سامانه به سه روش می توان سند حسابداری صادر نمود که دردوحالت،اسناد حسابداری به صورت اتوماتیک (محاسباتی وغیرمحاسباتی )صادر می شوند

1-صدور سند دستی

پس از انتخاب دوره مالی وتیک صدور سند دستی،دکمه تایید انتخاب شود تا فرم سندباز شود.دراین فرم آخرین شماره سند خالی،آماده پذیرش فرمان می باشد.

پس ازاینکه سند بطور کامل صادر شد باید ثبت موقت شود که برای انجام اینکار لازم است در قسمت پایین سند،تیک صدور سندباید زده شود.برای ثبت دائم سند باید تیک دریافت وپرداخت زده شود.

نکته اول:تازمانی که تیک دریافت وپرداخت زده نشده است می توان سند راتغییرداد ولی اگر تیک دریافت وپرداخت زده شده باشد امکان تغییر سند وجود ندارد ودرصورت لزوم باید توسط دکمه "" رد "" سند را تامرحله صدورسند به عقب برگشت دهیم وسپس سند را اصلاح نماییم.

نکته دوم:درهنگام تیک دریافت وپرداخت،سامانه کنترلهایی به شرح ذیل انجام می دهد:

1-سند ازلحاظ جمع بدهکار وبستانکار دارای توازن باشد.

2-اگردراین سند حداقل یک سرفصل حساب ازنوع تامین اعتباری (درقسمت اطلاعات پایه دفترداری ودرسطح حساب کل مشخص می شود)وجود داشته باشد وجود شماره نامه الزامیست.

3-درصورت تامین اعتباری بودن سندباتوجه به توضیح بند دوم،سامانه ازلحاظ طرح،پروژه،زیرپروژه،فصل ومنبع وبند وشماره قرارداد وداخل یا خارج شمول بودن ومبلغ (بدهکار وبستانکار) کنترل می کند که سند عین تامین اعتبار باشد وحتی اگر یک مورد تفاوت داشته باشد پیغام می دهد((ستون ... تامین اعتبار با گروه ... کل... تطابق ندارد)).البته برای اینکه جلوی هرسرفصل حساب چه آیتمهایی زده شود به حساب معین مربوط می شود که دارای چه الزاماتی باشد(اطلاعات پایه دفترداری)

4-درتامین اعتبار هشت ستون وجود دارد که حسب مورد اعداد می پذیرند.فرض کنیم حساب(( دارایی درجریان تکمیل یاایجاد)) جزو گروه 2 وحساب کل 2 تعریف شده باشد ودرقسمت اطلاعات پایه دفترداری ودرسطح کل تعریف شده باشد که این حساب کل با ستون دوم تامین اعتبار در ارتباط است وبرای پرداخت خرید رایانه به شرح ذیل تامین اعتبار صورت گرفته باشد:

سال 1385/ منبع عمومی / طرح40304001 / پروژه 1 / زیرپروژه 1 / فصل دوم / بند مصوب/ داخل شمول/ شماره نامه 125 / تاریخ نامه07/09/1385
3 4 5 6 7 8 21
تنخواه گردان پرداخت	علی الحساب	پیش پرداخت	دارایی درجریان تکمیل یا ایجاد	تامین اعتبار
			5000000	5000000

تامین اعتبار فوق بدین معنی است که در سند حسابداری نیز جلوی گروه 2 وکل 2 وهرگروه وحساب کلی که با ستون یک درارتباط است ودر سند ی که دردوره مالی 1385 با شماره نامه 125 وتاریخ نامه 07/09/1385 مورد استفاده قرار گرفته است(باهرشماره نامه فقط یک سند می توان صادر نمود)باید مشخصات اعتبار ی فوق زده شده باشد بطور مثال اگر بجای پروژه یک درسند حسابداری پروژه دو انتخاب شود سامانه پیغام می دهد:

<<< عدم تطابق ستون شماره 2 تامین اعتبار با گروه 2 کل 2 >>>

واین یعنی یکپارچگی یعنی هیچگاه بین تامین اعتبار(اعتبارات)با سند حسابداری(دفترداری) مغایرت بوجود نمی آید.

4- یکی دیگر ازکنترلها،کنترل هرگروه وکل ومعین با الزامات سند می باشد.یعنی سامانه به قسمت اطلاعات پایه دفترداری درسطح حسابهای معین مراجعه می کند وبررسی می کند که این گروه وکل ومعین خاص (درتمام سطرها)دارای چه الزاماتی است واگر یکی ازالزامات درسند وجود نداشته باشد پیغام ذیل به کاربر داده می شودکه:

<<<برای این گروه وکل ومعین ورود موارد ذیل الزامیست

.............................

سطر....................>>>

بطور مثال:برای حساب بانک پرداخت تملک داراییهای سرمایه ای (مثلا گروه 2 کل 1 معین 1) فرض کنیم در اطلاعات پایه دفترداری الزامات شامل طرح،منبع و بند باشد.اگر درسند بانک درسطر 4 وجود داشته باشد ومثلا بند برای آن انتخاب نشده باشدسامانه پیغام ذیل را می دهد:

<<<برای این گروه وکل ومعین ورود موارد ذیل الزامیست

طرح ،منبع،بند

سطر4 >>>

5-کنترل ماهیت هر حساب در سطح گروه وکل وکعین با تمام الزامات مربوطه،یکی دیگر از کنترلهاست.سامانه کنترل می کند که پس از ثبت این سند خاص،مانده هرکدام از سرفصلهای بکاررفته درسند درسرجمع وباتوجه به الزامات،برخلاف ماهیت آن حساب که درقسمت اطلاعات پایه دفترداری ودرسطح حساب کل تعیین کرده بودیم نشود.البته اگر بخواهیم کنترل ماهیت انجام نشودباید در قسمت اطلاعات پایه دفترداری ودرسطح حساب کل تعیین کنیم کنترل ماهیت انجام نشود.

2-صدور سند اتوماتیک محاسباتی

این روش صدور سند برای اسناد پیمانکاران ومشاوران وبطورکلی تمامی اسنادی که مربوط به قرارداد باشند مورد استفاده قرار میگیرد.برای این اسناد ابتدا فرم محاسبه تهیه شده وتامین اعتبار لازم نیز صورت گرفته است.با انتخاب سند اتوماتیک محاسباتی ووارد نمودن شماره نامه واینتر نمودن وزدن دکمه تایید،سامانه بطوراتوماتیک سند حسابداری را صادر می کند وکاربر فقط باید تاریخ سند را تنظیم (درصورت نیاز) وتیک صدور سند وتیک دریافت وپرداخت را انتخاب وپیغام مربوطه را تایید نماید.

3-صدور اسناد اتوماتیک غیرمحاسباتی

دراین نوع از سند که برای اسناد غیرقرادادی ولی تامین اعتباری صادر می شود نیز ابتدا تامین اعتبار لازم صورت گرفته است.دراین موارد با انتخاب نوع سند مربوطه از لیست پایین ودرصورت لزوم ورود اعداد دستی در پایین فرم وانتخاب دکمه تایید ،سند حسابداری صادر می شود.

جستجو درسند

دراین فرم می توان اقلام موجود درسند را جستجو نماییم .ورود دوره مالی الزامی است.بطور مثال اگر بخواهیم براساس شماره طرح جستجو نماییم ابتدا دوره مالی مورد نظر وسپس شماره طرح را وارد وسپس دکمه جستجو را انتخاب می کنیم.درصورتی که اطلاعاتی در سندهای آن دوره مالی درخصوص این طرح وجود داشته باشد درپایین فرم نشان می دهد.

سامانه اعتبارات

این قسمت از قسمتهای بسیار مهم سامانه است .بخش مهمی ازتطبیق پرداختها با قوانین ومقررات که از وظایف اصلی هر ذیحساب محترم می باشد درقسمت اعتبارات انجام می شود.این قسمت شامل بخشهای بودجه،تخصیص اعتبار،درخواست وجه،درخواست وجه بدون تخصیص اعتبار،دریافت وجه،دریافت وجه بدون درخواست وجه،تامین اعتبار وجستجو در تامین اعتبار وانواع گزارشات لازم می باشد که درادامه توضیح داده می شود.بخش اعتبارات با سایربخشهای سامانه بطور کامل درارتباط است که مهم ترین آنها،بخش صدورسند می باشد.

ثبت بودجه

منظور ازثبت بودجه،ثبت اعتبار مصوب دراداره اعتبارات می باشد.توجه به این نکته لازم است که برای ثبت بودجه،ابتدا سند مربوطه که شامل اعتبار مصوب(بدهکار) ودستگاه اجرایی (بستانکار) می باشد باید قبلا صادر شده باشد .پس از این کاربازدن شماره سند دراین فرم واینتر نمودن،پنجره دیگری باز می سود که باید یکی از شماره پروژه ها وزیرپروژه ها را به این فرم وارد نماییم وسپس اینتر می کنیم تا اطلاعات از روی سند خوانده شود ودر این فرم ذخیره گردد.می توان با انتخاب دکمه های مربوطه،اعتبار فصل های این طرح ،اعتبار پروژه های این طرح، زیرپروژه های هرپروژه رابرحسب نیاز در این فرم ثبت نماییم.