شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست مفاهيم در هر سازمانی را به عهده دارند . بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را ديده اند ، بخش قابل توجهی از اين مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسياری مواقع پيچده و نامفهوم است .

برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکتهتوجه داشت :
- ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم .
- دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در )

ساختار نامه :
نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند . در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه
عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه بايد به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر ...
رئيس محترم ...
2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به
شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم :
- رئيس محترم سازمان ، بهتر است بنويسيم           رياست محترم سازمان
- مدير کل محترم ، بهتر است بنويسيم             مديريت کل محترم
- مدير محترم   ، بهتر است بنويسيم                   مديريت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان بهتر است بنويسيم        رياست نه اينکه مدير محترم سازمان
برای اداره کل بهتر است بنويسيم      مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنويسيم         رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه رابه صورت زيرمی آورند :

از :
به :
موضوع :
اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ، در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

شرايط حاشيه هاي خالي در نامه هاي اداري:
تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسياری از اسناد قديمی ملاحظه می شود لبه ها به دليل تماس زياد دست يا برخورد با کاغذ های ديگر دچار خوردگی می شود . به همين دليل معمولی ترين فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پيش نويس ، رعايت
می گردد . بهتر است فاصله حاشيه نامه به به صورت زير باشد .
1- فاصله از بالا 4 سانتيمتر
2- فاصله از پايين 3 سانتيمتر
3- فاصله از راست 4 سانتيمتر
4- فاصله از چپ 2 سانتيمتر
نکته :
اولين خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود يعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتيمتر باشد ، فاصله نخستين خط نامه 4/5سانتيمتر خواهد بود .

موارد زير در نامه نگاري رعايت شود:

1-كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.

2- كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست هاي اداري در كاغذهاي بدون سربرگ غير عرف است.

3- در نامه هايي كه ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاري مي شود. در آخرين خط صفحه نخست نيز براي اطلاع مخاطب از ادامه نامه بايد علامت % را به كار برد.

4- حروف چين (تايپيست) در پايان نامه علامت رمز (بهتر است يك شماره و حرف اول نام خانوادگي) خود را در پايان نامه ذكر كند. اين كار دسترسي بعدي به فايل نامه و حرف چين را آسان مي كند.

5- بهتر است در پايان نامه، نويسنده ابتدا نام حقيقي خود و پس از آن نام حقوقي را بياورد و امضاء نمايد. به عنوان مثال: محمد رضا آرمان
مدير دبستان حقيقت

6- در حاشيه سمت راست مي توان پيامهايي نظير تبليغ برنامه اي خاص يا حديث از بزرگان دين متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7- در حروف چيني توجه شود كه چنانچه نامه اي نياز به حاشيه نويسي (پاراف) داشت، جاي مناسب براي آن وجود داشته باشد. بنابراين نويسنده بايد توجه كند نامه هايي كه تقريباً طولاني است در كاغذ A4 نگاشته شود.

8- در تمامي سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشاني دقيق پستي، پايگاه اينترنتي، شماره تلفن و ايميل اداره مربوطه ذكر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشاني پستي بود، حروف چين مي تواند آن را در انتهاي نامه به فاصله نيم سانت از پايين كاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تايپ كند.

9ـ اگر نامه هاي اداري با مضامين محرمانه باشد بايد در فايل رايانه اي با كد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زير خط دار و خط ايتاليك درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد كه نامه مذكور بدون هيچ واسطه اي به دست مخاطب برسد، نوشته شود «محرمانه مستقيم». اين عمل بر روي پاكت نامه نيز انجام گيرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال مي شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراين در نگارش نامه ها، اگر براي درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت مي شود، اگر چنانچه جنبه امري داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت مي شود.

11-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
12-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
13-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
14-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
15-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
16-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
17-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
18-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
19-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
20-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
21-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
22-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.

محتوا:
نامه هاي اداري عمدتاً به دو گونه درخواستي و امري تقسيم مي شود:

الف) نامه هاي درخواستي:

1ـ سرآغاز نامه هاي درخواستي به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار مي رساند:
ـ سلام عليكم
به استحضار عالي مي رساند:
ـ با سلام و نهايت احترام، به عرض مي رساند:

نامه هاي درخواستي عموماً براي مقام بالا دست نگاشته مي شود، به ويژه آنكه شناسه فاعلي جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغيير مي يابد كه قصد نويسنده نامه احترام و ارزشگذاري به مقام مخاطب مي شود. به عنوان مثال:

رياست محترم جمهوري اسلامي ايران
با سلام و احترام، به استحضار عالي مي رساند: مردم شريف و زحمتكش گيلان ............. لذا از آن مقام منيع تقاضا دارد نسبت به بخشودگي سود اقساط كشاورزي، دستور اقدام لازم را عنايت فرمايند.

2-در نامه هاي درخواستي از به كار بردن كلمات احساسي و در عين حال زياده گويي اجتناب شود، كلمات و جملات كليدي مي تواند با كلمات ايتاليك يا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال يابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زير شايسته است:

ـ لذا تقاضا مي شود
ـ متمني است دستور فرمايند
ـ لذا مقتضي است عنايت فرمايند تا ...

ب) نامه هاي امري:

1- نامه هاي امري در خطاب به افراد همپايه يا همكاران تابع از شيوه هاي معمول در نامه هاي درخواستي پيروي نمي كند، بنابراين شناسه هاي فاعلي به همان شكل سوم شخص طرح مي شود.

2ـ سرآغاز نامه هاي امري به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع مي رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه كه مطلع هستيد ...
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه ...

3ـ در بخش ارايه دستور براي انجام كار يا اطلاع رساني به افراد همپايه يا همكاران تابع، از جملات زير بهره مي گيريم:

ـ خواهشمندم دستور فرماييد
ـ لطفاً ترتيبي اتخاذ فرماييد
ـ لطفاً دستور فرماييد
ـ استدعا دارم عنايت فرماييد

در خطاب به كاركنان مجموعه مديريتي خود پس از ذكر امر يا دستور انجام كاري، موارد زير رايج است:

ـ بنابراين شايسته است اقدام لازم را در اين زمينه مبذول داريد.
ـ لذا مقتضي است نسبت به رعايت موارد مذكور عنايت بيشتري داشته باشيد.
ـ شايسته است موارد مذكور در تمامي امور به اجرا درآيد.
ـ بنابراين لازم است از اين پس توجه بيشتري به رعايت موارد مذكور داشته باشيد.

مثال:

به نام خدا
تاريخ : 9/9/1389
شماره : /89/75034
پيوست : ندارد
به : مركز آموزشي علمي كاربردي سازمان بازرگاني استان
از : شركت تراكتورسازي تبريز
موضوع : آموزش درس اصول روابط عمومي

باسلام ،احتراماعطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم خواهشمنداست يك نفرمدرس جهت آموزش اصول روابط عمومي به اين مركز معرفي فرماييد . درضمن يك نسخه از جزوه آموزشي درس مذكور را نيز به اين شركت ارسال فرمايند. قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي

مدير روابط عمومي

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

مطالب مشابه :

نمونه نامه های اداری

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

ظرافت نامه اداری

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

نامه اداری

انواع نامه های اداری:

شیوه نامه مکاتبات اداری

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي