حج و زیارت انتقال تشکیلات مدیریتی خط مشی ها ووظائف،

مقدمه

به طور اساسی سازمان حج و زیارت به عنوان یک سیستم باز، با ورود مداوم اطلاعات جدید از محیط به درون خود، بهره مند از یک خصیصه خود نوسازی است. از آنجا که این سازمان در متن تغییرات سریعِ محیطی قرار دارد، انتظار می رود نرخ بروز نو آوریها در آن، بالا باشد. آنچه مسلم است فعال شدن جریان ورودی، مسائل و راه حلها، همچنین وجود افراد قادر و توانا به حل مسائل و مشکلات، شرط اصلی و لازمه این مهم است. آنچه در تغییرات تشکیلات مدیریتی سازمان حج و زیارت ـ به گونه ای که در این مقاله به آن اشاره می شود ـ ملاحظه می گردد، تلاش در ایجاد فرایند توسعه پایدارِ پویا، به گونه ای خود سازمانده می باشد. اگر چه چنین فرایندی در این سازمان اکنون به نقطه عطف خود رسیده اما نیازمند به تفکری هوشمندانه است تا در مجموعه خانواده «وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی» بین اصیل ترین فرهنگ اسلامی؛ یعنی فرهنگ حج و زیارت با سایر امور فرهنگی، در مقابله با معضلات فرهنگی روز، پیوندی شایسته و عمیق ایجاد کرده، در عین حال پرنفوذترین راهبرد صدور فرهنگ در مارواء مرزهای اسلامی را فراهم آورد.

انتقال تشکیلات مدیریتی در مقاطع زمانی مختلف

پاسداری از شعایر اسلامی و حفظ حیثیت مذهبی و ملی ایران اسلامی، به هنگامه فریضه حج، اساسی ترین تفکر مدیریتی پس از انقلاب است که مسؤولان مملکتی را به ساماندهی در برنامه ریزی امور حجاج بیت اللّه الحرام واداشته. مسائل سیاسی در قبل از انقلاب و روند گرایش به سوی «توسعه پایدار» در بعد از انقلاب، شاخصه های اساسی در انتقال تشکیلات مدیریتی حج و زیارت در مقاطع زمانی صده اخیر به شمار می آیند. تکرّر تغییرات تشکیلاتی حج و زیارت در این چند دهه، نهایتا منجر به ایجاد تشکیلاتی مستقل تحت عنوان «سازمان حج و زیارت» گردیده که زیر نظر وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی متکفّل امر حج در کشور شده است. در ذیل مروری خواهیم داشت بر مسیر این تغییرات ادواری.

تکفّل امر حج و زیارت در طول سالیان متمادی، وضعیت تشکیلاتی مختلفی را در پی داشته است. در دوران ستمشاهی، حجاج کشورمان با آشفتگی تمام به حج عزیمت کرده، در عربستان با دشواری هایی بسیار مواجه بوده اند. در اواخر دهه بیست، جمعی مسؤول ساماندهی به حج گردیدند که در رأس آن افراد شناخته شده آن زمان حضور داشتند، لیکن به دلیل عدم توفیق به نتیجه مطلوب، به مرور متلاشی شد. این روندِ غیر منسجم و سازمان نیافته همچنان تا اواخر دهه پنجاه ادامه یافت و اساسا ساختار رو به اصلاح سازماندهی برنامه ریزی حج، تا قبل از سال 1349، به عهده وزارت کشور وقت بود. وزارت کشور با صدور کارتهایی با اعتبار پنج سال، به عنوان مجوز ثبت نام جهت افرادی تحت عنوان «حمله دار» که بعدها «مباشر» و «مدیر کاروان» و بالاخره «راهنمای کاروان» نام گرفتند اقدام به کار می نمود.

از سال 1349 تا 1350 شهربانی مستقلاً وارد عمل شده مدیریت و برنامه ریزی حج را عهده دار گردید. در سال 1351 به موجب تصویب نامه هیأت وزیران، اجرای کلیه امورِ مربوط به حج، به سازمان اوقاف که رییس آن معاون نخست وزیر بود واگذار گردید. در نخستین روزهای تفویض وظایف و مسؤولیتهای کار حج به سازمان اوقاف، شورای عالی حج تشکیل آیین نامه امور حج در سه فصل(1) و27 ماده و3تبصره تصویب و برای اجرا به سازمان اوقاف ابلاغ گردید. ریاست این شورا با معاون نخست وزیر و سرپرست سازمان اوقاف بود. دیگر اعضای این شورا عبارت بودند از:

یک نفر از آقایان روحانیان، معاونان وزارت امور خارجه و کشور و بهداری و دادگستری و دارایی و معاونان شهربانی کل کشور، جمعیت شیر و خورشید سرخ ایران، بانک مرکزی ایران، هواپیمایی ملی ایران و دو کارشناس.

بعد از پیروزی انقلاب اسلامی در سال 1358، با تصویب شورای عالی انقلاب، انتزاع تمامی امورِ مربوط به حج و زیارت از سازمان اوقاف و الحاق به سازمان مذکور در 6 ماده5 تبصره تصویب و سازمان حج و زیارت زیر نظر وزارت ارشاد اسلامی تشکیل گردید که ریاست آن را قائم مقام وزیر عهده دار بود. ارکان تشکیلاتی این سازمان عبارت بود از شورای عالی مرکب از 12 نفر از مقامات، شامل وزیر ارشاد، معاون اداری و مالی وزارت اقتصاد، معاون وزیر خارجه، معاون وزارت بهداری، معاون بانک مرکزی، مدیر عامل یا معاون هلال احمر، معاون شهربانی، مدیر عامل یا معاون هواپیمایی و یک قاضی به انتخاب دیوان عالی کشور؛ به علاوه دو نفر روحانی و پنج نفر افراد خبره و معتمد با تصویب رئیس شورای عالی. ضمنا رییس شورای عالی هم با وزیر ارشاد بود. بعد از شورای عالی حج و زیارت، شورایی به نام مدیریت وجود داشت که از 3 تا 5 نفر افراد واجد صلاحیت که توسط ریاست شورای عالی منصوب می شدند تشکیل می گردید. واحدهای سازمانی، زیر نظر شورای مدیریت، شامل مدیریت رفاه (اداره رسیدگی به شکایات و اداره پزشکی)، مدیریت تدارکات (ثبت نام، راهنمایان، گذرنامه، مسافرت)، امور عمومی (دبیرخانه، کارگزینی، کارپردازی)بالاخره مدیریت تبلیغات و انتشارات می شد.

بلا فاصله پس از گذشت پنج سال از این انتزاع، در تصویب نامه مورخِ 6/10/63 مجلس شورای اسلامی و تأیید شورای نگهبان، قانون تشکیلات و اختیارات سازمان حج و اوقاف امور خیریه در 18 ماده و 17 تبصره تصویب شد و در نهایت، در اجرای اوامر مقام معظم رهبری در خصوص کیفیت اداره امور حج و زیارت، شورای عالی اداری در بیستمین جلسه مورخ 15/8/70 کلیه امور مربوط به حج و زیارت را که به موجب قوانین و مقررات مختلف بر عهده سازمان حج و زیارت قرار گرفت. این مصوبه مشتمل بر 6 ماده می باشد که همچنان به قوت خود باقی است.

سیر تحول مدیریت و برنامه ریزی حج از آغاز تا کنون

اهداف و وظایف اساسی سازمان:

* اهداف

اساسا نقطه ثقل اهداف سازمان، مبتنی است بر نظارت، هدایت و اداره امور مربوط به حج و هیأتهای سرپرستی و راهنمایان و ایجاد تأسیسات و ارائه خدمات در جهت تأمین رفاه زائران خانه خدا، عتبات و اماکن مذهبی داخل و خارج کشور و توجه به روابط مذهبی با سایر کشورهای مسلمان و مجامع اسلامی و بین المللی از طریق برنامه ریزیهای لازم.

* وظایف اساسی:

وظایف محوری سازمان عبارتند از:

برنامه ریزی بر اساس زمانبندی مطلوب در زمینه ثبت نام، انتخاب، اعزام، تغذیه، اسکان و تهیه و تأمین سایر امور رفاهی، بهداشتی و خدماتی متقاضیان تشرف به حج ـ عمره ـ عتبات مقدسه در عراق، سوریه و سایر کشورهای اسلامی.

برنامه ریزی و پیش بینی های لازم در خصوص تشویق و ترغیب و نظارت بر ایجاد زائرسرا و هتل در شهرهای مبادی ورودی و خروجی زائران.

ایجاد دفاتر نمایندگی حج و زیارت در کشورهای اسلامی.

به کار گیری منابع مالی در اختیار امور حج و زیارت در زمینه تهیه و اجرای طرحهاپروژه های اقتصادی از طریق مشارکت و سرمایه گذاری در داخل و خارج از کشور.

ایجاد هماهنگی با سایر دستگاههایی که فعالیت آنان به نحوی در ارتباط با حج زیارت می باشد.

بررسی راههای ممکن جهت استفاده از بخش غیر دولتی در کلیه زمینه های فوق.

تشکیلات

متعاقب اجرای اوامر مقام معظم رهبری در سال 1370، سازمان حج و زیارت در زیر مجموعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، در یک تشکیلات تخصصی، متولی امور اجرایی حج و زیارت گردید. شایان ذکر است که حوزه نمایندگی ولی فقیه در امور حج و زیارت، نظارت عالیه بر کلیه امور حج و زیارت، همچنین انجام امور فرهنگی، سیاسی و آموزشی حج را عهده دار است. ضمنا در کلیه امور اجرایی، سازمان به نحو مقتضی از نیروهای بالقوه سرپرستان کاروانها در چارچوب مشارکت مردمی، همواره استفاده لازم را داشته است. هم اکنون نیز از حیث تشکیلاتی پس از استقلال سازمان و انتزاع از اوقاف، نسبت به سازماندهی مناسب تشکیلات مرکزی و ادارات استانها اقدام شده و فعالیتها در سطح کشور گسترش یافته، و در خارج از کشور نیز دفاتر نمایندگی سازمان در عربستان و سوریه به نحو مطلوبی به فعالیت اشتغال دارند.(2)

طرحهای اجرایی ـ مطالعاتی

نظارت، هدایت و اداره امور مربوط به حج و زیارت و هیأتهای سرپرستی و راهنمایان ایجاد تأسیسات و ارائه خدمات در جهت تأمین رفاه زائران خانه خدا، عتبات عالیات از طریق برنامه ریزیهای لازم و تحکیم مبانی ارزشهای اسلامی؛ از جمله مسؤولیتهای خطیری است که در خارج از مرزهای کشور به عهده سازمان حج و زیارت نهاده شده و این سازمان را مکلّف و متعهّد به اجرای بهینه وظایف محوّله نموده تا بتواند در برقراری تسهیلات لازم جهت ادای هر چه شایسته تر فرایند عملیات حج و زیارت اقدام نماید.

طرحها و برنامه ها:

بنابر آنچه که ذکر شد، رسالتهای محوری، سازمان را بر آن داشته تا در نیل به اهداف، با بهره گیری از تکنولوژی اطلاعات و ساختار سیستمی مدیریت نوین، فصلی جدید در ساخت کار مدیریت برنامه ریزی ـ اجرایی سازمان ایجاد نماید؛ بر این مبنا، سازمان به عنوان یک سیستم باز، با مجموعه ای از زیر سیستمها مورد توجه قرار گرفته، که در عین استقلال اجرایی ارتباطات پیوسته و سیستماتیک در راستای افزایش کارایی و مطلوبیت فعالیت ها اجزای آن را به هم پیوند می دهد.

این زیر سیستمها عبارتند از:

ثبت نام اسکان

صدور گذرنامه و اخذ روادید تغذیه

حمل و نقل بهداشت و درمان

هر یک از این اجزاء سیستمی، طیف وسیعی از فعالیتهای محوری و راهبردی را شامل می شوند. با اجرای طرحهای جدید بر مبنای مطالعات پایه، سازماندهی تشکیلاتی ساماندهی اجرایی، به تدریج از فضای تجربی و سنتی به فضای مدیریت علمی تغییر می یابد؛ چرا که حج و زیارت به اعتبار اعتقادی و ملّی نظام جمهوری اسلامی، به هنگامه برگزاری فریضه حج، در شایسته ترین حالت، بین ملل اسلامی اندیشه دارد. لذا لازمه ساماندهی و بهسازی امور حج زیارت و ایجاد حالت تداوم پویا در روند توسعه خدمات رسانی به زائران، با ارائه طرحهابرنامه های جامع و اثر بخش می باشد. بر این اساس ذیلاً مروری خواهیم داشت بر طرحها و مطالعات انجام شده و در دست انجام و در دستور کار سازمان:

الف. طرحها و مطالعات انجام شده:

1 ـ ارزیابی شیوه های خدمات رسانی در حج، 1373

هدف: تعیین نقاط قوّت و ضعف شیوه موجود خدمات رسانی حج و سپس دریافت راههای بهینه سازی آن.

2 ـ بررسی عملیات حج و پیشنهاد ساختار بهینه اجرای حج، 1374

هدف: آگاهی از اثرات مثبت و منفی فرایند واگذاری بخشهایی از کار اجرایی حج به بخش خصوصی.

3 ـ بهداشت سفر حج، 1373

هدف: کاهش ابتلای حجاج به بیماری، با آشنا ساختن آنها به موازین بهداشتی و نهایتا کاهش حجم کاری پزشکان و سایر اعضای محترم هیأت پزشکی حج.

4 ـ تحلیلی بر میزان تقاضای سفر به زیارت عمره در استان اصفهان، 1373.

هدف: ارائه تحلیلی از میزان تقاضای سفر به عمره در استان اصفهان و تعیین بعضی از علل و عوامل که بر روی میزان تقاضای عزیمت به عمره اثر داشته اند.

5 ـ تجزیه و تحلیل مقدماتی از چگونگی اعزام زائران به عتبات عالیه.

هدف: تحلیلی بر چگونگی اعزام زائران به عتبات عالیه، با ارائه روشهای مختلف اعزام، تهیه مسکن و مواد غذایی.

6 ـ چشم اندازی بر تشکیل گروههای بزرگ، 1373.

هدف: بازنگری در شیوه اعزام زائران و ایجاد تغییرات بنیادی.

7 ـ حجّ تمتّعِ دولتی، خصوصی و دولتی ـ خصوصی، 1372.

هدف: تحقیق و مطالعه گزینه های مدیریت اجرایی حج به منظور رسیدن به مطلوبترین شیوه ای که می تواند نتایج پرباری را جهت هر چه بهتر برگزار کردن این مهم همراه داشته باشد.

8 ـ شمای کلی طرح تحقیق و بازنگری در شیوه تغذیه حجاج، 1373.

هدف: ایجاد تحوّل در تغذیه حجاج، همگام با پیشرفتهای علمی و تکنولوژی جهان معاصر و استفاده بهینه از امکانات و نیروها.

9 ـ طرح تحقیق پیرامون: روشهای انجام کار در سازمان حج و زیارت، 1371.

هدف: تجزیه و تحلیل خط مشی ها و روشهای انجام کار در سازمان.

10 ـ طرح تمرکز سازماندهیِ اثاثیه کاروانهای حج، 1372.

هدف: نوسازی اثاثیه کاروانهای حج، استاندارد نمودن آنها، ارتقاء سطح بهداشت از طریق حذف ظروف غیر بهداشتی قبلی و تدوین روشهای مناسب به منظور تأمین نظارت سازمان بر کم و کیف اثاثیه و ایجاد تسهیلات و رفع محدودیتها برای مدیران جدید در فراهم آوردن و کاهش هزینه های حمل و نقل و...

11 ـ طرح تأسیس شکرت حمل و نقل زائران، 1372.

هدف: تشکیل شرکت حمل و نقل هوایی با سرمایه سازمان و سهامداری نیروهای متخصص و استفاده از امکانات خارجی با اجاره هواپیما در شروع کار به منظور خدمات رسانی حمل و نقل به متقاضیان.

12 ـ طرح چند نرخی کردن سفرهای زیارتی؛ عمره مفرده و سوریه، 1371.

هدف: کاهش حجم زیاد اعتراضات و شکایات زائران و بهبود شیوه کار.

13 ـ طرح جامع تغییر ساختار هیأت پزشکی حج، 1374.

هدف: افزایش بهره وری در سیستم ارائه خدمات پزشکی و پیراپزشکی به زائران بیت اللّه الحرام.

14 ـ طرح بررسی و تحلیل آماری از ثبت نام کنندگان عمره سال 1373.

اهداف: مقایسه آمار شرکت کنندگان در قرعه کشی عمره سال 1373 سنددار و بدون سند به تفکیک استانهای مختلف.

مقایسه آمار کلّ شرکت کنندگان در قرعه کشی عمره سال 1373 به تفکیک استانهای مختلف.

بررسی و تحلیل بعضی عوامل مؤثر بر روی تغییرات تقاضای انجام عمره در استانهای مختلف.

15 ـ طرح منطقه ای کردن فعالیتهای حج و زیارت از دیدگاه مالی، 1373.

هدف: برنامه ریزی و کنترل منابع مالی به منظور بهره برداری بیشتر از امکانات مالی افزایش کارایی سازمان.

16 ـ مطالعه و بررسی روشهای اجرایی بهینه امور حج، با توجه به سیاست های آزاد سازی و خصوصی سازی، 1372.

هدف: بررسی اثرات «آزاد سازی» و «خصوصی سازی» در اعزام حجاج و «شقوق مختلف اعزام حجاج» شامل روش عاملیت متمرکز و دولتی، خصوصی سازی یکباره خصوصی سازی تدریجی، و روش مختلف یا تسهیمی.

17 ـ مدیریت پی گیری فرامین در سازمان حج، 1374.

هدف: ارائه مدلی از چرخه منظم «کار ـ اجرا» و برنامه ریزی کانون کنترل و ارزیابی تحلیلی کارکردها.

18 ـ نگرشی بر چگونگی سیر تحول تأمین مسکن حجاج (قبل و بعد از انقلاب)، 1373.

هدف: تعیین تحوّلات ادواری چگونگی تأمین مسکن حجاج و شناخت روند توسعه.

ب. طرحها و مطالعات در دست انجام:

1 ـ پروژه استطاعت مالی، 1374.

هدف: فراگرد آوردن اطلاعات پایه، جهت تدوین برنامه های اجرایی در چشم اندازهای زمانی حال و آینده با کاربست اصول و مبانی معتبر تحقیق و پژوهش حول مبانی فقهی به عنوان شاخص اصلی برنامه ریزی ـ اجرایی در رسیدن به حجم آماری قابلیتها و توانهای بالقوه سازمانی، مستند و قابل استدلال.

2 ـ طرح «تداوم آموزش مدیران و عوامل خدماتی کاروانها»، 1374.

هدف: اجرای برنامه های آموزشی کارساز و اثر بخش به منظور افزایش کارایی درونی برونی مدیران و معاونان کاروانها، با آشنا سازی دقیق گروه مورد آموزش با مبانی فقهی، سیاسی، اخلاقی و معارف حج و اصول و فنونی که در این راستا صحت و اعتبار آنها به تدریج در میدان عمل به اثبات رسیده است.

3 ـ پروژه طرح و اجرای نظامهای حسابداری مالی در بهای تمام شده، 1373.

هدف: رفع نارساییها و کمبودها در زمینه های مختلف سیستمهای حسابداری مالی، ایجاد تغییرات و اصلاحات اساسی در سیستمهای فعلی حسابداری و سیستمهای مرتبط ارائه نظامهای حسابداری مالی و صنعتی سازمان.

4 ـ مروری بر چگونگی حمل و نقل حجاج (قبل و بعد از انقلاب)، 1374.

هدف: نگرشی بر فرایند کار با درونه ای فشرده به منظور مقایسه سیر تحوّلات حمل نقل زائران تا کنون.

5 ـ نگرشی بر فعالیتهای امداد گمشدگان در دهه اخیر، 1374.

هدف: فراگرد آوردن اطلاعات موجود پیرامون فعالیت امداد گمشدگان از اذهان کارگزاران و رسیدن به مناسب ترین ساختار کاریِ پیش بینی شده با طرح مناسب ترین شبکه مدیریتی و ارائه چند سناریو.

ج. طرحها و مطالعات در دستور کار:

1 ـ طرح جامع مطالعات بهسازی امور حج و زیارت، مشتمل بر پروژه های:

پروژه مطالعات سیستمیک حج و زیارت.

پروژه مقررات و استانداردهای عملیاتی.

پروژه امکان سنجی بسط و گسترش فعالیتهای سازمان در خصوص اماکن مقدسه داخل و خارج کشور.

پروژه امکان سنجی شرکت در فعالیتهای اقتصادی کشور، بر مبنای توان استعدادهای بالقوه سازمان.

سنتز پروژه های چهارگانه.

هدف: رسیدن به فضای بهینه مدیرت استراتژیکِ واحدهای سرویس دهنده، بررسی ابعاد نیازهای متقاضیان ونحوه برخورد با این نیازها، طراحی نحوه ارائه خدمات ـ ابعاد استراتژیک خدمات و نحوه اندازه گیری آنها، مدیریت شکایات و کنترل انتظارات و نهایتا دستیابی به بهترین سیستمهای خدماتی در مواجهه سرویس دهنده و سرویس گیرنده (انسان در مقابل انسان) و به عبارتی بهبود سیستمهای عملیاتی به منظور بهینه سازی عوامل سه گانه زمان، هزینه و کیفیت دستیابی به اهداف بر اساس امکانات، محدودیتها، نیازها و اولویتها، با ارائه مدل ریاضی ـ گرافیکی.

2 ـ تأسیس مرکز «دیداری ـ شنیداری حج و زیارت» با بخشهای:

موزه و نمایشگاه حج و زیارت.

کتابخانه تخصصی.

بانک اطلاعات.

هدف: تمرکز، ساماندهی و نظام بخشی به گنجینه فرهنگ حج و زیارت و یادمانهای پراکنده، در معرفی و عرضه داشت عمق اثرات فرهنگ حج و زیارت در جامعه ایران اسلامی از آغاز ورود اسلام به گستره ایران زمین تاکنون.

پی نوشتها:

1 ـ ناظر بر مقررات مربوط به حجاج، امور مربوط به سرپرستی حجاج و مقررات مخصوص مربوط به سازمان اوقاف.

2 ـ منابع:

1 ـ روند شکل گیری و فعالیتهای سازمان حج و زیارت، 1372

2 ـ مجموعه اهداف و وظایف و پستهای سازمانی حوزه مرکزی سازمان حج و زیارت، از انتشارات سازمان امور اداری استخدامی کشور، 1371