تجزيه و تحليل شغل

تجزيه و تحليل شغل

تجزيه و تحليل شغل، شرح خلاصه وظايف و مسئوليتهاي شغل، رابطه آن شغل با مشاغل ديگر، دانش و مهارتهاي لازم براي انجام دادن آن، و شرايط کار است

هنگام تجزيه و تحليل شغل بايد توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام مي شود گزارش کرد، نه آنچنان که در گذشته انجام مي شده يا آنچنان که بايد انجام شود، يا آنچنان که در سازمانها و مؤسسات مشابه ديگر انجام مي شود.

مطالعه و بررسي اينکه شغل چگونه بايد انجام گيرد، معمولاً بعد از تجزيه و تحليل شغل صورت مي پذيرد و وظيفه اي است که بر عهده متخصصان روش سنجي يا مهندسان صنايع است.

مراحل تجزيه و تحليل شغل:

1- بررسي کلي سازمان- کل سازمان بررسي مي گردد تا معتوم شود مشاغل فعلي با بافت و اهداف کلي آن هماهنگي و مطابقت دارد يا خير.

2- تعيين منظور از تجزيه و تحليل شغل و موارد استفاده آن

3- انتخاب مشاغل بطور نمونه

4- جمع آوري اطلاعات در باره هر شغل و خصوصياتي که شاغل آن بايد دارا باشد تا بتواند از عهده کارش برآيد.

5- تنظيم شرح شغل

6- تنظيم شرايط احراز شغل

7- طراحي شغل- تنظيم وظايف و مسئوليتها در يک شغل يا گروهي از مشاغل وابسته به يکديگر به نحوي است ه حداکثر بازدهي به دست آيد و باعث رضايت، رشد و پيشرفت و در نهايت بهبود کيفيت زندگي کاري کارکنان شود.

8- ارزيابي و اصلاحات لازم

روشهاي تجزيه و تحليل شغل: 1- مشاهده مستقيم، 2- مصاحبه، 3- پرسشنامه، 4- مصاحبه گروهي، 5- نشست با متخصصان، 6- ثبت وقايع، 7- پرسشنامه تجزيه و تحليل سمت ( PAQ- Post Analysis Questionnaire )

مشاهده مستقيم- از يادداشتهاي مشاهده مستقيم مواردي از قبيل چه کاري چگونه انجام مي گيرد، چه مدت زماني صرف انجام دادن آن مي شود، شرايط محيطي کار چيست و از چه ابزار و آلاتي استفاده مي شود. استخراج مي گردد.

از روش مشاهده بيشتر براي تجزيه و تحليل مشاغل ساده، يعني مشاغلي که تکراري و زمان انجامشان کوتاه است، استفاده مي شود.

روش مشاهده مستقيم براي مشاغلي مانند کار يک محقق، دانشمند، وکيل دادگستري يا رياضيدان که قسمت زيادي از آن را فعاليت فکري تشکيل مي دهد، مناسب نيست.

تحليلگر کار با روش مستقيم بايد دقت داشته باشد که حضور او در محيط کار در روال عادي آن تأثير نگذارد. در غير اين صورت اطلاعات حاصله اعتبار چنداني نخواهد داشت.

مصاحبه- مصاحبه به دوصورت آزاد و بسته انجام مي شود. در مصاحبه آزاد که حاصل تجربيات هاتورت است. چهر چوب يا محتواي مشخص و از پيش تعيين شده اي ندارد و جو مصاحبه و رابطه اي که ميان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود مي آيد، مسير و شکل آن را تعيين مي کند. در مصاحبه بسته (منظم) چهار چوب مصاحبه کاملاً معلوم است و سئوالات از قبل تعيين شده اند. تهيه فهرستي از سئوالات و رعايت ترتيب منظمي در طرح آنها و نيز قابليت تطبيق و مقايسه اطلاعات از مزاياي محاسبه بسته مي باشد.

مصاحبه (آزاد يا بسته) به سه صورت انجام مي شود.

- مصاحبه انفرادي با متصدي شغل

- مصاجبه گروهي با کارکناني که شغلهاي يکسان دارند.

- مصاحبه با سرپرستان يا کساني که انتظار مي رود آشنايي کامل با شغل داشته باشند.

نکات مهم در مصاحبه:

- از ميان کارکنان بايد کساني را انتخاب کرد که بيشترين دانش و اطلاعات را در باره شغل داشته باشند.

- بايد رابطه خوب و دوستانه اي با مصاحبه شونده برقرار نمود.

- مصاحبه بايد تا حد ممکن منظم و سازمان يافته باشد و بدين منظور از فرمهاي استانداردي شامل سئوالات از قبل تعيين شده و فضايي براي ثبت پاسخها به وسيله تحليلگر، استفاده شود. بايد دقت نمود که پاسخ دهنده را مقيد به پاسخگويي در چهارچوب تعيين شده اي نکرد و به او اجازه داد در صورت تمايل، نظرات خود را ابراز نمايد.

- در مواردي که وظايف در بعضي از مشاغل روال خاصي ندارد و مرتباً تکرار نمي شود بايد از شاغل خواست که فهرستي از وظايف خود را به ترتيب اهميت و کثرت وقوع تهيه کند و در اختيار تحليلگر بگذارد.

- بعد از خاتمه مصاحبه، اطلاعات به دست آمده بايد مرور شود و صحت آن تأييد گردد. اين کار معمولاً از طريق ارتباط با سرپرست مستقيم مصاحبه شونده انجام مي گيرد.

مزايا و معايب مصاحبه

مهمترين ويژگي مصاحبه اين است که دو طرف رو در رو با يکديگر صحبت مي کنند. در ايت ارتباط مستقيم مسائلي آشکار مي شوند که معمولاً در روشهاي ديگر پنهان باقي مي ماند.

با وجود مزاياي روش مصاحبه، به دليل امکان جمع آوري اطلاعات نادرست، روايي و پايايي اين روش پايين است.

پرسشنامه- پرسشنامه هايي که براي تجزيه و تحليل شغل طراحي مي شوند بين چهار تا شش صفحه بوده، شامل هر دو نوع سئوالات عيني (سئوالاتي که احتياج به تحليل ندارند) و قضاوتي (سئوالاتي که بايد مورد تحليل قرار گيرند) هستند. تجزيه و تحليل مشاغل ممکن است براي مطالعه و شناخت مشاغل فعلي با شد يا مشاغلي که در آينده در سازمان به وجود خواهند آمد.

به منظور تجزيه و تحليل مشاغل جديد معمولاً پرسشنامه براي فردي فرستاده مي شود که انتظار مي رود سرپرستي متصديان اين مشاغل را در سازمان عهده دار گردد.

نکات مهم در طراحي پرسشنامه

- تعدادسئوالات بايد کم باشد

- براي پاسخ دهنده ها بايد کاملاً روشن باشد که چرا به سئوالات پاسخ مي دهند و از جوابها چه استفاده اي خواهد شد.

- سئوالات پرسشنامه بايد ساده و قابل فهم باشد.

- پيش از پخش پرسشنامه بايد آن را سنجيد.

مزايا و معايب پرسشنامه

پرسشنامه کم هزينه ترين روش جمع آوري اطلاعات است و با استفاده از آن مي توان در زمان نسبتاً کوتاهي، اطلاعات زيادي به دست آورد، اما همواره اين اشکال وجود دارد که پاسخ دهنده به تمام سئوالات پاسخ ندهد يا پاسخ درست ندهد، يا قبل از برگرداندن پرسشنامه به تحليلگر، آن را براي مدت زيادي نزد خود نگهدارد.

مصاحبه گروهي- مصاحبه گروهي شبيه به مصاحبه انفرادي است با اين تفاوت که به جاي مصاحبه با يک نفر، با همه کساني که داراي مشاغل يکساني در سازمان هستند به طور همزمان مصاحبه مي شود. اطلاعاتي که از اين طريق به دست مي آيد، دقيق تر و کاملتر از اطلاعاتي است که از مصاحبه انفرادي به دست مي آيد. با اين حال پويايي و هنجارهاي گروه ممکن است سودمندي و اثربخشي اين روش را کاهش دهد.

نشست متخصصان- در اين روش جلساتي تشکيل مي شود و از کساني که دانش و اطلاعات زيادي در باره شغل دارند، دعوت و نظرخواهي مي شود.

ثبت وقايع- در اين روش از متصدي شغل خواسته مي شود که فعاليتهاي روزانه خود را يادداشت کند. ثبت وقايع بهترين روش براي کسب اطلاعات دست اول محسوب مي شود ولي دشوار و وقت گير است.

پرسشنامه تجزيه و تحليل شغل- پرسشنامه تجزيه و تحليل سمت (PAQ) يک روش مقداري براي تجزيه و تحليل مشاغل مي باشد که در اوايل دهه 1970 به وسيله مک کورميک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع گرديد.

در اين پرسشنامه فعاليتهاي هر شغل به شش طبقه اصلي تقسيم گرديده است. عناصر مهم در هر يک از اين طبقات ششگانه نيز شناسايي شده اند. منظور از ((عنصر))، حرکت يا عملي است که در کار انجام مي گيردو جزئي از آن به شمار مي آيد. در مجموع، 194 عنصر که معرف تمام فعاليتهاي ممکن در هر شغل است شناسايي و فهرست گرديده اند.

طبقات ششگانه عبارتند از: 1- منابع اطلاعاتي (35 عنصر)، 2- فعاليتهاي فکري (14 عنصر)، 3- فعاليتهاي جسماني (49 عنصر)، 4- برقراري ارتباط با ديگران (36 عنصر)، 5- زمينه شغل (19 عنصر)، 6- ساير فعاليتهاي شغل (41 عنصر)

تحقيقاتي که در باره ًَ انجام گرفته است، پايايي و روايي آن را تأييد کرده است. اين روش کاربرد وسيعي دارد و براي تجزيه و تحليل انواع مشاغل از آن استفاده مي شود. معايب اين روش طولاني بودن، زبان فني و سيستم ارزيابي پيچيده و مشکل آن است.

تنظيم شرح شغل و شرايط احراز شغل

اطلاعاتي که از تجزيه و تحليل شغل به دست مي آيد. به صورت شرح شغل و شرايط احراز شغل، به فرمهاي خاصي منتقل مي گردند. در شرح شغل، وظايف، مسئوليتها و شرايط کلي کار به طور خلاصه درج مي شود. شرايط احراز شغل نيز شرح حداقل شرايطي است که متصدي شغل بايد دارا باشد تا بتواند با موفقيت از عهده کار برآيد.

تنظيم شرح شغل

شرح شغل توضيح مي دهد که متصدي شغل چه وظايفي را چگونه و در چه شرايطي انجام مي دهد و شامل اطلاعاتي به شرح زير مي باشد.

الف) شناسنامه شغل (شامل: 1- عنوان شغل، 2- کد (شماره پست سازماني)، 3- نويسنده شرح شغل، 4- تاريخ تحرير شرح شغل، 5- تصويب کننده، 6- جايگاه شغل در سلسله مراتب سازماني، 7- عنوان سرپرست مستقيم شاغل، 8- پايه و رتبه شغل، 9- حداقل و حداکثر حقوقي که به شغل تعلق مي گيرد.

ب) خلاصه شغل- بيان کلي وظايف اصلي شغل

ج) ارتباطات اداري (داخل و خارج از سازمان)

د) شرح وظايف و مسئوليتها

هـ) اختيارات (شانمل: حدود اختيارات شاغل، محدوده تصميم گيري، تعداد افرادي که به طور مستقيم از او دستور مي گيرند، سقف بودجه در اختيار شاغل)

و) معيار عملکرد- منظور از معيار عملکرد، فهرستي از ضوابط و موازيني است که انتظار مي رود با رعايت آن، متصدي شغل وظايف و مسئوليتهاي اصلي خود را آن طور که در شرح شغل آمده است، بدرستي انجام دهد و به وسيله آن بتوان عملکرد واقعي وي را ارزيابي کرد.

ز) محيط و شرايط کار

تنظيم شرايط احراز شغل

فرم شرايط احراز شغل از يک طرف، راهنمايي براي کارمند يابي است و از طرف ديگر از آن در طراحي آزمونهاي انتخابي، يعني آزمونهايي که توانائيهاي متقاضيان شغل را مي سنجد، استفاده مي شود.

روشهاي تنظيم شرايط احراز شغل

1- اظهارات صاحبنظران (روش قضاوتي): در اين روش از کارشناسان، سرپرستان و مديراني که با شغل آشنايي دارند سئوال مي شود کسي که شغل مورد نظر به او واگذار مي گردد بايد داراي چه تحصيلات، تخصص و مهارتهايي باشد، چه دوره هايي را گذرانده باشد و استعداد, هوش و شعورش در چه حدي باشد تا بتواند با شايستگي عهده دار آن شود.

2- تجزيه و تحليل آماري: در اين روش که منطقي ترين و در عين حال دشوارترين روش است، رابطه ميان متغيرهايي از قبيل اندازه قد، قوه بينايي، قدرت جسماني، ... و توانايي کارمند در انجام دادن وظايفش تعيين مي گردد، و از طريق علمي اثبات مي شود.

کاربرد تجزيه و تحليل شغل:

کاربرد تجزيه و تحليل شغل عبارتند از: کارمند يابي، انتخاب و انتصاب، آموزش، ايمني، ارزيابي عملکرد، حقوق و دستمزد و طراحي شغل. علاوه بر موارد مذکور، از تجزيه و تحليل شغل در برنامه ريزي نيروي انساني، تحقيق و پژوهش و تنظيم قوانين و مقررات استخدامي استفاده مي شود.

مشکلات تجزيه و تحليل شغل:

الف) واکنش کارکنان

ب) کاستيهاي فرآيند تجزيه و تحليل شغل

طراحي شغل

براي طراحي شغل معمولاً از چهار روش استفاده مي شود: 1) روش مديريت علمي، 2) روش انگيزشي، 3) روش سيستمي، 4) روش مبتني بر ويژگيهاي عامل انساني

1) روش مديريت علمي (روشهاي حرکت سنجي و زمان سنجي): تقسم کار، تخصصي کردن شغل و ساده کردن کار، از جمله نکاتي است که تيلور در طراحي مشاغل مورد توجه قرار مي داد.

2) روش انگيزشي: بر اساس روش انگيزشي مشاغل بايد به گونه اي طراحي شود که باعث رضايت کارکنان و ايجاد انگيزه در آنان گردد. روش انگيزشي بر اساس نظريه هاي زير پيشنهاد گرديده است:

نظريه دو عاملي هرزبرگ- در اين نظريه، هرزبرگ از دو عامل بهداشتي و انگيزشي صحبت مي کند و معتقد است در حالي که فقدان عوامل بهداشتي باعث شکايت و نارضايتي مي شود، وجود آنها تأثيري در رضايت يا ايجاد انگيزه ندارد. اما وجود عوامل انگيزشي- که به ماهيت کار بر مي گردد- باعث رضايت شغلي و ايجاد انگيزه مي گردد. بر اساس اين نظريه روشهايي براي طراحي شغل، تحت عنوان کلي غني سازي شغل به اجرا در مي آيد و با تفويض اختياراتي به کارکنان، وظايفي که معمولاً به عهده سرپرستان است به ايشان واگذار مي گردد.

نظريه فعال سازي- طرفداران اين نظريه معتقدند که بايد با ايجاد تنوع در کار و کاهش خستگي، کارکنان را فعال کرد. با توجه به اين مطلب، تنوع در کار براي کاهش خستگي بايد مبناي طراحي مشاغل باشد. گردش شغلي يکي از روشهايي است که به اين منظور به کار گرفته مي شود.

نظريه ويژگيهاي شغل- اين نظريه مانند نظريه هرزبرگ، معتقد است کارکنان هنگامي براي انجام دادن کار انگيزه خواهند داشت که احساس کنند شغلشان با ارزش است و از چگونگي عملکرد خود باز خور مي گيرند. برخلاف نظريه هرزبرگ که در آن توصيه خاصي براي طراحي شغل ارائه نمي شود، در نظريه ويژگيهاي شغل، ابعاد کار به شرح زير در طراحي شغل مورد توجه قرار مي گيرد:

1. انجام کار بايد به مجموعه اي از مهارتها و توانائيهاي گوناگون و متنوع نياز داشته باشد.

2. هويت کار بايد معلوم باشد. يعني به جاي جزئي از کار، کارکنان بايد يک کار را به طور کامل انجام دهند.

3. کار بايد مهم به شمار آيد.

4. طراحي شغل بايد به گونه اي باشد که شاغل آن استقلال و آزادي عمل داشته باشد و بتواند در باره رويه کار، تصميم گيري کند.

5. طراحي شغل بايد به گونه اي باشد که شاغل بتواند از عملکرد خود بازخور بگيرد.

3) روش سيستمي- منظور از روش سيستمي اين است که به جاي طراحي تک تک مشاغل، سيستم کار به نحوي طراحي شود که ابعاد اجتماعي و فني کار، مکمل يکديگر باشند.

در روش سيستمي، مانند روش مديريت علمي، هدف اين است که کارآيي عمليات افزابش يابد، ولي بر خلاف روش مديريت علمي، به جاي توجه به افزايش کارآيي در تمام وظايف شغل، به وظايفي توجه مي شود که نقش مهمي در روال کار دارند. همچنين به کارکنان اجازه داده مي شود در باره نحوه انجام دادن اين وظايف، تصميم گرفته، هرگونه اشتباهي را خود در مبداء اصلاح کنند.

4) روش مبتني بر ويژگيهاي عامل انساني- طراحي شغل بر اين اساس به دو روش مجزا از يکديگر تقسيم شده است. در روش اول، شغل بر اساس ويژگيهاي زيستي و جسمي انسان طراحي مي شود. در اين روش که ارگونوميکز، به معني سازگاري با وضعيت فيزيکي افراد، خوانده شده است، سعي مي شود با طراحي صحيح کار از بروز عوارض فيزيولوژيکي منفي که معمولاً در نتيجه انجام غلط کار در کارکنان به وجود مي آيد، جلوگيري گردد.

در روش دوم که روش ادراکي- حرکتي خوانده شده است، پيلمدهاي رواني تماس انسان با ماشين آلات، ابزار و وسايل و ساير عوامل در محيط کار و چگونگي تأثيرشان بر عملکرد کارکنان مورد توجه قرار مي گيرد.

تجزيه و تحليل شغل

مطالب مشابه :

روش هاي تجزيه و تحليل اطلاعات

روش تحقیق(روش هاي تجزيه و تحليل اطلاعات و برنامه ريزی اجرا )

سارا فلاحی/تجزیه و تحلیل اطلاعات

روش تجزیه و تحلیل داده ها

عنـوان پژوهش : تجزيه و تحليل فرآيندهاي شركت ایران پارس مبتني بر روش PBSA

روش هاي تحقيق در علوم اجتماعي ( 5 )

تجزيه و تحليل شغل

روش هاي جمع آوري اطلاعات

روشهاي تجزيه و تحليل عوامل شكست و آثار آنFMEA