مراحل نگارش نامه

رعایت مراحل نگارش
که به ترتیب زیر است:
الف) تفکر و دقت:
ذهن خالی از اندیشه چیزی بر نمی تراود و بدون اندیشه کاری به سامان نمی رسد. باید ببینیم که موضوع چیست ، ما با چه مساله یا پدیده ای روبه رو هستیم و چه می خواهیم بنویسیم.
ب) طرح:
دقت و اندیشه باعث می شود که طرح نوشته در ذهن ما شکل گیرد.طرح هر نوشته عبارت است از نقشه کار یا فهرست نکات اصلی که باید به ترتیب نوشته شوند. به بیان دیگر رئوس مطالبی را که باید بنویسیم را روی کاغذ می آوریم و به دقت می خوانیم تا چیزی از قلم نیفتد و یا تکراری صورت نگیرد.
ج) گردآوری اطلاعات:
پیش از آغاز نگارش باید راه ها و چگونگی دسترسی به منابع و ماخذ را مورد بررسی قرار دهیم.
د) تهیه پیش نویس
ه) خواندن پیش نویس
در این مرحله نوشته را از نظر انشایی و دستوری و محتوا چک می کنیم و جملات اضافی و نارسا را حذف می کنیم.
و) پاکنویس یا ماشین کردن
ز) مطالعه و بررسی دقیق نوشته ی پاک نویس شده یا ماشین شده.
قسمت های مختلف یک نامه (نامه ی فارسی)
شکل و قالب یک نامه ی استاندارد در زیر آمده است:

1- تاریخ: معمولا در بالای نامه و در گوشه ی سمت چپ نوشته می شود. تاریخ نامه را همیشه باید کامل بنویسیم ، مثلا شنبه 23 خردادماه 1375.
2- نام و نام خانوادگی و نشانی نویسنده نامه: نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه نوشته می شود.گر برای کسی نامه می نویسیم که ما را خوب می شناسد و همیشه با هم مکاتبه داریم ، او با خواندن نام ما ، در آخر نامه می تواند بفهمد که این نامه را چه کسی نوشته است.اما اگر برای کسی نامه می نویسیم که زیاد با ما آشنا نیست، یا نخستین بار است که برای او نامه می نویسیم ، حتما باید نام و نشانی خود را اضافه بر پاکت در نامه هم بنویسیم ، نام و نشانی برای این است که کسی که می خواهد به نامه پاسخ دهد بداند آن را به اسم چه کسی و به کجا بفرستد.
بعضی از مردم نام و نشانی خود را فقط روی پاکت می نویسند که اگر پاکت نامه گم شود یا نام و نشانی روی پاکت به هر علتی پاک یا سیاه شود دیگر نشانی نویسنده ی نامه را نمی شود خواند. بهتر است همیشه نام و نشانی خود را در نامه هم بنویسیم.
3- عنوان گیرنده ی نامه: نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود.چند نمونه از عنوان هایی را که برای خویشان یا دوستان خود به کار می بریم می خوانیم:
پسر عزیزم
خواهر مهربانم
دوست ارجمندم
پدر بزرگوارم
اگر بخواهیم نامه را به یک اداره یه سازمان دولتی بفرستیم :
• همراه با درج نام مخاطب:
جناب آقای .... وزیر محترم دادگستری
آقای ..... سرپرست محترم دانشکده اقتصاد
سرکار خانم .... ریاست محترم بخش فروش شرکت مادایران

• با درج سمت مخاطب بدون اشاره به نام او:
مقام محترم مدیر کل اداری و مالی وزارت کشور
مقام معظم وزارت فرهنگ و ارشاد

• بدون خطاب به نام و مقام ، مستقیما به عنوان وزارتخانه یا اداره ی مورد نظر:
دادگاه محترم شهرستان کرج
بانک توسعه ی صادرات ایران
شرکت محترم تحقیق و توسعه ی علوم فردا

بهتر است عنوان نامه را با کمی فاصله ، زیر تاریخ نامه بنویسیم و از گوشه ی راست کاغذ نیز تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر فاصله داشته باشد.

3- متن نامه: نوشتن متن نامه را همیشه از یک سطر پایین تر از عنوان نامه شروع می کنیم.
کار دیگر در نامه نویسی ، حاشیه گذاشتن برای نامه است. یک نوشته ی خوب باید از دو طرف کاغذ حاشیه سفید داشته باشد ، حاشیه سفید خواندن آن نوشته را آسان تر می کند.
آغاز هر سطر از نوشته ی ما باید تقریبا به اندازه ی دو سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.
در یک نامه ممکن است بخواهیم درباره ی چند موضوع بنویسیم. هر موضوع تازه را باید از سر سطر شروع کنیم و وقتی که آن موضوع تمام شد، موضوع بعدی را دوباره از سر سطر بنویسیم. سطر اول هر موضوع تازه هم که در نامه می نویسیم ، باید تقریبا به اندازه ی سه سانتیمتر از لبه ی کاغذ فاصله داشته باشد.

4- عبارت پایان نامه: در پایان نامه پس از تمام شدن مطلب و قبل از امضا ، لازم است چند کلمه که حاکی از احترام یا محبت، نسبت به مخاطب نامه باشد بنویسیم.
عبارت پایان نامه را مانند خطاب و عنوان برای هر کس متناسب با مقام و سن و شخصیت او می نویسیم.
در نامه های رسمی و اداری و بازرگانی نیز اگر به مقام شخصیت مهمی نوشته شود به تناسب، عباراتی از این قبیل در آخر نامه می آورند:
با تقدیم احترام
با احترامات بسیار
با احترام و سپاس قبلی
از اقدامی که معمول خواهید فرمود پیشاپیش سپاسگذاری می کند.

برخی در نامه های خصوصی و دوستانه و خانوادگی بعد از متن نامه و قبل از عبارت پایان نامه جمله هایی حاکی از محبت مانند زیر می آورند:
سعادت و سلامت آن دوست عزیز و مهربانم را خواهانم
موفقیت روز افزون آن دوست ارجمند آرزوی قلبی من است
دوستدار تو                                   از خدای بزرگ برایت سلامت آرزو می کنم
ارادتمند                                       با تقدیم احترامات
به امید دیدار تو                               با سپاسگذاری فراوان
در انتظار نامه ی تو                         با احترامات بسیار
به امید موفقیت                                با حقشناسی و سپاسگذاری بسیار
همسر وفادارت                               دوست همیشگی تو

5- درست نویسی: همه ی محاسن نامه با یک یا چند غلط املایی و انشایی گاهی از بین می رود. فلذا اگر در املای کلمه ای تردید کردیم و ناچار بودیم که در نامه به کار ببریم باید حتما به کتاب لغت مراجعه کنیم یا از شخص مطلعی بپرسیم.

6- امضا: وقتی نامه را تمام کردیم و عبارت پایان نامه را نوشتیم باید آن را امضا کنیم. جای امضای نامه، زیر یا سمت چپ عبارت پایان نامه است. برخی عادت دارند که زیر امضا نیز تاریخ می گذارند که این کار نشان دهنده ی دقت امضا کننده است.

7- نوشتن روی پاکت: نشانی فرستنده ی نامه معمولا در بالا و سمت چپ پاکت نامه نوشته می شود و نشانی گیرنده نامه معمولا در قسمت پایین و سمت راست پاکت نامه نوشته می شود . تمبر معمولا بالا و سمت راست چسبیده می شود و سمت چپ و پایین محل بارکد و مهر اداره ی پست است.
همیشه روی پاکت را پیش از آنکه در آن را بچسبانیم می نویسیم. زیرا ممکن است که در یک روز فرصت کنیم و چند نامه را برای چند نفر بنویسیم ، اگر قبلا نامه ها را در پاکت بگذاریم و در آنها را بچسبانیم ، گاهی ممکن است که نامه ای را اشتباها برای دیگری بنویسیم.
درست نوشتن روی پاکت خیلی مهم است ، چون اگر نام و نشانی گیرنده ی نامه را درست ننویسیم هرگز نامه ی ما به دست او نخواهد رسید.
روی یک پاکت نامه باید اینها را بنویسیم: نام شهر ، نشانی گیرنده ی نامه ، نام و نشانی فرستنده ی نامه.
نشانی گیرنده ی نامه: نشانی گیرنده ی نامه یعنی: نام خیابان ، نام کوچه و شماره ی خانه کسی که نامه را برای او نوشته ایم و او در آنجا زندگی می کند. نشانی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نام شهر ، به خط خوانا می نویسیم.

نام گیرنده ی نامه: نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه را کمی پایین تر از نشانی او ، با خط خوب و خوانا می نویسیم. نباید قبل یا بعد از نام و نام خانوادگی گیرنده ی نامه کلمه های اضافی بنویسیم. این کلمات اضافی مثل: (دوست بسیار عزیزم) یا (حضور مبارک) که بعضی روی پاکت می نویسند ، کار نامه رسان را مشکل می کند. اگر کسی که برایش نامه می نویسیم مرد است ، کلمه ی "آقای" یا "جناب" و اگر زن است کلمه ی "بانو" یا "خانم" را قبل از نام او می نویسیم.

نام و نشانی فرستنده ی نامه: نام و نشانی خودمان را بهتر است نزدیک لبه ی پایین پاکت ، کمی ریز تر از نوشته های دیگر بنویسیم. نوشتن این نام و نشانی برای این است که اگر نامه ی ما به دست کسی که نامه را برایش نوشته ایم نرسد ، اداره ی پست آن را به نام و نشانی خودمان برای ما پس بفرستد. بعضی از مردم به جای کلمه ی نشانی ، "آدرس" را به کار می برند. آدرس و نشانی هر دو به یک معنی است ولی کاربرد کلمه ی نشانی که کلمه ای فارسی است بهتر است.

اگر بخواهیم نامه ی خود را به وسیله ی کسی برای شخصی دیگر بفرستیم ، باید جلوی نام کسی که نامه را به وسیله ی او می فرستیم ، فقط کلمه ی "وسیله ی" را بنویسیم ، نام شخصی هم که باید نامه را باز کند و بخواند ، یک سطر پایین تر از نام گیرنده ی پاکت می نویسیم.

نامه نگاری تجاری(بین المللی)

بيان نظرات، رويدادها، روشهاي كار، مسائل، انتظارات، درخواستها، توضيحات، پيشنهادها و نظاير آنها بايد چنان واضح باشد كه نه فقط خواننده آنها را بفهمد بلكه انگيزه‌اي پيدا كند كه به طور دلخواه به‌آنهاپاسخ دهد و ظيفه شما بعنوان نويسنده‌اي در كارتجاري،كسب نتايج موردنظرتان است.
با وجود اين امروزه افراد زمان كوتاه‌ترين براي توجه و اشتغال فكري بسيار بيشتري از گذشته دارند. رقابت براي حضور آنان هرگز چنان شديد، و زيان اشتباه هرگز چنان زياد نبوده است. هيچ گاه يك پيام مجبور نبوده است همچون زمان حاضر براي جلب توجه، تفاهم و پذيرش به رقابت بپردازد.
علاوه بر آن، مردم چنان عادت كرده‌اند اطلاعات خود را از تلويزيون، صفحه رايانه و حتي، هنوز، از راديو بگيرند كه ارتباط نوشتاري با مقابله‌اي جدي روبه‌روست.
افراد گرفتار از خواندن نفرت دارند. به همين دليل اين كتاب نوشته شده است. زمان و امكان كافي را كه شايسته آن است به آن بدهيد زيرا لازم است به طور مؤثر بنويسيد. آيا چنين نيست؟
در جدول زیر تعدادی از وسایل ارتباطی در تجارت و همچنین اهدافی که آنها دنبال می کنند آورده شده است:
جدول هدف/ وسيله ارتباطات
هدف/ وسيله اطلاع اخبار تفاهم ترغيب اطمينان آموزش توضيح معامله
آگهي X X  X X   X
مقاله X  X X X  X
زمينه‌ساز X  X    X
كتاب X  X X  X X
بروشور X   X   X X
كاتالوگ X   X   X X
پست الكترونيكي X X  X X  X X
نامه X X  X X  X X
دفتر راهنما X  X   X X
چند رسانه‌اي X  X X  X X
خبر نامه X X  X X  X
تابلو اطلاعات X X  X X  X
اطلاعايه مطبوعاتي X X   X
پيشنهاد    X   X X
پرسش و پاسخ X  X   X X
تابلو X    X X X
اسلايد X  X X  X X
سخنراني X  X   X
شرح وظايف   X   X X
فيلمنامه ويدئويي X  X X X X X

همان طور که ملاحظه می شود در امر تجارت یک نامه می تواند برای مطلع کردن ، دادن اخبار و اطلاعات ، ترغیب کردن ، اطمینان دادن ، توضیح دادن و سرانجام معامله کردن استفاده شود.

نامه
دريتون بيرد در بازاريابي مستقيم مي‌گويد: «نامه عنصر كليدي در پست مستقيم است. نامه اظهارنظر مي‌كند، انساني‌تر مي‌سازد، بزرگنمايي مي‌كند، و حقايق موجود در ساير متون را مي‌فروشد.»
اگر ممكن باشد، نامه را شخصي كنيد- اين كار با فهرستهاي پستي پيچيده و رايانه كار آساني است. اما متوجه باشيد كه دچار اشتباه نشويد، و رايانه هم كار را خراب نكند.
نوشتن يك نامه پستي مستقيم، همچون هر گونه ارتباط ديگر، ايجاب مي‌كند كه شما خود را در وضعيت ذهني خواننده بگذاريد. چه چيزي شما را وادار مي‌كند كه بخواهيد آن را بخوانيد؟ الگوي خوبي از محتوا چنين است:
o عنواني مقدماتي و مربوط به موضوع
o سلام و درود شخصي
o پاراگراف اوليه و جالب توجهي كه صحنه را براي پيشنهاد شما آماده مي‌سازد
o پيشنهاد شما، با بيان مزايا و پيشنهاد فروش منحصر به فرد
o يك يا دو مورد انجام شده قبلي يا تأييد شخص ثالث مستقلي جهت پشتيباني از اين نظر
o ارجاع به اجزاء ديگري كه در پاكت هستند (براي جزئيات بيشتر به بروشور همراه رجوع كنيد)
o نتيجه‌گيري- بعد چه بكنيد، فراخوان براي عمل.

وسايل پاسخگويي
هرچقدر پاسخ دادن براي آنان آسانتر باشد ميزان پاسخي كه خواهيد گرفت بيشتر خواهد بود. مثلاً نمونه فاكس را در پشت نامه چاپ كنيد و پاسخي فوري بخواهيد. مخاطبان بايد فقط چند جاي خالي را پر كنند و چند جا را علامت بزنند. اين راه خيلي مؤثر است.
يا شايد از پاسخگويان بخواهيد تلفن كنند. اگر مي‌توانيد، كاري كنيد كه تلفن راه دور مجاني باشد.
شما همچنين مي‌توانيد پاكتهاي پاسخ رايگان را هم براي گيرنده بفرستيد يا از نشانيهاي «پست رايگان» استفاده كنيد كه امكان مي‌دهد پاسخ‌دهندگان بدون هزينه به شما جواب دهند.

اکنون می پردازیم به بیان :

معیار های یک نوشته ی تجاری خوب
مقصود
آيا مقصود در ابتدا و به وضوح بيان شده است؟
آيا اطلاعات دقيق، كامل و با موضوع مرتبط است؟
آيا سؤالهاي خوانندگان را پيش بيني مي‌كند و به آنها جواب مي‌دهد؟
آيا امكان ارتباط براي خوانندگاني كه مي‌خواهند بيشتر بدانند وجود دارد؟

ساختار
آيا اطلاعات منظم هستند و خواننده مي‌تواند به آساني راه خود را در ميان آنها بيابد؟
آيا عنوانهاي اصلي و فرعي مناسب ذكر شده‌اند.
آيا پاراگرفاها به اندازه كافي و منطقي كوتاه هستند؟
آيا از تصاوير، نمودارها، جمع‌بندي‌ و نمودار جريان كار استفاده مناسب شده است؟
اگر متن توسط افراد غير متخصص خوانده مي‌شود، آيا هيچ اصطلاح اساسي تخصصي تعريف شده است؟

سبك و دستور زبان
آيا متن واضح و روشن و طول متوسط جملات (مثلاً 15 تا 20 كلمه در تمام متن) خوب است و تعداد زيادي از افعال معلوم – و نه مجهول- هستند؟
آيا نوشته از قيد و بند خود بزرگ‌بيني و رسمي بودن آزاد است و به طور عمده از زبان روزمره استفاده مي‌كند (بدون پيش گفته، با وجود اين، مقدمه يا در ميان چيزهاي ديگر)؟
آيا انگليسي متن از نظر دستور زبان و علامتگذاري درست است؟
بر روي هم، آيا سبك نگارشي براي مخاطبان مناسب است؟
طراحي و تنظيم
آيا متن شكيل است؟
آيا حروف براي خواندن راحت هستند؟
آيا فاصله كافي بين خطوط رعايت شده است؟
آيا طبقه‌بندي واضحي براي عنوانها وجود دارد؟
آيا طراحي به جستجو و حركت د متن كمك مي‌كند؟
نوشته‌ام را با نيازها و دانش خوانندگان منطبق كنم. و به ياد خواهم داشت كه بسياري از آنان از اصطلاحات رسمي و روشهاي غير متعارف مي‌شوند.
قبل از شروع به نوشتن به دقت مقصود از اين كار و پيام را در نظر بگيرم و در نظر دارم كه نگارش واضح تنها از تفكري روشن ناشي مي‌شود.
ساختار متن را روشن و واضح بنويسم و براي اين كار مي‌توانم از فهرستها، عنوانها و جمع‌بندي مختصر و مفيد نكات كليدي استفاده كنم.
بكوشم جملاتي را بنويسم كه به طور متوسط از 15 تا 20 كلمه تشكيل مي‌شوند.
وقتي آيين‌نامه مي‌نويسم از جملات امري استفاده كنم.
به طور واضح، خلاصه و مؤدبانه به مشتريان و همكاران بگويم كه وضعيت چگونه است و آنان مي‌توانند چه چيزي را انتظار داشته باشند.
هرگاه مجبوريد بنويسيد فهرستي از مخاطبان خود تهيه كنيد.

مخاطبان خود را دسته‌بندي كنيد
در زير فهرستي از مخاطبان معمولي در كار تجاري مي‌آيد:

داخلي
• مديريت
- هيئت مديره
- كميته‌هاي مديريت، رئيس شما
• كاركنان
-‌‌ كنوني
-‌ بالقوه
- پيشين، بازنشستگان

بيروني
• مالي
-‌ منابع تأمين مالي
-‌ سهامداران
-‌ تحليلگران سرمايه‌گذاري
• مشتريان
-‌ كنوني
بالقوه
• رسانه‌ها
-‌ تجاري و مالي
-‌ حرفه‌اي
- عمومي
• جامعه محلي
• افكار عمومي
• دولت و هيئتهاي ناظر
لازم است شما با آنان، بسته به اينكه كي هستند و چه مي‌كنند، به گونه‌هاي متفاوت صحبت كنيد شما بايد شرايط و فشارهاي كاري آنها را بشناسيد تا مكتوب شما بتواند در پوسته نگرانيهاي ديگرشان نفوذ كند شما مي‌خواهيد آنان چه بكنند، بينديشند يا احساس كنند؟ آنها از كجا مي‌آيند؟

مخاطبان خود را درك كنيد
به شرايط و تنشهاي مخاطباني كه در بالا بررسي كرديم نگاه كنيد. وقتي با آنها رابطه برقرار مي‌سازيد بايد چگونه رفتار كنيد؟

• مديريت
آنها معمولاً وقت كمي دارند و ناشكيبا هستند. سريعاً به نكته اصلي برسيد.
ذهن آنان به بسياري امور ديگر مشغول است. شما احتمالاً «در رأس اين امور» قرار نداريد. ممكن است آنها اولويتهاي بالاتري از شما داشته باشند. موضوع خود را در متن «تصوير بزرگ‌»‌شان قرار دهيد.
آنان مي‌خواهند كارا باشند. براي صفحه اول يك جمع‌بندي مديريت نكته به نكته تهيه كنيد. در بلا تكليفي نگاهشان نداريد.
آنها به اندازه شما از جزئيات يا نكات فني مطلع نيستند. از ارائه تفصيلي نكات فني و فرضيه‌ها خودداري كنيد.
نقش آنان برنامه ريزي،هدايت،سازماندهي ونظارت است.به جاي‌اينكه از آنها نظرخواهي كنيد، ضمن ارائه توصيه‌هايي،مسيرهاي عملكرد را پيشنهاد نماييد.كار پاسخ دادن را برايشان آسان سازيد.

• كاركنان
آيا آنها مطيع و وفادارند؟ مشتاق باشيد. كار گروه را بزرگ داريد.
آيا آنان با نگراني نسبت به آينده، امنيت شغلي و ... ناراحت و سرخورده هستند؟ به آنها قوت قلب بدهيد.
اگر اخبار خوبي داريد: شاد باشيد و تبريك بگوييد.
اگر اخبار بدي داريد: توضيح دهيد، آماده كمك باشيد هرگز دروع نگوييد.

• مالي
در پي تأمين مالي هستيد؟ واضح باشيد و ارقام را نشان دهيد.
عملكرد سرمايه‌گذاري خوب است؟ با اشتياق باشيد.
عملكرد سرمايه‌گذاري بد است؟ با اشتياق باشيد. درباره احتمال بهبود وضع، اگر وجود داشته باشد، صحبت كنيد. هرگز دروغ نگوييد.

• مشتريان
مشتريان موجود و راضي؟ با آنان محترمانه رفتار كنيد. آنها را همچون شريك قلمداد نماييد. شما و آنان بخشي از گروه هستيد شما مي‌خواهيد رابطه‌تان با آنها ادامه و ادامه داشته باشد.
مشتريان ناراضي را بايد آرام كرد. با آنها محترمانه رفتار كنيد. اما رابطه را نيز اصلاح نماييد. چگونه مي‌توانيد به آنان نشان دهيد كه وضع بهتر خواهد شد؟ بهانه نياوريد؟
مشتريان بالقوه؟ نمونه‌اي از تعهد را ارائه دهيد. درباره منافع صحبت كنيد نه درباره خصوصيات (به راه 11 رجوع كنيد). آتش را بفروشيد نه كباب را.

• رقبا
هرگز به رقباي خود حمله نكنيد. بر آنچه وجه تمايز شما با آنهاست پيشنهاد فروش خاص شما (USP) – تمركز كنيد.

• رسانه‌ها
آنها با جريان مداوم اطلاعات از سراسر دنيا مواجه‌اند. آنان بايد بپرسند: «از ميان تمام اين مطالب، با در نظر گرفتن مهلت و محدوديت جا، كدام آن داستان اصلي است كه بايد چاپ كنم؟» به ياد داشته باشيد كه آنها بايد داستان را در مهلت معيني تكميل كنند.
آنان به دنبال چه هستند؟
- داستانهايي كه مورد توجه مخاطبان اصلي آنها قرار گيرد.
-‌ زاويه ديدي غير عادي با تحريك كننده
- امكان انجام در مهلت مقرر
- دقت اطلاعات تأييد شده

• افكار عمومي
چنين فرض كنيد كه چيزي درباره داستان شما نمي‌دانند. اما تسليم نشويد. رفتارتان بدون رودربايستي و دوستانه باشد در اينجا هم وسيله ارتباطي قابل دسترسي را فراهم سازيد و از ديگران بازخورد بخواهيد.

• دولت و هيئتهاي ناظر
در سطوح پائين تقصير را به گردن ديگران انداختن و سر در گم بودن رايج است. مركز اهميت و توانايي را در ارشدترين سطح پيدا كنيد و بر روي او تمركز دهيد. آنگاه با او، چنانكه با مديريت خود رفتار مي‌كنيد، رفتار نماييد.

مقصود از ارتباط خود را درك كنيد
علتهاي بسياري براي برقراري ارتباط وجود دارد:
- اطلاع دادن
- خبر دادن، خوب/ بد
- فهميدن
- ترغيب كردن
- اطمينان دادن
- آموختن
- توضيح دادن
- معامله كردن.

 ارتباط براي خبر رساندن
وقتي خبر مي‌رسانيد مقصودتان اين است كه در اسرع وقت مخاطب را در مسير رويدادها قرار دهيد. وجه تمايز بين مطلع كردن با خبر رساندن در اين است كه خبر زمان دارد. اطلاعات صرف ممكن است اخبار نباشد. ممكن است مدتي طولاني وجود داشته باشد- همچون ساعات كار نگارخانه، مكان بخش اضطراري بيمارستان يا جدول زماني حركت قطارها، اما خبر چيزي است كه همين الان اتفاق افتاده، نظير جديد‌ترين پيشنهاد بودجه از سوي وزير دارايي يا پيشرفتي مهم در پژوهش درباره ايدز.
خبر از طريق رسانه‌هايي با عمر كوتاه يا آنها كه به سرعت جديد مي‌شوند اطلاع داده مي‌شود، نظير روزنامه‌ها، خبرگزاريها، خبرنامه‌ها، اطلاعيه‌هاي تلويزيوني، تابلو اعلانات يا رسانه‌هاي الكترونيكي همچون تله تكست و اينترنت. زماني ما جارچي داشتيم. پس از آنكه خبري داده مي‌شود رسانه‌اي كه آن را حمل مي‌كند ممكن است به بايگاني سپرده شود، يعني به صورت بخشي از «بايگاني» در مي آيد كه بعدها به آن مراجعه مي‌شود و در كتابهاي تاريخ، فيلمهاي مستند و غيره مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

 ارتباط براي درك كردن
نگارش شرحي واضح و روشن از يك وضعيت، به خودي خود، به توضيح نكات لازم كمك مي‌كند و غالباً مي‌تواند دركي جديد را باعث شود. نظم در طراحي مرتب جنبه‌هاي كليدي، به تشخيص مشكلات كمك خواهد كرد.
 ارتباط براي ترغيب
نياز به ترغيب نمونه‌هايي نظير فروش برنامه كاري تجاري خود به مدير بانك، جمع‌آوري پول براي شركت، ايجاد انگيزه در كاركنان براي همكاري با برنامه ارتقاي كيفيت، تبليغ يك محصول يا خدمات و نظاير آنها را دربر مي‌گيرد. شما مي‌خواهيد كه خواننده با شما موافقت كند و اقدامي نمايد.
رمز نگارش ترغيبي، در ايجاد رابطه از ديدگاه مخاطب شماست. بايد بر آنچه در اين كار براي آنها مفيد است تأكيد كرد- يعني منفعتي كه آنان از انجام عمل مطلوب شما خواهند برد.
مردم كالا را نمي‌خرند بلكه منفعت را مي‌خرند. آنان دستگاه صوتي استريو را نمي‌خرند، آنان «صداي دلنشين» را مي‌خرند. آنها دستگاه ضبط ويدئويي را نمي‌خرند، آنها «آزادي ديدن تلويزيون طبق ميل خود را مي‌خرند.
در اينجا راز تشخيص منفعت از خصوصيت،‌و راه رسيدن به منفعت نهايي، را بررسي مي‌كنيم. منفعت نهايي نيرومندترين آنهاست كه مبتني بر آن خصوصيت ويژه است.
رمز كار در لغت بنابراين نهفته است. كاري كه شما بايد بكنيد اظهار جمله‌اي درباره محصول يا خدمات خاص است و سپس بگوييد «بنابراين...؟» لازم است در صداي شما اندكي حالت سؤالي وجود داشته باشد و شما به گفتن «بنابراين...؟» ادامه خواهيد داد تا اينكه به منفعت نهايي برسيد.
مثلاً: «اين دستگاه ضبط ويدئويي گيرنده خود را دارد، بنابراين...؟ شما مي‌توانيد برنامه‌اي را در يك كانال ضبط كنيد در حالي كه كانال ديگري را تماشا مي‌كنيد، بنابراين...؟ مي‌توانيد طبق دلخواه خود زندگي كنيد و نه طبق آنچه برنامه زمانبندي به شما تحميل مي‌كند، بنابراين...؟ مي‌توانيد از وقت خود بهتر بهره‌برداري كنيد و آنچه را مي‌خواهيد، هر وقت كه مايل باشيد، انجام دهيد، بنابراين...، مي‌توانيد آزاد باشيد، بنابراين... وقتي ديگر پاسخي براي «بنابراين...؟» نداشتيد به منفعت نهايي رسيده‌ايد.
در برخي موارد ممكن است منافع ديگري هم باشند كه «مناسب» هستند، اما لزوماً به طور مستقيم در مورد خواننده كاربردي ندارند. اين موارد غالباً موضوعهاي احساسي هستند، نظير كاهش جرايم، بهبوبد كيفيت، كاهش گرم شدن جهاني، حفظ حيات نهنگها، كمك به بي خانمانها، و نظاير آن.

 ارتباط براي اطمينان دادن
وقتي براي اطمينان دادن ارتباط برقرار مي‌كنيد مقصودتان آرام ساختن و از بين بردن بيم و هراس است. دوستان! همه چيز درست است. ما همه چيز را زير نظر داريم. جايي براي نگراني وجود ندارد. اگر رسانه‌ها، مثلاً با انتشار گفته‌هاي يك سياستمدار ناآگاه بي جهت دهان باز مي‌كند، مردم را دچار ترس و وحشت نمايند چنين ارتباطي لازم خواهد شد. نمونه‌هاي مورد نظر، جنجال مطبوعاتي بر سر مسمويت ناشي از تخم مرغ/ سالمونلا در اواخر دهه 1980 يا ترس از گوشت گاو در سال 1196 است. شخص برقرار كننده ارتباط به منظور اطمينان دادن معمولاً شخص بخت برگشته‌اي است كه مي‌خواهد همه چيز را «كاملاً روشن كند»، چنانكه «ريچارد نيكسن» هميشه مي‌گفت. پيام به مخاطبان چيزي شبيه به اين است: «اگر چه شما چنين فكر مي‌كنيد، و ديگر افراد ظاهراً آگاه هم آن را تأييد مي‌نمايند، اما همه چيز آن طور كه به نظر مي‌آيد نيست. اينها واقعيت هستند.
كارايي اين نوع ارتباط نسبت مستقيمي با اعتبار، شخصيت اجتماعي يا قوه تشخيص اطمينان دهنده دارد. در دهه 1980 شركت عظيم داروسازي جانسن و جانسن (Johnson & Johnson) در امريكا، كه بسيار معتر بود، با مشكلي روبه‌رو شد. يك باجگير در بعضي از قوطيها مسكن «تايلنون» (Tylenol) داروي پر فروش شركت سم وارد كرد كه باعث مرگ چند نفر شد. شركت اين محصول را از بازار جمع‌آوري كرد و پس از مدتي آن را در بسته‌بندي جديدي كه قابل دستكاري نبود مجدداً به بازار عرضه نمود. آنگاه شركت اقداماتي را كه انجام داده بود تا از مصرف كنندگان حفاظت كند با مردم در ميان گذاشت و بازار اين دارو مجدداً به حالت قبل بازگشت.
واضح است كه اعتبار كليد برقرار ارتباط موفق براي اطمينان دادن است. بنابراين اگر بايد چنان پيامي را بنويسيد از خود بپرسيد «فرستنده پيام چقدر معتر است؟» اگر پاسخ «نه خيلي زياد» باشد لازم است برنامه‌اي بريزيد كه بر اين مانع فايق شويد.
شركت «Source Perrier» توليد كننده آب معدني- وقتي با آلودگي توليداتش روبه‌رو شد ميليونها بطري از آن را از بين برد؛ اين خود نوعي ارتباط براي اطمينان دادن بود. چنين پيامهايي هميشه تنها مكتوب نيستند. اعمال رساتر از كلمات سخن مي‌گويند.
خواننده نبايد مجبور شود بارها و بارها متن را بخواند تا منظور شما را بفهمد. اگر مجبور هستيد كلمات جديدي را كه به موضوع مرتبط هستند در متن بياوريد، معني آنها را در اولين بار استفاده توضيح دهيد يا خواننده را به واژه‌نامه‌اي كه در پايان متن خواهيد آورد، ارجاع كنيد.
بهترين راه فراگرفتن هر چيزي انجام آن است. آيا مي‌توانيد تصور كنيد كه هدايت هواپيما يا نواختن پيانو را بياموزيد بي آنكه ابزار كنترل يا كليدها را در دست بگيريد و بازخورد بصري، سمعي يا حركتي دريافت كنيد؟ چرا يادگيري حقايق و روشها بايد تفاوت داشته باشد؟ وقتي آزموني مي‌دهيد باعث مي‌شويد كه خواننده وضعيتي فعال و تجربي پيدا كند.

 ارتباط براي معامله
ارتباط براي معامله شامل قراردادها، توافقها، رسيدها و تأييدها هستند. آنها غالباً اسناد حقوقي محسوب مي‌شوند- يعني نوشته‌هايي كه مي‌توانند در آينده مبناي شكايت حقوقي يا ادعا قرار گيرند. بنابراين راهنمايي حقوقي مناسب در اين موارد اساسي و مهم است. اگر شما سندي را در دست داريد كه درآن تعهدات معيني عنوان شده و به آنها عمل نشده است، اين سند است كه، در چهارچوب قانون مربوطه، شرايط را تعيين مي‌كند. آيا شما از تحويل آنها طبق تعهد خودداري كرديد؟ شما قرارداد را نقض كرده‌ايد. مي‌توانند از شما شكايت كنند و خسارت بگيرند.مواردي كه بايد مراقب بود:
- تمام صفحات را تاريخ بگذاريد و ماه را بنويسيد.
- واحد پول تمام ارقام مالي را ذكر كنيد (پوند انگليس؟ دلار امريكا؟ گيلدر هلند؟) اعداد (مثل مبلغ كل) بايد علاوه بر رقم با حروف هم نوشته شود.
- به مخفف كلمات اتكا نكنيد مگر اينكه توضيح داده شده باشند.
- نشان دهيد كه كدام قانون حاكميت دارد.
- از اصطلاحات پيچيده حقوقي بپرهيزيد (سابقاً، با وجود اينكه تحت داوري).
- افراد درگير در كار را به روشني مشخص كنيد (مثلاً «بنگاه يعني مؤسسه تبليغاتي در ]نشاني[. مشتري يعني مؤسسه انتشاراتي در ]نشاني[»).
- به روشني مشخص كنيد هر كس بايد چه بكند و چگونه درخواهيد يافت كه اين كار شده است.
- از عنوانهاي متعدد استفاده كنيد تا به خواننده كمك نماييد در متن موارد خاص را بيابد.

نظام شماره ‌گذاري
شما غالباً در اسناد حقوقي و دستورالعملها شماره‌گذاري را مي‌بينيد. اين كار براي تسهيل ارجاع به بخشهاي خاص در قسمتهاي بعدي سند يا براي نقل در ساير اسناد انجام مي‌شود.
ترجيح شخصي من پرهيز از استفاده از اعداد رومي است. I ، II و III اشكالي ندارد. ولي چه كسي مي‌داند CLIX چند است؟ (اين رقم 159 است.)

براي كاهش تعداد لغات/ صفحات از نشانه‌ها استفاده كنيد
گاهي لازم است تعداد كل لغات را در يك سند پايين نگاه داريد تا زمان خواندن يا صفحات لازم كاهش يابد. نشانه‌ها براي اين كار به شما كمك مي‌كنند ببينيم چطور:
- نشانه‌ها كمك مي‌كنند تعداد لغات كم باشد.
- نشانه‌ها شما را قادر مي‌سازند فشرده‌تر بنويسيد.
- نشانه‌ها كمك مي‌كنند تعداد صفحات كمتر شود.
- نشانه‌ها نكته را موجز بيان مي‌كنند.
از اشكال استفاده كنيد
يك تصور به اندازه هزار كلمه حرف مي‌زند، بنابراين در هر جا كه ممكن باشد از شكل استفاده كنيد. اشكال عبارتند از عكس (رنگي يا سياه و سفيد)، طرح، كاريكاتور، نمودار، جدول (به فصل 5 رجوع كنيد)، نقشه طراحي و حتي نوع خاصي از اشكال تايپي كه "dingbat" ناميده مي‌شود. رايانه مكينتاش (Macintosh) من حروفي را دارد كه انواع نمادهاي مختلف را داراست. در اينجا برخي از آنها را مي‌بينيد:
نياز به سبك نگارش
غالب انتقادات درباره نوشته‌هاي تجاري آن است كه اين نوشته‌ها در بيشتر موارد طولاني و مبتذل هستند و فهم آنها دشوار است- در واقع به طور خلاصه خواندني نيستند هر كلمه آنها كسل كننده است! نوشته خواندني بايد شفاف باشد. چنين نوشته‌اي نبايد توجه را به سوي خود بگيرد. و بايد جالب هم باشد. به راه 1 رجوع كنيد.

در هر جا كه ممكن باشد از جملات معلوم استفاده كنيد
غالب افراد جملات معلوم را ترجيح مي‌دهند. وقتي مي‌خواهيد به اين شيوه بنويسيد، فاعل را در ابتداي جمله بياوريد و بعد فعل را مشخص كنيد. مثال: «هري سخنراني بسيار خوبي كرد.»
مجهول اين جمله با عمل شروع مي‌شود و به دنبال آن فعل و فاعل مي‌آيد: «سخنراني بسيار خوبي توسط هري ايراد شد.»

نمونه‌هاي بيشتر
مجهول  معلوم
آگهي‌هاي جديدي توسط مؤسسه تبليغاتي ساخته خواهد شد.  مؤسسه تبليغاتي آگهي‌هاي جديدي براي تلويزيون خواهد ساخت.
يك‌تخفيف10 پنسي به‌خريداران داده خواهدشد.  ما تخفيفي 10 پنسي به خريداران خواهيم داد.
در ساختار مجهول، جملات طولاني‌تر و كلمات بيشتر مورد استفاده قرار مي‌گيرند.  ساختار معلوم از جملات كوتاه‌تر و كلمات كمتري استفاده مي‌كند.

بدانيد كي بايد از شيوه مجهول استفاده كنيد
گاه مواردي پيش مي‌آيد كه شيوه مجهول بهتر نتيجه مي‌دهد. مثلاً وقتي بخواهيد نكته مهمي را به قصد تأكيد در اول جمله بياوريد، ممكن است استفاده از آن بهتر باشد. به هر حال انتخاب آن با خود شماست.
استفاده گاه به گاه از جملات مجهول مي‌تواند نوشته را هم زنده‌تر كند و با كسالت نوشته خشك دفتري مقابله نمايد. اما نظر من اين است كه نسبت جملات معلوم به جملات مجهول را بالا نگاه داريد.

از طولاني نويسي اجتناب كنيد و متن را ساده نگاه داريد
خواهش مي‌كنيم سريعاً به نكته مورد نظر برسيد. از جملات طولاني پاراگرافهاي طولاني و كلمات زياد چندهجايي پرهيز كنيد.

از ساختار ساده جمله استفاده كنيد
وقتي جمله مي‌سازيد از اين اصول كلي پيروي كنيد:
اغلب جملات را كوتاه، ساده و مستقيم بنويسيد
- طول و ساختار جمله را به خاطر جلب توجه و تغيير شيوه تغيير دهيد.
- طول متوسط و مطلوب براي جمله 15 تا 20 كلمه است.
- در هر جمله تنها يك يا دو تفكر اصلي را منتقل سازيد.
- از تأكيد مناسب استفاده كنيد تا اهميت نسبي نظرات را در يك جمله نشان دهيد.
با قرار دادن چند قيد يا شرط، جمله را پيچيده نكنيد
- از جملات جداگانه استفاده كنيد (و گهگاه از عبارات معترضه استفاده نماييد)
دقت كنيد كه ارتباطها (بين فاعل و فعل) در هر جمله واضح باشند.
از حروف ربط و عبارات ارتباطي استفاده كنيد تا متن براي خواندن روان شود.

از تكرار اسامي بپرهيزيد
بكوشيد از تكرار نام خود و يا شركت خود در نامه پرهيز كنيد. به طور كلي استفاده از ضمير فاعلي و ضماير ملكي، نوشته شما را روانتر و قابل فهم‌تر مي‌كند.

از خط پيوند درست استفاده كنيد
خط پيوند (خطي كه بين دو كلمه قرار مي‌گيرد و آنها را به يكديگر پيوند مي‌دهد- hyphen) غالباً وقتي مشكل ايجاد مي‌كند كه مورد استفاده قرار نمي‌گيرد. من درباره صفات مركب، يعني دو صفتي كه پشت سر هم مي‌آيند و يك اسم را توضيح مي‌دهند، صحبت مي‌كنم. مثلاً اگر شما يك آگهي بدهيد و در مورد يك قايق دست دوم جستجو نماييد، مثل اين آگهي: "wanted: little used boat" ، ممكن است نا روشني به وجود آيد. آيا شما در جستجو يك قايق دست دوم هستيد كه خيلي بزرگ نباشد، يا قايقي مي‌خواهيد كه خيلي از آن استفاده نشده باشد؟ در حالت اول نيازي به خط پيوند نيست. اما در حالت دوم بايد خط پيوند بگذاريد، در نتيجه آگهي چنين خواهد شد:little0 used. "Wanted: little- used boat" صفت مركب است.
شما خط پيوند را علاوه بر صفات مركب، در ساير تركيبها هم استفاده مي‌كنيد.
دقت كنيد كه فعل و فاعل با هم بخوانند
شما در نوشته‌ها موارد زيادي از اشتباه و عدم تطابق فعل با اسمهاي مفرد و جمع را مشاهده مي‌كنيد. چنين جملاتي، حتي در گزارشهاي BBC هم يافت مي‌شود. در اينجا نمونه‌اي از يك مقاله روزنامه اينترنشنال هرالد تريبون را مثال مي‌زنم: «كيفيت سطح زندگي از يك محل تا محل ديگر متفاوت هستند.»
اين مشكل معمولاً وقتي پيش مي‌آيد كه يك اسم جمع قبل از فعلي مي‌آيد كه آن فعل به اسم مفردي كه قبلاً آمده است مربوط مي‌شود اين اشتباه بيشتر در هنگام سخنراني روي مي‌دهد. شما غالباً جملاتي شبيه به اين را در اخبار مي‌شنويد:» وزير خزانه‌داري گفت نرخ بهره‌ متداول، علي‌رغم سابقه طي سه سال گذشته، از آنچه بايد باشد پائين‌تر بودند و بنابراين او آن را يك درضد اضافه كرد.» برعكس اين هم اتفاق مي‌افتد: «وزير خزانه‌داري گفت نرخهاي بهر‌ه متداول، علي‌رغم سابقه طولاني سه سال گذشته، كمتر از آن بود كه بايد باشد، بنابراين او آن را يك درصد بالا برد.» آيا اين اشتباه روشن نيست؟ اما چرا باز هم اتفاق مي‌افتد؟

اگر به شركتهاي خارجي نامه مي‌نويسيد، تفاوت بين انگليس و امريكا را درك كنيد
تفاوتهاي فرهنگي بزرگي در دو طرف اقيانوس اطلس ديده مي‌شود. در امريكا، نامهاي و هويتهاي تجاري معمولاً مفرد استفاده مي‌شوند. يك شركت مفرد است، كنگره‌ هم همين‌طور، اما در انگليس شركتها و هويتها جمع هستند. نامهاي تجاري مي‌توانند مفرد يا جمع باشند. در امريكا شركت «آن» است اما در انگليس «آنها». در هر حال يك شيوه را انتخاب كنيد و همه جا از آن استفاده نماييد.
براي مخاطبان بريتانيايي از روش انگليسي استفاده كنيد و براي مخاطبان امريكايي، روش امريكايي را به كار بگيريد. اما براي يك سازمان جهاني، كه از انگليس به عنوان زبان جهاني خود استفاده مي‌كند، چگونه مي‌نويسيد؟ اغلب اين سازمانها يك شيوه را انتخاب مي‌كنند و آن را رواج مي‌دهند. مثلاً شركت ABB، كه در سويس مستقر است و ارتباطي گسترده و قوي با سوئد دارد، در همه جا از انگليسي با املاي امريكايي استفاده مي‌كند. شركت بيسكويت‌سازي كمپبل (Campbell) اروپا، كه مالك آن شركت كمپبل امريكاست، از انگليسي امريكايي استفاده مي‌كند. من يك شركت امريكايي را هم ديده‌ام كه در مداركي كه در دفتر لندن آن تهيه مي‌شود انگليسي با املاي بريتانيايي و در مدارك ديگرش انگليسي با املاي امريكايي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
اما مشكل گاهي در اعداد پيش مي‌آيد. مثلاً يك بيليون چقدر است؟ در امريكا منظور از آن يك هزار ميليون است. اما در انگليس به طور سنتي يك ميليون ميليون است، گرچه شيوه امريكايي هرچه بيشتر مورد قبول قرار گرفته است. بنابراين ممكن است ببينيد كه بودجه دولت از طريق يك منبع معادل هزار ميليون پوند و از سوي منبع ديگري يك بيليون پوند اعلام مي‌گردد.

مراحل نگارش نامه

مطالب مشابه :

مراحل نگارش نامه

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

نحوه نگارش دادخواست : الزام به تمکین

خلاصه ای از تفاهم نامه حل اختلاف سازمان جهانی تجارت

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

روش نگارش

نحوه نگارش دادخواست (تعیین تکلیف زندگی خانوادگی - فرزندخواندگی - مطالبه خسارت برهم

امضای تفاهم‌نامه اعزام به عتبات عالیات بین آموزش و پرورش و سازمان حج و زیارت