مدیریت در داروخانه (سفارش-خرید-چیدمان-قیمت زنی)

در این بخش کمی در مورد نحوه نظم دهی به داروها و اجناسی که به داروخانه وارد و خارج میشوند میپردازیم

در داروخانه اساس اقلام داروها هستند و خاصیت دارو هم این هست که پزشک آنرا نسخه میکند و شما به بیمار تحویل میدین، سلایق پزشکان معمولا خیلی تغییر نمیکند یا در واقع تنوع اقلامی که یک پزشک در نسخه نویسی استفاده میکند خیلی زیاد نیست مگر در موارد استثنا
برای همین با توجه به پزشکان محلی داروخانه خریدهای دارویی داروخانه متفاوت است. و اگر داروخانه خلوتی دارید با پزشکان محدود در کنار داروخانه ریسک خرید انواع مختلف داروهایی که جزو لیست اقلام پر مصرف این پزشکان نیستند کار عاقلانه ای نیست.

اما اگر داروخانه شما جایی قرار دارد که چندین پزشک عمومی و متخصص در اطرافش بیماران را ویزیت میکنند قضیه بسیار پیچیده تر میشه و شما نیاز به مدیریت بیشتری در این بخش خواهید داشت.

تهیه دفتر مخصوص برای درج کسورات اقلام داروخانه :
داروخانه های سنتی معمولا وقتی ویزیتور شروع به خواندن اقلام از فهرست بلندبالای خودش میکنه در همون لحظه موجودی خودشون رو چک میکنند و سفارش میدن، درحالی که در حالت بهیه بهتر هست شما قبلا در این مورد پیش بینی هایی رو انجام بدین

در دفتر کسری ها، در انتهای صفحه کسری ها نوشته میشه و به سمت ابتدای صفحات پر میشه، همزمان از ابتدای صفحه شما مواردی رو که سفارش دادین رو مینویسین و به سمت انتها حرکت میکنه و بلاخره در زمانی این دو به هم میرسند و دفتر شما بایگانی میشه

در حین نسخه پیچی ، پرسنل شما باید آموزش داده شده باشن که وقتی تعداد دارو در قفسه به حد مصرف یک یا دو هفته رسید در کاغذی اون اقلام رو یادداشت میکنند، ممکنه شما در انبار به حد کافی داشته باشین و لازم به سفارش و خرید نباشه، اقلامی که ندارین باید به دفتر کسری منتقل بشه

در دفتر شما اسم دارو و اگه شرکت تولید کننده خاصی مد نظرتون هست یادداشت میکنید، بهتر هست در همون حا تعدادی هم که لازم دارین بنویسید، چرا چون کار ویریتورها فروش میزان بیشتری از نیاز شما هست همیشه و شما در جدال همیشگی با ویزیتورها هستید که چیزی بیشتر از مقداری که لازم دارین به شما قالب نکنن، پورسانت ویزیتور بر اساس میزان فروشش به شماست و شما نباید انتظار داشته باشید که ویزیتور منافع داروخانه رو به منافع خودش ترجیح بده

اگه میدونین که جنسی رو چند شرکت توزیع میکنند و ترجیح میدین با شرکتهای خاصی کمتر کار کنید یا با شرکتهای خاصی بیشتر، اسم اون شرکت رو بنویسید در کنار دارویی که لازم دارین به همراه تعدادش

وقتی داروی پرمصرفی رو میخواید بگیرید حتما در کنارش به شرط بذارین و شرایط هر شرکت رو سر فرصت کنارش بنویسید، عجیب به نظر میاد اما هر شرکت حتی برای یک دارو مثلا لوزار 25 شرایط فروشش ممکنه تفاوت داشته باشه. بعد از اینکه مقایسه کردید خرید کلی مثلا 6 ماهه تون رو انجام بدین در غیر اینصورت فقط به اندازه مصرفی که داروخانه لنگ دارو نمونه سفارش بدین تا شرایط مناسب برسه

وقتی ویزیتور به داروخانه میاد، قبل از اینکه شروع کنه به خوندن از لیست خودش شما در دفترتون تاریخ و شرکت رو یادداشت میکنید، این کار رو حتما انجام بدین چون خیلی مواقع من دیدم
جنسی رو به شما میدن که اصلا درخواست ندادین!
شرکتی رو که میخواستین و تاکید کرده بودین همون باشه و اکی گرفته بودین رو نمیدن و چیزی دیگه میدن!
تعدادی که درخواست داشتین رو خیلی بیشتر میدن
و چیزی رو که بعنوان جایزه اعلام کرده بودن رو نمیدن!

اقلامی رو که دارین سفارش میدین رو هم پس جلوی خودش توی صفحه دفتر یادداشت میکنید و بعد از اون میگین که اگه شرایط خاصی برای فروش هست فقط شرایط رو بخونه (البته الان که قانونا برداشته شده این شرایط، چجوری چک این شرکتها میخواد پاس شه خدا میدونه! تا رفع این مشکل به اندازه یک، حداکثر دو ماه مصرفتون بیشتر سفارش ندین)
بعد هم اقلامی که جدید اومده و ویزیت شده، معمولا پزشکان یکی دو روز قلمی رو که ویزیتور علمی براشون ویزیت کرده رو مینوسین و بهتره یکی دو نمونه درخواست بدین، هم فید بک به پزشک داده میشه که جنس موجود هست و هم بیماری که این در و اون در گشته و در داروخانه شما پیدا کرده، ترجیح میده دفعه بعد بجای سرگردانی صاف بیاد جایی که بدونه نسخه اش رو تکمیل میتونه دریافت کنه. این که در داروخانه شما از هر چیزی حتی یک بسته باشه مدیریت خوب شما رو نشون میده
به نظرم بهتر هست شرکتهای پخش از اقلامی که جدیدا تولید شده و یا جدیدا پخشش رو بعهده گرفتن یک نمونه برای چند ماه بصورت امانی یا معرفی محصول برای داروخانه بفرستند، اینطوری به نفع خودشون در وهله اول هست

معمولا ویزیتور های هفته ای یک یا دوبار مراجعه میکنند و بسته به شرکت پخش جنس یک روزه یا یک هفته ای بدستتون میرسه

در موقع تحویل جنس، کسی که خودش سفارش داده بهتره تحول بگیره چون معمولا اون موقع وقت نمیشه جنس تحویلی رو با اقلام درخواستی به سرعت تطبیق داد، یا با خودش دفتر کسورات رو ببره و همزمان که روی فاکتور رو علامت میزنه دفتر خودش رو هم مروری بکنه
معمولا شرکتها برای تحویل بارشون عجله دارن و باید بقیه جنس رو به داروخانه های دیگه تحویل بدن و قاعدتا خیلی نمیشه بجز روی تحویل تعداد درست جنس با فاکتور مطابقت دیگه ای انجام داد.
موردی بود که ما 5 بسته 100 عددی پرل ویتامین ای ایرانی سفارش داده بودیم و ویزیتور نوشت 500 شرکت پخش هم که اسمشو نمیبرم گشت توی انبارش جارو کرد 303 بسته برای ما فرستاد، موقع تحویل به پرسنل ما گفتن ایناها این 3 باکس 100 بسته ای اینم 3 بسته 100 عددی روش، اون موقع این چک انجام نشد بعد دیدیم ای بابا گفتیم بیان پس بگیرن، اومدن برای پس گرفتن گفتن خوب این بسته ها هرکدوم 75 تا بسته 100 تایی داره و یکی دیگه هم باید به ما بدین!!! شما خود حدیث مجمل بخوان ...

اما دو مطابقت لازم هست، در اولین فرصت، یکی چک کردن تاریخ اقلامی هست که به شما تحویل میشه مخصوصا اونهایی که اسم جایزه دار دارند، علی القاعده کسی دلش براش شما نسوخته، همین الان **** داره سوی منو پوزی که فقط 3 ماه تاریخ داره رو به شما قالب میکنه! پس حتما تاریخها رو چک کنید و اگه تاریخ زیر 6 ماه داشت مرجوع کنید و حتما با مسئول شرکت تماس بگیرید و گله کنید.

اقلامی که تعداد بیشتر خرید میکنید که حتما باید بر اساس سابقه مصرفی که نرم افزار داروخانه یا تجربه تون میگه تاریخ داشته باشن. کاربرد نرم افزار داروخانه اینجا خیلی بهتر از ذهن به شما تخمین میده، برای اینکه داده ها قابل اعتماد تر باشن بهتره که کل فروش دستی و آزاد و بیمه ای تون رو درش ثبت کنید تا امار بهتری از فروش دستتون باشه

مطابقت بعدی با دفتر کسوراتتون هست، خیلی اوقات میبینید اون شرکت قلمی که میخواستید رو نداشت، یا انباردار اشتباها فاکتور نکرد و تحویل نداد دوباره اون اقلام باید در دفتر کسری ها وارد بشه،
و شما یک هفته رو از محاسبه تون برای رسیدن به داروی مورد درخواست عقب میافتید.

شرکتهایی که موجودی رو بصورت پرینت شده دارن یا یا نرم افزار هر روز موجودیشون اپدیت میشه از این نظر مورد اطمینان تر هستن که وقتی میگن اکی داریم دارن!

نکته بعدی این هست که شخص تحویل گیرنده باید روی فاکتور داروخانه امضا کنه که تحویل گرفته، اگه چند نفر کار تحویل جنس رو انجام میدن این کار ضروری هست و مسئولیت پذیری بیشتری ایجاد میکنه

ممکنه شما مرجوعی یا چک برای شرکت داشته باشید که اونها هم باید بررسی بشه و اگه جنسی باید برگرده معمولا قبلش از ویزیتور نامه ای میگیرن که بعلت اشتباه ویزیتور دارو تحویل داروخانه بشه و راننده فلان تعداد کالا رو تحویل بگیره، اگه ویزیتوری هست که به اصطلاح بنداز هست و بیشتر از چیزی که خواستین براتون فاکتور میکنه حتما ازش دستخط بگیرین که بعلت اشتباه اینجانب فلان مقدار تحویل شده و به راننده بدین که همراه جنس ها به انبار برگردونه، احتمال تکرار دقعه بعدی این اشتباهات سهوی اما عمدی! کاهش پیدا میکنه اما رفع نمیشه!

در مورد چک ها، اگه داروخانه پر فروشی دارین بهتر هست که نقدی و چک روز پرداخت کنید، اگه در ابتدای کار هستید بهتر هست چک ها جمع بشن و بعد میانگین تاریخ گرفته بشه و هرچقدر که راه داره دیرتر چک بکشید، یک چک رو سنگین نکنید که اگه یکبار از بانک تماس گرفتن که برگشت خورد و فلان قدر کم داره بتونین از این حساب به اون حساب پاسش کنید.

نکاتی از یک همکار داروساز: چک ها رو در روزهای خاصی مثل 1-5-10-15-20-25 ماه بکشید اینطوری میدونید که چه روزهایی احتمالا چک دارین، در اخر ماه چک های سنگین نکشید که بتونید حقوق پرسنل رو بدون تاخیر بدین، حتما از نرم افزار برای مدیریت چک هاتون استفاده کنید

بعضی بانکها سرویسهای اینترنتی و اس ام اسی برای اطلاع از برگشت چک، موجودی و ... در اختیارتون میذارن که خیلی کمک کننده هست

چک ها رو معمولا در تقویمی یادداشت میکنند، و نگاه میکنند که در یک روز یا روزهای نزدیک به هم چک سنگین نداشته باشن. چون خرید داروخانه و چک کشیدن بالاست شما مجبود هستید برای اینکه دسته چک و برگ چک کافی داشته باشید چند حساب بانکی داشته باشید،

پول شما رو هم بیمه ها در هر بانکی که دلشون بخواد و هر زمانی که صلاح بدونن! واریز میکنند البته!

در ته برگ چک حتما موارد تاریخ-مبلغ و شماره فاکتورهای مرتبط به مبلغ رو بنویسید.

اگه موردی رو برگردوندید همون موقع از فاکتور کسر کنید و راننده هم یادداشت میکنه که جنس برگردانده شده و امضا میکنه

وقتی چند فاکتور با هم جمع میشه و شما برای همه شون یک چک میکشید بر روی همه برگه های فاکتورها باید شماره تمام فاکتورهایی که با هم چک داده شدن و مبلغ چک نوشته بشه

چک رو همیشه در وجه شرکت بنویسید و حتما در خود چک شماره فاکتورها ، پرداخت نقدی، یا با کسر و توضیخاتی که هست رو بنویسید، کسی که چک رو تحویل میگیره باید روی همه فاکتورهای مرتبط شماره چک و اسم بانک مربوطه رو یادداشت و امضا کنه

امضای پیچیده و سخت برای جعلی برای چک هاتون انتخاب کنید که ربطی به امضای پشت نسختون نداشته باشه

چک ها رو به امون خدا ول نکنید، اگر همیشه در داروخانه نیستید میتونید چک رو به فاکتورهای مربوطه سنحاق کنید و به شخص مورد اعتمادی بسپرید.

برای فاکتورهای پاس نشده و پاس شده زونکن مجزایی در نظر بگیرید در هر بخش فاکتور ها رو بر اساس شرکت جدا کنید، فاکتورهای پاس شده رو بایگانی کنید، در مواردی داروخانه مجبور شده فاکتور دو سال قبل خودش رو پیدا کنه و ثابت کنه که نقدا به راننده مبلغ رو پرداخت کرده و رسید و امضا گرفته، مخصوصا مواردی که تحویلدار شرکت با شرکت تسویه میکنه شما میمانید و اثبات اینکه پرداخت کرده اید، پس چیزی رو تا دوسال دور نریزید!

بعد از تحویل جنس اون بخشی که نیاز قفسه هست به قفسه منتقل میشه، سیستم FiFo میگه چیزی که زودتر در قفسه چیده شده زودتر هم باید از قفسه خارج و در واقع در داروخانه فروخته بشه علتش هم این هست که شما اگه همینجوری در جاهای خالی قفسه داروی جدید رو بچینید بعد از مدتی داروهایی که در انتهای قفسه میمونن تاریخشون ممکنه بگذره
اما همیشه جنسی که بهتون تحویل میدن تاریخش بالاتر از جنسی که در قفسه دارین نیست، پس چک کردن تاریخ اینجا هم اهمیت داره
اصولا در این حالتهای باید تاریخ چک بشه :

- وقتی جنس تحویل گرفته میشه
- وقتی جنس از انبار به قفسه منتقل میشه (هر نقل و انتقالی)
- وقتی تعداد خریداری شده برای مصرف چندین ماهه داروخانه باشه بصورت دوره ای (صبح پنج شنبه اخر ماه یکی باید بره تمام تاریخ داروهای انبار رو چک کنه)
- وقتی دارویی که دیر به دیر نسخه میشه فروخته میشه (هم پرسنلی که دارو رو از قفسه بر میداره باید تاریخ رو چک کنه هم مسدول فنی که دارویی رو رد میکنه که خیلی وقته ازش نسخه ندیده)

باید بر اساس محیط داروخانه و میزان فروش دارو در قفسه چیده بشه، دارویی مثل لوزارتان 25 و آتوروستاتین 20 که خیلی پرفروش تر هستند احتیاج به فضای بیشتری دارند اصولا بهتره که به انداره مصرف یک هفته حداقل در قفسه تون دارو بچینید، اینطوری شما در 5 شنبه ها که خلوت تر هست هم به نظافت و هم تکمیل قفسه میتونید برسید

اگه خیلی از نظر فضا در مضیقه هستید از سیستم کش پیچ! استفاده کنید، بعنی مثلا 10 بسته زولپیدم 5 رو دورش کش میپیچید و زولپیدم 10 و زولوفت و اسنترا و خلاصه داروهایی که کم مصرف هستند و باید در یک قفسه در کنار هم به مهربونی جا کنید، اینجوری وقتی میخواید یکیشون رو بردارین راحت بسته داروها رو جابجا میکنید تا به داروی مورد نطر برسید!

قیمت زنی دارو >
من چند جور دیدم قیمت میزنن، بعضی ها که کلا بیخیال قیمت زنی روی دارو هستند و به حافظه خودشون متکی هستند و فاکتور ها رو حفط میکنند
بعضی ها قیمت روی قفسه مینویسن
بعضی ها دور قیمت خود دارو اگه درست بود دایره میکشن که یعنی چک شد
بعضی ها هم مثل ما روی دارویی که زیر همه در قفسه قرار داره قیمت رو مینوسین که اگه برق رفت یا خواستین OTC بدین با یک نگاه به قفسه بتونیم قیمت رو بگیم
اگه قیمت بیمه ای و آزاد دارو یکی بود و واحدش یک یلیستر 10 عددی بود میشه 10=3200
اگه قیمت آزاد و بیمه ای تفاوت داشت مثلا میشه
10=3200 آ
10=3000 ب

اگه بلیسترهاش عددی مثل 7 - 4 - 14 بود بر اساس اون تعداد هم قیمت نوشته میشه

اون جعبه ای از دارو رو که قیمت داره رو معمولا نمیندازن دور حتی اگه دارویی توش نباشه، یعنی بسته قیمت دار رو در نسخه نمیذارن مگه جایگزینی براش بذارن

خوب حالا وقتی جنس جدید به داروخانه میاد، این قیمت زنی در صورت لزوم (داروی جدیدی باشد که تا حالا نداشتیم، قفسه از دارو خالی باشه) باید صورت بگیره

پس از این داروها یک یا دو بسته میگین که با فاکتورشون بیارن و در نرم افزار داروخانه هم باید همزمان وارد کنیدش، در نرم افزار اگه مثلا چند جور لوزارتان دارین باید با توضیحاتی اون رو برای دیگران ک دارن نسخه زنی میکنن مشخص کنید، پوزارکس، لوزار و لوزارتان تهران دارو هرکدوم یک قیمت آزاد دارند و قیمتهای بیمه ایشون یکی هست.

بعد اگه لازم بود موجودی و شرکتی که توزیع کرده هم درج میکنید.

ممکنه دارو ارزان شده باشه، مثل رپاگلیناید فکر کنم، موجودیتون رو نگاه میکنید و در توضبج مینویسید که اگه موجودی به فلان عدد رسید قیمت از فلان برسد به فلان طبق فاکتور شماره تاریخ شرکت

اگه دارو گران شد که قاعدتا سرمایه گذاری کرده اید و حق شماست که دارو را با قیمت جدید قیمت بزنید، مگر مواردی دیگری که خود صلاح بدانید

دارویی مثل واژیفم علیرغم ظاهرش بیمه ای هست، پس اسم ژنریک دارو رو حتما در لبست فایل اکسل بیمه ای تون هم سرچ کنید (ترکیب دکمه Ctl+F) و کد و قیمت مورد قبول رو در نرم افزار وارد کنید.

کسی که قیمت / موجودی / شرکت توریع کننده رو در نرم افزار ثبت کرد هم باید بر روی فاکتور این موارد رو بنویسه و امضا کنه

این داستان ادامه دارد...

مدیریت در داروخانه (سفارش-خرید-چیدمان-قیمت زنی)

مطالب مشابه :

داروی جدید ایران25- واژیفم

فهرست داروهای تجاری موجود در ایران

داروهای تجاری موجود در ایران

داروهای تجاری موجود در ایران

فهرست داروهای جدید ایران

داروهای جدید ایران

فهرست داروهای جدید ایران

مدیریت در داروخانه (سفارش-خرید-چیدمان-قیمت زنی)