چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

مقدمه :

شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست .

نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ، سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوه نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي بايستي به قواعد کلي واساسي نگارش واصو دستور زبان فارسي آگاهي کامل داشته باشند . وقتي که نامه اي بد نوشته مي شود بدان علت نيست که نمي توان خوب نوشت . کارکنان اداري عمدتاً داراي استعدادهاي متفاوت هستند ونوشتن يک نامه خوب اداري نيز چيزي جز اين نمي خواهد وبه همين دليل اگر نامه اي بد نوشته مي شود به سبب کم اهميت دادن به اين فن مي باشد نه چيز ديگر . اميدوارم مطالبي که به صورت خلاصه بيان مي شود موجبات تغيير نگرش وايجاد تحول در بهتر نوشتن

مکاتبات اداري را فراهم آورد .

مکاتبات اداري :

با توجه به نقش حساس نامه نگاري ( مکاتبات اداري ) نکاتي مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضيح داده مي شود :

1- از تعاطي مکاتبات جلوگيري نماييم :

مکاتبات اداري مي بايستي به حداقل کاهش يابد ودر عين حال از وقت کمتر وسرعت بيشتري برخوردار باشد واصولاً کاهش مکاتبات اداري دليلي براي بد نوشتن وعدم آشنايي به فنون نگارش صحيح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار کاغذ بازي هاي بي مورد است .

2- جلب رضايت :

جلب رضايت مردم ، چه کارکنان سازمانهاي دولتي باشد وچه ديگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهاي دولتي را تشکيل مي دهند واز واجبات است ، خوب ، صحيح ، خوانا وبدون ايراد واشکال نوشتن کمک زيادي در جهت پيشبرد امور ودر نهايت تسهيل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

3- نداشتن روحيه چاپلوسي ، تملق وريا :

تعمق ودقت در گذشته نشان مي دهد که تاثير عوامل تاريخي وسياسي در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده اي داراي روحيه تملق وريا باشند . وتعارفات ومبالغه هاي حقارت آميز واحترامات ريا کارانه وبيان مطالب در لباس استعاره وکنايه نيز بر اساس همين طرز تفکر وانديشيدن در کليه شئون ومنجمله مکاتبات اداري ما تاثير گذاشته است . بايد پذيرفت که امروزه جملاتي مانند : تصدقت گردم ، فدايت شوم ، بعرض ميرساند واز اين قبيل چه معاني خاضي در عرف اداري ما دارد که در کمتر جايي از کشورهاي جهان ديده مي شود . بررسي نامه هاي اداري بخصوص گذشته نشان مي دهد که اينگونه کلمات تعارف آميز جزو نامه محسوب مي گرديده است وموارد بسياري وجود داشته که احترامات بي موردي نظير « منوط به رأي عالي است » و« بعرض مي رسد تا هر طور که مقرر فرمايند اقدام گردد» و« به طوريکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گرديده اند .

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

تنها وقتي حرفي اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نيز بايد منظور اين باشد که نامه اثر کند ومنظوري را حاصل شود . بنابراين بايد طوري نوشته شود که حرف ماقبل درک باشد ودر غير اين صورت نوشتن نامه رنج بيهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمين لحاظ است که مي بايستي :

* الف – بيش از نوشتن نامه فکر کنيم :

به هنگام پيش آمدن مطلبي نمي بايستي فوراً قلم بدست گفته وبنويسيم بلکه مي بايستي در ابتدا موضوع وهدف از نوشتن را معين کنيم ، براي نوشتن ، نخست مي بايستي موضوع را کوتاه و

روشن بيان نماييم ودر صورتيکه موضوع پيچيده ومبهم است در اين حال مي توان آنرا به قسمت هاي مختلف تجزيه نماييم تا بهتر قابل فهم باشد .

* ب – احساس مسئوليت وصراحت :

نوشتن جملاتي مانند « منظور به نظر عالي است » هيچ دردي را دوا نخواهد کرد بلکه نامه مي بايستي از صراحت وقاطعيت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مسوم بوده نامه هاي اداري را طوري بنويسند که باصطلاح دو پهلو باشد ودر آينده قابل تفسير ، چنانچه روزي مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با اين تقاضا موافقت نموده اي ، با استفاده از معاني جملات ومعني منفي که از نامه به نظر مي رسد اظهار نمايند که ما مخالفت کرده ايم وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دليل با آن مخالفت کرده اي در صورتيکه تقاضا منطقي بوده است ، بلافاصله جواب دهند که بهمين دليل ما هم موافق بوده ايم . از نکات ديگر احساس مسئوليت نيز اين است که در حل مشکل سهيم باشيم نه اينکه اخذ تصميم درباره همه کارها با مسئول يا سرپرست باشد واز آنجا که يک نفر درباره همه مسائل نمي تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا پيشرفت کار ناچيز خواهد بود .

* پ – احتياج خواننده :

معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتياج خواننده در نظر گرفته مي شود وچنين تصو مي شود که او نيز مانند ما به سابقه امر آگاهي کامل دارد ودر نتيجه چيزي که نوشته مي شود نامفهوم است ، بنابراين نامه مي بايستي طوري نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلي را در ابتداي نامه بدست آورد .

*ت – مخاطب :

مخاطب نامه هميشه بايد مشخص ومعلوم باشد اعم از اينکه نامه اداري به شخص ويا به وزارتخانه ويا سازمان دولتي وغيره نوشته شود .

* ث – اهميت وتنظيم مطالب :

بهنگام مکاتبات مي بايستي مطالب آن را بر اساس اهميتي که دارند تنظيم کنيم ، بطوري که در آغاز نوشتن مطالب جزئي خودداري گردد زيرا خو.اننده را جلب نمي کند ، اساسي ترين مطلب را به صورت وشن وخيلي کوتاه در آغاز بنويسيم ودنباله را ابتدا ارائه دهيم وبهمين دليل است که تمايل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا ÷ايان نامه آن را حفظ کنيم .

*ج- بکار بردن کمات مناسب :

بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنين کلماتي که ميزان مرتبه وفضيلت شخص را نشان دهد در نامه هاي اداري نه تنها موثر نيست بلکه موجب ناراحتي خواننده وبي اثر بودن نوشته خواهد شد چه اينکه زبان هر نامه اداري تنها وسيله اي است ارتباطي براي فهماندن ودرک مطلب وبهمين لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقيق تر استفاده شود بهتر وراحتتر خوانده مي شود وهدف ومنظور بهتر درک مي گردد.

* چ- تقسيم بندي نامه :

هر قدر طول جملات نامه زياد ونامه سراسر ويکپاچه باشد ، بيشتر کسالت خواننده را موجب مي شود وبراي جلوگيري از اين عيب بزرگ اغلب نامه هاي اداري ، بهتر است که تقسيم بندي نامه به چندين جمله وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گيرد تا هم جملات ومفاهيم از يکديگر جدا وقابل درک باشد وهم اينکه خواننده مطالب مختلف نامه را يکي تلقي ننمايد واز خواندن ودرک هدف اصلي نامه باز نماند .

*ح- اصطلاحات اداري :

معمولاً درمکاتبات اداري يک سري اصطلاحات وکلمات روزمره وجاري بکار مي رود از قبيل : بازگشت به : عطف به – درپاسخ – پيرو – اقدام مقتضي – اقدام لازم – ارسال مي شود – ايفاد مي شود – اشعارمي دارد – به اطلاع مي رساند – به آگاهي مي رسد – شايسته است – مقتضي است – خواهشمند است دستور فرمايند و… که در مکاتبات موجود آنان نقش مهمي ا در نامه هاي اداري بازي مي نمايند وکمتر کسي است که بهنگام مطالعه نامه هاي اداري باينگونه کلمات برخورد ننمايد .

هر يک از موارد فوق در جايي خاص بکار مي روند ودر بعضي موارد بکاربردن آنها الزامي است . مثلاً کلمه « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداري حتماً مي بايستي ذکر شوند در غير اينصورت موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر اين کلمه در بسياري موارد مي توان از آن جلوگيري نمود ويا کلمه « پيرو » بهنگام تعقيب وپيگيري اموي که ناتمام وبي جواب مانده است ، ضروري است .

*خ- پايان نامه اداري :

معمولاً نامه هاي اداري نوعي تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهاي خواسته شده مي باشند ويا اينکه نامه هاي اداري براي اداي توضيحات مطلبي نوشته مي شود . بهر صورت وقتي مکاتبه اي صورت مي گيرد چه جنبه هاي فوق را داشته باشد ويا نداشته باشد ، ادب ايجاب مي نمايد که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتداي نامه معمولاً با سلام واحترام ويا با تقديم سلام واحترام گذاردن ودر پايان تشکر کردن بهر صورت وعنواني مطرح گردد.

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

چگونه نامه اداري بنويسيم ؟

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

نمونه سوالات دوره قوانین و مقررات رسیدگی به تخلفات اداری

نامه هاي اداري

شیوه نامه مکاتبات اداری

نمونه سوالات حقوق اداري

نامه نگاری - بخش نخست

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم