خلاصه جلد اول تئوري و طراحي سازمان

تئوري و طراحي سازمان- ريچارد ال دفت؛ترجمۀ:اعرابي-پارساييان (خلاصه کتاب)

نام منبع درسي: تئوري و طراحي سازمان؛

مؤلف: ريچارد ال دفت؛ترجمۀ:اعرابي-پارساييان

فهرست

بخش اول: مقدمه اي بر سازمان

فصل اول: سازمانها و تئوري سازمان

بخش دوم: سيستم باز

فصل دوم: مديريت استراتژيك و اثربخشي سازمان

فصل سوم: محيط خارجي

بخش سوم: ساختار و طراحي سازمان

فصل چهارم: تكنولوژي توليد كالا،خدمات و اطلاعات

فصل پنجم: اندازه،چرخۀ حيات و سير قهقرايي سازمان

فصل ششم: مباني ساختار سازمان

فصل هفتم: طراحي نوين براي رقابت جهاني

بخش اول:
مقدمه اي بر سازمان

فصل اول:
سازمانها و تئوري سازمان

چالشهاي كنوني پيش روي سازمانها

رقابت جهاني

تجديد سازمان

برتريهاي استراتژيك

روابط كاركنان

ناهمگوني نيروي كار

مسؤليتهاي اجتماعي و اصول اخلاقي

مقدمه

”بيشتر مديران امروز بايد چنين احساس كنند كه در يك هواپيماي بسيار سريع در حال پرواز هستند و همزمان با آن در حال ساخت چنين هواپيمايي مي باشند“.

مقدمه

سازمانها دريافته اند كه براي رويارويي با پديده ها و مشكلات جديد، ارائه كالاها و خدماتي با كيفيتي بالاتر، و سرانجام تامين خواسته هاي مشتريان بهترين راه اين است كه بين كاركنان هماهنگي و ايجاد انگيزه كنند.

تعريف سازمان

يك نهاد اجتماعي است؛

كه مبتني بر هدف مي باشد؛

ساختار آن بصورتي آگاهانه طرح ريزي شده است و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است؛

با محيط خارجي ارتباط دارد.

دلايل اهميت سازمان

براي دستيابي به هدفها و نتيجه هاي مورد نظر،منابع لازم را تهيه و تأمين كند.

كالاها و خدمات ره به صورتي كارا و با راندماني بالا توليد و ارائه كند.

نوآوري را تشويق و تسهيل نمايد.

از كامپيوتر و تكنولوژي نوين استفاده كند.

دلايل اهميت سازمان

خود را با عوامل محيطي و در حال تغيير وفق دهد و بر آنها اعمال نفوذ كند.

به آنچه مورد نظر مشتريان،مالكان و كاركنان است ارج نهد و بر ارزش آنها بيفزايد.

بكوشد تا با چالشهاي حاصل از ناهمگوني نيروي كار دست و پنجه نرم كند،مسائل اخلاقي را رعايت نمايد و موجب انگيزش،تشويق و هماهنگي كاركنان شود.

سازمان بعنوان سيستم باز

سيستم باز: به محيط وابسته نيست، خودمختار است، مسدود است و به اصطلاح مهر و موم شده و با دنياي خارج هيچ رابطه اي ندارد. محيط پايدار و قابل پيش بيني است و در سيستم دخالتي نمي كند تا موجب بروز مسائلي گردد.

يك سيستم باز و زيرسيستمهاي آن

تئوري نظم ناشناخته

ما در يك دنياي پيچيده،پر از رويداد و نامطمئن به سر مي بريم؛

ويژگي دنياي ما:شگفتي،تغييرات سريع و ابهام؛

در تئوري نظم ناشناخته به اين مطلب توجه مي شود كه پديدۀ تصادف و بي نظمي در مرزها و محدوده هاي مشخصي يا الگوهاي بزرگتري از نظم رخ مي دهد.

تئوري نظم ناشناخته

يكي از ويژگيهاي تئوري نظم ناشناخته را ”اثر پرونه اي“مي نامند؛يعني رويدادهاي كوچك موجب اثرات شگفت مي شود.

يك پروانه كه بر روي شهر پكن پر مي زند مي تواند هوا را برهم زند كه سرانجام بر هواي ايالات متحدۀ آمريكا اثر خواهد گذاشت.

تئوري نظم ناشناخته

شركتهاي كنوني همانند هوا هستند كه يك رويداد كوچك مي تواند نتايجي خارج از توان آنها بوجود آورد.

مديريت سازمانهايي كه دچار هرج و مرج شده اند كارها را بر دوش تيمها قرار داده اند،آنها با مشتري در تماس بيشتري باشند، از اختيارات بيشتري برخوردار گردند و سازمان داراي ساختار افقي (نه عمودي) گردد.

زيرسيستمهاي سازماني

وظايف زيرسيستمها:

مرزگستري(دادوستد با محيط)؛

توليد؛

نگهداري(هماهنگي فعاليتهاي سازمان)؛

تطبيق با محيط؛

مديريت.

ابعاد طرح سازمان

ابعاد ساختاري: پيچيدگي،تخصصي بودن،داشتن استاندارد، سلسله مراتب اختيارات، رسمي بودن، متمركز بودن،حرفه اي بودن و نسبتهاي پرسنلي.

ابعاد محتوايي: اندازه،تكنولوژي،محيط،اهداف و استراتژي سازمان و فرهنگ.

رسمي بودن

اسناد و مداركي كه در سازمان وجود دارد؛در اين اسناد روشها، شرح وظايف،مقررات و سياستهايي را كه سازمان بايد رعايت و اجرا نمايد،نوشته شده است.

تخصصي بودن

يعني اينكه سازمان مزبور تا چه اندازه يا چه درجه اي كارها و فعاليتهاي خود را به وظايف جداگانه و تخصصي تقسيم كرده باشد.

داشتن استاندارد

به موردي اطلاق مي شود كه بسياري از كارهاي مشابه به روشي يكسان و همانند انجام شوند.

سلسله مراتب اختيارات

يعني هر يك از افراد بايد گزارش كار خود را به چه كسي بدهند.

سلسله مراتب اختيار،حيطۀ كنترل هر مدير را مشخص مي كند.

پيچيدگي

مقصود از پيچيدگي تعداد كارها يا سيستمهاي فرعي است كه درون يك سازمان انجام مي شود يا وجود دارد.

ابعاد پيچيدگي: عمودي،افقي و فضايي.

پيچيدگي عمودي: تعداد سطح در سلسله مراتب اختيار؛

پيچيدگي افقي: تعداد مشاغل؛

پيچيدگي فضايي: محل ها و مناطق جغرافيايي.

متمركز بودن

به آن سطح از اختيارات گفته مي شود كه قدرت تصميم گيري دارد.

متمركز: اگر تصميم گيري در سطوح بالاي سازمان صورت گيرد.

غير متمركز: اگر تصميم گيري به سطوح پايين تر تفويض گردد.

حرفه اي بودن

به سطح تحصيلات رسمي و آموزش كاركنان اطلاق مي شود.

اگر در يك سازمان،كاركنان براي گرفتن شغل بايد دوره هاي آموزشي بلندمدت را طي كنند،مي گويند كه سازمان بسيار حرفه اي است.

ابعاد محتوايي
اندازه:

اندازۀ سازمان عبارت است از بزرگي آن كه بصورت تعداد افراد يا كاركنان مشخص گردد.

بزرگي را مي توان به توجه به يك واحد خاص، يك دايره، يك بخش يا كل سازمان مشخص كرد.

تكنولوژي سازمان

عبارت است از ماهيت زيرسيستم توليد، و شامل عمليات و روشهاي فرآيند توليد مي شود.

محيط

شامل عواملي مي شود كه در خارج از سازمان وجود دارند.

برخي از اين عوامل: صنعت،دولت،مشتري عرضه كنندگان كالا و مؤسسات مالي.

اهداف و استراتژيهاي سازمان

معمولاً هدفها بصورت اسناد نوشته مي شوند كه بيان كننده و نشاندهندۀ مقصود غايي و هميشگي شركت مي باشند.

استراتژي عبارت است از يك برنامۀ عملي كه به موجب آن شيوۀ تخصيص منابع و فعاليتهاي شركت در رابطه با محيط و در راه نيل به هدفهايش تعيين مي گردد.

فرهنگ

نشاندهندۀ مجموعه اي از ارزشها،باورها،هنجارها و تفاهم هايي است كه سازمان در آنها با كاركنان وجوه مشترك دارد.

فرهنگ سازمان چيز نانوشته اي است ولي با توجه به شعارها، جشنها،نوع لباس و نماي سازمان قابل مشاهده است.

تئوري سازمان

شيوه اي از انديشيدن دربارۀ سازمانها مي باشد.

راهي است براي مشاهده و تجزيه و تحليل سازمانها بصورتي دقيق تر و عميق تر.

تاريخچۀ تئوري سازمان

ديدگاه كلاسيك (دو نگرش مديريت علمي و اصول اداري)

تحقيقات هاثورن

بوروكراسي وبر

سيستمهاي عقلايي

مقايسۀ الگوي سازماني نوين با مدرن(پسانوگرا)

ديدگاه اقتضايي

اقتضايي: يعني ”يك چيز به چيزهاي ديگر بستگي دارد“.

راه منحصر به فردي كه بهترين باشد، وجود ندارد.

معني تئوري اقتضايي: ”آن بستگي دارد“.

روش مديريت درست همان است كه مناسب وضع سازمان باشد.

تئوري سازمان از ديدگاههاي مختلف

ديدگاه عقلايي-اقتضايي

ديدگاه بنيادگرا-ماركسيسم

ديدگاه مبادله-هزينۀ اقتصادي

ديدگاه عقلايي-اقتضايي

فرضيۀ اين ديدگاه: مديريت سازمان بصورت تلويحي در جهت كارايي گام بر مي دارد و مي كوشد تا وضع موجود را حفظ كند.

اساس اين ديدگاه: مديران(آگاهانه) منطقي هستند.

سازمان نوعي ابزار يا وسيله است.

ديدگاه بنيادگرا-ماركسيسم

مديران (اگاهاه) منطقي هستند ولي منطق مزبور به گونه اي است كه منافع آنان را تأمين كند.

جنبۀ اول: تصميماتي كه مديران مي گيرند در جهت تثبيت، تقويت و تأييد مقام، موقعيت و جايگاه خودشان است.

اين ديدگاه با ارزشهاي اصل برابري و مساوات منافات دارد.

جنبۀ دوم: وضع موجود سازمان در حال تغيير است؛هدف تئوري سازمان اين است كه اعضا را از استثمار، اختناق و ازخودبيگانگي برهاند. و تئوري سازمان بايد ديد سياسي داشته باشد.

ديدگاه مبادله-هزينۀ اقتصادي

فرض اين ديدگاه: افراد در پي منافع خود هستند و بگونه اي عمل مي كنند كه اين منافع تأمين شود.

اين ديدگاه حول محور مبادلۀ كالا و خدمات (و نه توليد) مي چرخد و امور يا رويدادها از زاويۀ بسيار محدود اقتصادي مورد توجه قرار مي گيرند.

سطوح تجزيه و تحليل سازمان

در سطح فرد

در سطح گروه

در سطح سازمان

در سطح محيط خارجي

بخش دوم:
سيستم باز

فصل دوم:
مديريت استراتژيك و اثربخشي سازمان

هدف سازماني

هدف سازماني نوعي وضعيت مطلوب است كه سازمان قصد رسيدن به آن را دارد.

هدف سازماني نمايانگر يك نتيجه يا نقطۀ نهايي است.

رهبري استراتژيك مديريت عالي سازمان

مسؤليت اصلي مديريت عالي سازمان، تعيين هدفها، استراتژي و طرح سازمان است تا بدين وسيله سازمان را مناسب محيطي نمايد كه همواره در حال تغيير است.

رهبري سازمان

ارزيابي فرصتها،امكانات و تهديدهاي محيط خارجي؛

بررسي نقاط ضعف و قوت سازمان؛

تعيين مأموريت كلي و هدفهاي رسمي سازمان؛

مديريت و اجراي برنامه هاي استراتژيك(طرح سازمان).

نقش مديريت عالي سازمان در رهبري،طراحي و اثربخشي سازمان

هدفهاي سازماني: مأموريت

هدف كلي سازمان را مأموريت مي نامند(يعني دليل وجودي سازمان).

مأموريت بيان كنندۀ ارزشها، آرزوها و فلسفۀ وجودي سازمان است.

هدفهاي عملياتي

به هنگام تعيين هدفهاي عملياتي،آنچه را كه سازمان بايد از طريق اقدامات و عمليات واقعي به آنها دست يابد، تعيين مي كنند و اينكه سازمان واقعاً به چه كار مشغول است،مشخص مي نمايند.

اين هدفها در قالب دستاوردهاي قابل سنجش و اندازه گيري، بيان و در كوتاه مدت تأمين مي شوند.

هدفهاي عملياتي شامل:

عملكرد كلي سازمان(سودآوري)؛

منابع(مالي يا منابع اوليه)؛

رشد و پيشرفت كاركنان؛

نوآوري؛

بهره وري؛

نوع و مقصود از هدف

خلاصه

هدفهاي رسمي و مآموريتهاي سازمان، تعيين كنندۀ نوع سيستم ارزشي سازمان است؛در حالي كه هدفهاي عملي و استراتژيها مشخص كنندۀ كارهاي اصلي است كه سازمان بايد انجام دهد.

استراتژيهاي سازماني

استراتژي عبارت است يك برنامه براي ايجاد رابطۀ متقابل با عوامل محيطي كه معمولاً ضد و نقيض هستند، جهت تأمين هدفهاي سازمان.

استراتژيهاي سازماني از ديدگاه پورتر

كاهش هزينه

متمايز ساختن محصول

تمركز

استراتژي كاهش هزينه

هدف سازمان: افزايش كارآيي؛ به همين جهت كنترلهاي شديدي روي هزينه ها اعمال مي كند.

رهبري مبتني بر كاهش هزينه به اين معني است كه شركت، محصولات و خدمات را به قيمتهاي رقابتي عرضه مي كند، ولي از كيفيت محصول نمي كاهد و به سودي معقول تن در مي دهد.

استراتژي كاهش هزينه

بكار گيري روشهاي عملياتي ساده؛

بكارگيري تكنولوژي ساده در فرآيند توليد؛

سرپرستي مستقيم؛

دادن اختيارات محدود به كاركنان؛

بكارگيري سيستمهاي عالي توزيع وكاهش هزينه ها.

استراتژي متمايز ساختن محصول

سازمان درصدد بر مي آيد تا محصولات و خدماتي را كه در آن صنعت ارائه مي كند، متمايز نمايد؛

ساختار ارگانيك؛

تشويق و ترغيب به خلاقيت؛

تشويق به تحقيقات اصولي؛

بكارگيري تكنولوژي پيشرفته؛

استراتژي متمايز ساختن محصول

افزايش شهرت شركت از نظر ارائه محصولاتي با كيفيت بالا؛

افزايش تواناييهاي بازاريابي نوآوري در دادن پاداش به كاركنان؛

مشتريهايي مورد هدف قرار مي گيرند كه نسبت به قيمت حساسيت زيادي ندارند.

استراتژي تمركز

در اجراي استراتژي تمركز بر نوع خاصي از محصول، سازمان مي كوشد تا بر بخشهاي خاصي از بازار يا گروههايي خاص از خريدار متمركز شود.

داشتن انعطاف پذيري در دادن پاداش و برقرار كردن روابط صميمي با كاركنان؛

استراتژي تمركز

ارائه خدمات لازم به مشتري جهت افزايش وفاداري مصرف كنندگان؛

دادن اختيار نسبتاً زياد به كاركنان جهت تماس و تأمين نيازهاي مشتريان.

عوامل مؤثر در اثربخشي سازمان

گرايش استراتژيك؛

مديريت عالي؛

طراحي سازمان؛

فرهنگ سازماني.

گرايش استراتژيك

تماس با مشتري؛

واكنش سريع؛

كانون توجه و اهداف روشن تجاري.

مديريت عالي

رؤياي رهبري؛

تعصب نسبت به عملكرد؛

تمركز بر ارزشهاي اصلي.

طراحي سازمان

شكل ساده،كاركنان اندك؛

تمركز زدايي و افزايش نوآوري(كارآفريني)؛

بصورت همزمان سخت گيري و سهل گيري.

فرهنگ سازماني

جوي آكنده از اعتماد؛

بهره وري از مجراي كاركنان؛

ديدگاه بلندمدت.

اثربخشي سازماني

اثربخشي: عبارت است از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدفهاي مورد نظر خود نائل مي آيد.

كارآيي: عبارت است از مقدار منابعي كه براي توليد يك واحد محصول به مصرف رسيده است.

رويكردهاي سنتي براي سنجش اثربخشي سازماني

رويكرد مبتني بر تأمين هدف

به جنبۀ محصول يا توليد سازمان توجه مي شود؛

آيا سازمان به هدفهاي خود رسيده است يا خير؟

شاخصها: سودآوري،رشد،سهم بازار،بازده سرمايه گذاري و...

معمولاً سازمانها چنديد هدف دارند،از اينرو نمي توان گفت كه براي تعيين اثربخشي تنها بايد از يك روش استفاده كرد.

رويكرد مبتني بر تأمين منابع

به نقطۀ آغاز توليد سازمان توجه مي شود؛

آيا سازمان براي ارائه عملكرد بسيار خوب توانسته است منابع لازم را بصورتي مؤثر تأمين نمايد؟

رويكرد مبتني بر تأمين منابع

شاخصها:

توان سازمان در بهره برداري از محيط و تأمين منابع كمياب و ارزشمند؛

توان تصميم گيري سازمان در درك و تفسير درست از ويژگي هاي واقعي محيط خارج؛

حفظ فعاليتهاي روزانه در داخل سازمان؛

توان سازمان در ارائه واكنش مساعد در برابر تغييراتي كه در محيط رخ مي دهد.

رويكرد مبتني بر فرآيند دروني

به فعاليت درون سازمان توجه مي شود؛

با استفاده از شاخص كارآيي و سلامت درون سازمان، اثربخشي سازمان اندازه گيري مي شود.

رويكرد مبتني بر فرآيند دروني

شاخصها:

وجود يك فرهنگ بسيار قوي و غني و جوي مساعد در سازمان؛

روحيۀ همكاري،وفاداري به گروه و كار گروهي؛

اعتماد،اطمينان،تفاهم و رابطۀ متقابل بين كاركنان و مديريت سازمان؛

تصميم گيري در كنار منبع اطلاعاتي؛

وجود ارتباطات قوي در سطوح افقي و عمودي سازمان

و...

رويكرد نوين براي سنجش اثربخشي سازمان

روش مبتني بر رضايت گروههاي ذينفع؛

روش مبتني بر ارزشهاي رقابتي؛

روش مبتني بر رضايت گروههاي ذينفع

در اين روش،استنباط جامعه از مسؤليت اجتماعي سازمان (يعني چيزي كه بصورت رسمي در روشهاي سنتي مورد توجه نبود) نيز مورد ملاحظه قرار مي گيرد.

روش مبتني بر ارزشهاي رقابتي

بعد اول ارزش سازمان: كانون توجه(درون يا بيرون سازمان)؛

بعد دوم ارزش سازمان: ساختار(ثبات يا پايداري كه به معني اعمال كنترل از بالاست)؛

چهار الگوي ارزشهاي اثربخشي

ارزشهاي اثربخشي براي دو سازمان AوB

خصوصيات سازمان A

تازه تأسيس و جوان؛

توجه مديريت به انعطاف پذيري و نوآوري و تأمين منابع از محيط؛

جلب رضايت گروههاي ذينفع؛

توجه به روابط انساني؛

در درجۀ اول: سازش با محيط و تأمين رضايت عوامل آن؛

خصوصيات سازمان B

مؤسسه اي قديمي؛

توجه به سود و بهره وري؛

برنامه ريزي و تعيين هدف؛

تمام توجهش به توليد و سود معطوف است؛

عدم توجه به انعطاف پذيري و منابع انساني؛

توجه به ثبات،پايداري،تعادل،نوآوري و درحالت آماده باش به سر بردن.

ويژگيهاي برجستۀ روش مبتني بر
ارزشهاي رقابتي

در اين الگو،مفاهيم و اصول متضاد در هم ادغام مي شوند و ديدگاه واحدي بدست مي آيد.

در اين الگو به شاخصهايي كه در محاسبۀ اثربخشي سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند،توجه مي شود و اين مسأله روشن مي شود كه ارزشهاي مغاير يا متباين مي توانند بصورت همزمان بكار روند.

فصل سوم:
محيط خارجي

محيط سازمان Organization Environment

محيط سازمان تمام عواملي است كه در خارج از مرز سازمان وجود دارند و برتمام يا بخشي از سازمان اثرات بالقوه مي گذارند.

قلمرو سازمان عبارت است از حوزۀ فعاليت منتخب سازمان.

محيط كاري Task environment

محيط كاري شامل بخشهايي مي شود كه سازمان بصورت مستقيم با آنها رابطۀ متقابل دارد و آنها بر توانايي هاي سازمان (در راه رسيدن به هدفهايش) اثر مستقيم مي گذارند.

محيط سازمان

رقبا؛

عرضه كنندگان و توليد كنندگان مواد اوليه؛

بازار كار؛

بازار اوراق بهادار؛

مشتريان و ارباب رجوع؛

ركود اقتصادي؛

قوانين و مقررات؛

و ...

محيط عمومي

محيط عمومي بخشهايي را در بر مي گيرد كه احتمالاً بر روي عمليات و فعاليتهاي روزانۀ يك شركت اثر نمي گذارند، ولي احتمال دارد بصورت غير مستقيم اِعمال نفوذ نمايند.

محيط بين المللي

محيط بين المللي بعنوان يك بخش بحساب مي آيد كه مي تواند بصورت مستقيم بر سازمان اثر بگذارد.فراتر اينكه همۀ بخشهاي بومي تحت تآثير رويدادهاي بين المللي قرار گيرند.

محيط بين المللي

تنها ژاپني ها صاحب بيش از 1000 شركت بزرگ و كوچك آمريكايي هستند.كساني كه در شركتهاي نفت شل، فايرستون و سي.بي.اس كار مي كنند بايد گزارش كار خود را به مديران غير آمريكايي بدهند.

محيط بين المللي

يك تحليل گر براين باور است كه در سدۀ بيست و يكم بيشتر فعاليتهاي اقتصادي جهان در آسيا و حوزۀ اقيانوس كبير انجام مي شود.

از هر 10 بانك بزرگ جهاني، 9 بانك ژاپني هستند و بر بخش منابع مالي اثرات شديد مي گذارند.

محيط بين المللي

شركتهايي چون هوندا،نيسان،تويوتا،مزدا،سوبارو،ميتسوبيشي، سوبارو و ايش واحدهاي توليدي خود را به ايالات متحدۀ آمريكا منتقل كرده و تاكنون 30 درصد از سهام خودروي بازار آمريكا را به خود تخصيص داده اند.

راههاي تاثير عوامل محيطي بر سازمان

نياز سازمان به اطلاعات دربارۀ محيط؛

نياز سازمان به منابع موجود در محيط؛

محيط نامطمئن

نامطمئن بودن محيط به اين معني است كه تصميم گيرندگان دربارۀ عوامل محيطي اطلاعات كافي ندارند و براي پيش بيني تغييرات خارجي با مشكل روبرو هستند.

ساده يا پيچيده بودن محيط

در يك محيط پيچيده تعداد زيادي عوامل خارجي با هم ارتباط دارند و بر سازمان اثر مي گذارند.

در يك محيط ساده تنها سه يا چهار عامل خارجي بر سازمان اثر مي گذارند.

پايدار يا ناپايدار بودن محيط

اگر يك محيط در يك دورۀ چند ماهه يا چند ساله در يك وضع باقي بماند،آن را پايدار مي نامند.

در شرايط ناپايدار عوامل محيطي تغييرات ناگهاني دارند.

چارچوبي براي ارزيابي محيطي

روشهاي سازش با محيط نامطمئن

دايرۀ سازماني يا پست و مقام اداري؛

تفكيك واحدها يا ادغام آنها؛

تقليد؛

برنامه ريزي و پيش بيني آينده.

دايرۀ سازماني يا پست و مقام اداري

سپر بلا يا مرز گستري:

ضربه گيري يعني جذب پديدۀ عدم اطمينان؛

برخي از شركتها،گروهي را مسؤل امور مشتريان نموده اند،كه آنان به مشتريان سر مي زنند و به خواسته ها و شكاياتشان رسيدگي مي كنند.

دايرۀ سازماني يا پست و مقام اداري

اگر سازمانها آغوش خود را بر روي باز كنند، سريعتر در جريان امور قرار مي گيرند، سازشكارتر و انعطاف پذيرتر مي شوند.

وظايف سازمان در نقش مرزگستري

از اطلاعات مربوط به تغييرات محيط آگاهي يابد و آنها را به درون سازمان بياورد؛

اطلاعات را به محيطي بدهد كه با سازمان نظر موافق و مساعد دارد.

تفكيك دواير و انسجام سازماني

تفكيك هدفها و جهت گيريهاي دواير سازماني

تفكيك دواير و انسجام سازماني

يكي از ره آوردهاي تفكيك دقيق واحدهاي سازماني اين است كه ايجاد هماهنگي بين آنها بسيار مشكل مي شود.

هماهنگي دو دايره از سازمان را انسجام يا يكپارچگي (Integration) مي نامند.

هنگامي كه محيط نامطمئن باشد، براي ايجاد هماهنگي بين سازمانها بايد مرتباً اطلاعات لازم را كسب و پردازش نمود.

تفكيك دواير و انسجام سازماني

سازمانهايي كه در محيطهاي ساده، مطمئن و پايدار واقع شده اند، تقريباً هيچ مديري را مسؤل ايجاد هماهنگي بين دواير سازماني نمي كنند.

هرقدر محيط نامطمئن تر گردد، دواير بيشتر از يكديگر تفكيك مي شوند.

فرآيندهاي مديريت مكانيكي و ارگانيكي

محيط مطمئن: مقررات دقيق و سلسله مراتب اختيارات مشخص و تصميمات توسط مقامات عالي مديريت.

محيط پويا: تصميم گيري غير متمركز و سيستم سازماني ارگانيكي.

اشكال مكانيكي و ارگانيكي سازمان

تقليد از سازمانهاي موفق(ديدگاه نهادي)

در شرايط بسيار نامطمئن سازمانها همانند سازمانهاي ديگر كه در همان جو و شرايط قرار گرفته اند، عمل مي كنند.آنها از سازمانهايي تقليد مي كنند كه از نظر نوع مشتري،عرضه كنندگان مواد اوليه و نهادهاي قانون گذاري در شرايطي مشابه هستند.

چارچوب اقتضايي براي محيط نامطمئن و واكنشهاي سازمان

وابستگي به منابع (رابطۀ محيط وسازمان)

وابستگي به منابع اين است كه سازمان به محيط وابسته است ولي همواره تلاش مي كند تا اين منابع را تحت كنترل خود درآورد و بدان وسيله وابستگي خود را به پايين ترين حد ممكن برساند.

وابستگي به منابع

زماني كه هزينه و خطر بسيار بالا باشد، شركتها بصورت گروه در مي آيند تا از ميزان وابستگي خود به منابع كاهش دهند و خود را از خطر ورشكستگي برهانند.

سازمانهايي كه به منابع نياز دارند بايد در ازاي تأمين آنها، استقلال يا خودمختاري خود را از دست بدهند.

استراتژيهايي براي كنترل عوامل محيطي

ايجاد روابط بين سازماني
1-مالكيت:

فرآيند به مالكيت خود درآوردن و در دست گرفتن كنترل شركتها به روشهايي خاص صورت مي گيرد كه به زبان حسابداري آنها را ادغام (Merger) و خريد شركت (Acquisition) مي نامند.

ادغام يعني اينكه دو يا چند شركت در هم ادغام مي شوند و در نتيجه شركت واحدي را بوجود مي آورند.

ايجاد روابط بين سازماني:
2-ائتلاف رسمي استراتژيك

هنگامي كه دو شركت از نظر موقعيت جغرافيايي، مهارت و خط تجاري مكمل هم باشند نوعي ائتلاف رسمي استراتژيك تشكيل مي دهند و در صدد ادغام يا خريد يكديگر بر نمي آيند.

ايجاد روابط بين سازماني
3-بستن قرارداد يا مشاركت خاص

شركتها براي كاهش عدم اطمينان، اقدام به بستن قرارداد يا پيمان مي كنند و بدين وسيله نوعي رايطۀ قانوني با شركت ديگر بوجود مي آورند(در قالب گرفتن جواز و يا حق استفاده از امتياز).

ايجاد روابط بين سازماني
4-دعوت به همكاري

اين وضع به موردي گفته مي شود كه سازمان، رهبران يك بخش مهم را به عضويت خود درآورد.

ايجاد روابط بين سازماني
5-مديريت مشترك

اين نوع رابطه، هنگامي بين دو سازمان برقرار مي شود كه يكي از اعضاي هيأت مديرۀ يك شركت به عضويت هيأت مديرۀ شركت ديگر در آيد.

رابطه اي كه بوسيلۀ يك نفر بين دو شركت بوجود آيد، مديريت مشترك مستقيم مي نامند.

هنگامي اين رابطه بصورت مديريت مشترك غير مستقيم است كه يك مدير از شركت الف و يك مدير از شركت ب عضو هيأت مديرۀ شركت ج شوند.

كنترل نيروهاي حاكم محيطي
1-تغيير دادن قلمرو

امكان دارد يك سازمان درصدد دستيابي به قلمروي برآيد كه هيچ رقابتي در آن وجود نداشته باشد و مقررات دولتي در پايين ترين حد ممكن،مشتري بسيار فراوان و راه هاي مناسب براي دور نگهداشتن رقيبان وجود داشته باشد.

كنترل نيروهاي حاكم محيطي
2-مقررات و فعاليتهاي سياسي

فعاليتهاي سياسي به حدي اهميت دارد كه مديران عامل سازمانهاي بزرگ بدون تهيۀ دستورالعملي خاص همواره مي كوشند تا به هر شكل ممكن بر اعضاي مجالس قانونگذاري اعمال نفوذ كنند.

كنترل نيروهاي حاكم محيطي
3-شوراهاي تجاري

اعمال نفوذ بر يك نهاد قانونگذاري خود دليلي است براينكه بسياري از صندوقهاي پس انداز كم بنيه از ميدان رقابت خارج شوند.

چارچوب يكپارچۀ ارتباط بين محيط و سازمان

بخش سوم:
ساختار و طراحي سازمان

فصل چهارم:
تكنولوژي توليد كالا،خدمات و اطلاعات

تكنولوژي

تكنولوژي يا فناوري عبارت است از ابزار،روش و عملياتي كه براي تبديل اقلام مصرفي به محصول(داده يا ستاده) مورد استفاده قرار مي گيرد.

تكنولوژي

تكنولوژي نوين بر ساختار اثر مي گذارد،اما امكان دارد تصميم گيري دربارۀ ساختار سازماني موجب شكل دادن و محدود نمودن تكنولوژي گردد.

سطح تكنولوژي در سازمان

شركتهاي توليدي

شركتهاي خدماتي

1-شركتهاي توليدي

بر اساس تحقيقات جان وودوارد:

گروه اول: توليد تك محصولي و دسته هاي كوچك؛

گروه دوم: توليد انبوه و دسته هاي بزرگ؛

گروه سوم: فرآيند توليد مستمر؛

توليد تك محصولي و دسته هاي كوچك

بصورت كارگاه است؛

طبق در خواست مشتري؛

روال كار بر حسب عادت؛

متكي به متصديان،كارگران و نيروي انساني.

مانند: وسايل الكترونيكي و لباسهاي سنتي.

توليد انبوه و دسته هاي بزرگ

استفاده از قطعات استاندارد؛

توليد انبوه؛

مسير توليد نسبتاً طولاني؛

انبار كالاهاي ساخته شده.

مانند: انواع خطوط مونتاژ از قبيل خودرو.

فرآيند توليد مستمر

همۀ كارها بوسيلۀ دستگاه پيشرفته انجام مي شود؛

فرآيند توليد مستمر؛

مي توان محصول را پيش از توليد بطور دقيق پيش بيني كرد.

مانند: پالايشگاههاي نفت و توليد مواد دارويي.

استراتژي،تكنولوژي و عملكرد:

سازگاري استراتژي،تكنولوژي و ساختار

نقطۀ قوت شركتهاي ژاپني در اين است كه آنها توانسته اند بين استراتژي،ساختار و تكنولوژي هماهنگي ايجاد كنند.

سازگاري استراتژي،تكنولوژي و ساختار

افزايش رقابت جهاني به معني اين است كه بازارهاي جهاني داراي نوسانات شديدتر شده اند،چرخۀ حيات محصول كوتاه تر است و مشتري از دانش و آگاهي بيشتري برخوردار است و سرانجام اينكه براي تأمين تقاضاهاي جديد بايد از استراتژي مناسب استفاده كرد.

تكنولوژي جديد توليد

عبارتند از: رباط ها، نرم افزارهاي كامپيوتري و ساير دستگاههاي خودكار كامپيوتري.سازمانها با استفاده از اينها،طراحي و تجزيه و تحليل مهندسي انجام مي دهند و ماشين آلات را كنترل مي كنند.اين پديدۀ جديد يا تكنولوژي بسيار پيشرفته و پيچيده را سيستم مكانيزۀ توليد مي نامند.

سيستم مكانيزۀ منسجم

نامهاي ديگر آن:

سيستم توليد كارخانۀ آينده؛

كارخانه هاي هوشيار؛

سيستم توليد انعطاف پذير.

سيستم مكانيزۀ منسجم به سه شكل
انجام مي گيرد:

طراحي به كمك كامپيوتر؛

ساخت به كمك كامپيوتر؛

مديريت خودكار.

از اين طريق مي توان ظرف سه روز يك خودرو باب طبع و سليقۀ مشتري توليد كرد.

مقايسۀ ويژگيهاي سازماني در مورد توليد انبوه و سيستم مكانيزۀ منسجم

2-شركتهاي خدماتي

74 درصد توليد ناخالص داخلي بوسيلۀ شركتهاي خدماتي ارائه مي شود؛

79 درصد نيروي كار آمريكا را بكار مي گيرند.

نمونۀ تكنولوژي خدماتي و تكنولوژي توليدي

ويژگي هاي ساختاري سازمانهاي خدماتي و سازمانهاي توليدي

تكنولوژي واحدهاي سازماني
(چارچوب چارلز پرو)

تنوع:

عبارت است از تكرار رويدادهاي غيرمنتظره و جديدي كه در فرآيند تبديل رخ مي دهد.

تجزيه پذيري:

براي حل مسائل از روشهاي عيني و قابل محاسبه استفاده مي شود و مي توان براي حل مسائل از روشهاي استاندارد استفاده نمود.

تكنولوژي سازماني از ديد پرو

تكنولوژي ساده(يكنواخت):

كارها هيچگونه تنوع يا گوناگوني ندارند؛

استفاده از روشهاي عيني و قابل محاسبه؛

كارها استاندارد، رسمي و منظم اند؛

مانند دايرۀ پرداخت در بانك و بخش مونتاژ يك كارخانه.

تكنولوژي سازماني از ديد پرو

تكنولوژي هنري:

امور نسبتاً پايدار؛

ولي فرآيند تبديل را نمي توان تجزيه و تحليل يا آن را بطور كامل و دقيق درك كرد؛

براي انجام دادن كارها آموزش و تجربۀ زيادي لازم است؛

مانند مهندسان ذوب آهن.

تكنولوژي سازماني از ديد پرو

تكنولوژي مهندسي:

پيچيده؛

گوناگون و متنوع؛

فعااليتهاي مختلف بر اساس فرمولها،روشها و راه هاي مشخص انجام مي شود.

مانند كارهاي حسابداري و مهندسي.

تكنولوژي سازماني از ديد پرو

تكنولوژي پيچيده:

بسيار متنوع و گوناگون؛

فرآيند تبديل را نمي توان بصورت كامل تجزيه و تحليل كرد؛

براي هر مسأله چندين راه حل قابل قبول وجود دارد؛

براي انجام كارها و حل مسائل بايد از تجزيه و تحليل دانش فني استفاده كرد؛

مانند تحقيقات پايه اي و برنامه ريزي استراتژيك؛

چارچوبي براي تكنولوژي خدمات