تشکیلات و سازماندهی

بنام خدا

جزوه درسی درس تشکیلات و سازماندهی

جلسه دوم و سوم 22/7/89

تعریف سازمان :

اهمیت سازمان در موارد زیر خلاصه می شود .

1 برای دسترسی به اهداف و نتایج مورد نظر منابع لازم را تامین کند .

2 کالا ها و خدمات را بصورتی کارا و با راندمان بالا اراء نمایند.

3 نوع آوری را تشویق و تسهیل کند

4 تکنولوژی های نوین را به کار گیرد .

5 خود را با عوامل محیطی در حال تغییر وفق دهند. و بر آنها اعمال نفوذ کند

6 به آنچه مورد نظر سازمانی است ارج دهند و بر ارزش آنها بیفزاید

7 بکوشند تا با چالشهایی حاصل ناهمگنونی نیرو انسانی کنار بیایند و اخلاق حرفه ای را رعایت کند و موجبات انگیزش تشویق و هماهنگی کارکنان را فراهم سازد .

خلاصه اهمیت سازمان که در بالا گفته شد.

1 دستیابی به اهداف

2 رسیدن به قدرت تاثیر گزار برای ماندگاری

3 تشویق نوع آوری

4 بکار گیری تکنولوژی جدید

5 سازگاری با محیط و نفوذ در آن

6 توجه به ذنیفهان سازمانی

7 بررسی به نیروهای انسانی و احترام به ویژگی ها خاص آنان

ابعاد طرح سازمانی

ابعاد سازمانی به دو گروه طبقه بندی می شوند :

الف) ابعاد ساختاری ب) ابعاد محتوایی

الف ) ابعاد ساختاری :

بیان کننده ویژگی های درونی یک سازمان هستند . مبنایی بدست می دهند که می توان بوسیله آن سازمانها را اندازه گیری و با هم مقایسه کرد .

ب) ابعاد محتوایی :

معرف کل سازمان هستند . مثل اندازه یا بزرگی سازمان نوع تکنولوژی - محیط و غیره...که معرف ایگاه سازمان هستند . برای ارزیابی و در ک سازمان شناخت هر دو بعد نیاز است.

الف ) ابعاد ساختاری

1- رسمی بودن :

به اسناد و مدارکی گفته می شود که در سازمان وجود دارد . در این روشها شرح وظایف مقررات و سیاستهای را که سازمان باید اجراء کند نوشته شده است .این اناد نشان دهنده میزان رسمی بودن یک سازمان از طریق شماره تعداد صفحه های اسناد موجود در سازمان است . بطور کلی منظور آیین نامه ها می باشند. و نشان دهنده اعتبار آن موجود است.

2- تخصصی بودن :

تخصصی بودن یک سازمان یعنی اینکه سازمان تا چه اندازه کارها و فعالیت خود را به وظایف جداگانه و تخصصی تقسیم کرده است (تخصصی کردن کارها را تقسیم کار گویند.)

3- داشتن استاندارد :

یعنی بسیاری از کارها با روشی یکسان و همانند در سطح مشابه انجام شو ند (مانند مک دوناله)

4- سلسله مراتب اختیارات :

مقصود مشخص کردن این موضوع است که هر یک افراد باید گزارش کار خو را به چه کسی بدهد . همچنین حیطه نظارت هر یک از مدیران مشخص شود

5 - پیچیدگی :

منظور از پیچیدگی تعداد کارها یا سیستم های فرعی است که درون یک سازمان انجام می شود پیچیدگی را می توان در سه بعد بررسی کرد 1 عمومی 2 افقی 3 فضایی

1 پیچیدگی عمومی :

مقصود تعداد سطوحی است که در سلسله مراتب سازمانی وجود دارد .

2 پیچیدگی افقی :

مقصود تعداد شخص یا دوایری است که بصورت افقی در سراسر سازمان وجود دارد .

3- فضایی:

به محل ها و مناطق جغرافیایی بنا به ماموریت سازمان اطلاق می شود . بعضی از سازمانها شعب دارند.

متمرکز بودن :6 -

در سلسله مراتب از اختیارات متمرکز بودن به آن سطح از اختیارات گفته می شود که قدرت تصمیم گیری دارند.هنگامی که در تصمیم گیری در سطوح بالای سازمان گرفته می شود آن سازمان را متمرکز می گویند در غیر اینصورت غیر متمرکز گویند. متمرکز یعنی فقط چند نفر تصمیم می گیرند و بقیه اجراء می کنند.

7 حرفه ای بودن :

به سطح تحصیلات رسمی و آموزشی کارکنان گفته می شود.

8 نسبت های پرسنلی :

این نسبت ها بیان کننده بکار گیری افراد برای وظایف مختلف در سطح سازمان است.

ب) ابعاد محتوایی :

1 اندازه :

اندازه سازمان عبارت است از بزرگی آن که بصورت تعداد افراد یا کارکنان مشخص می شود . بزرگی را می توان با توجه به یک واحد خاص ،یک دایره ،یک بخش یا کل سازمان مشخص کرد (بزرگی جزء محتوا است)

2 - تکنولوژی سازمان : عبارتند از عملیات و روش های فرایند تولید کالا و خدمات

3 - محیط : شامل عواملی می شود که در خارج از مرز سازمان وجود دارد. مانند دولت و ذینفعان

4 اهداف استراتژی سازمان : در این محتوا هدف و شیوه های رقابتی سازمان که آنرا از سایر سازمانها متمایز می کند. مشخص می شود .

اهداف : اسناد نوشته شده ای هستند که بیان کننده و نشان دهنده مقصود نهایی سازمان می باشند

استراتژی : عبارتند از یک برنامه عملی که به موجب آن شیوه تخصیص منابع و فعالیت های شرکت در رابطه با محیط و در راه نیل به اهداف تعیین می شوند.

5- فرهنگ : فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه ای را از ارزشها باورها هنجار و تفاهم هایی است که سازمان در آن با کارکنان وجوه مشترک دارد . (محتوایی می باشند نه ساختاری )

جلسه چهارم

انواع سازمانها

رسمی

غیر رسمی

سازمانها را بر اساس ساختار سازمانی می توان به دو بخش طبقه بندی کرد.

1- سازمان رسمی: در این نوع سازمان ساختار رسمی از قبل به صورتی آگاهانه و در راستای هدفی مشخص مجموعه روابطی را برقرار می سازد.

در سازمان رسمی مدیر روابط سازمانی رابطور مکتوب و از طریق سلسله مراتب اداری برای کارکنان تشریح می کند.

2- سازمان غیر رسمی: در هر سازمانی روابطی میان کارکنان ایجاد می شودکه به صورت ناخودآگاه به وجود می آید در نتیجه این روابط در سازمان رسمی نوع دیگری از ساختار سازمانی را بنام سازمان غیر رسمی به وجود می آید.

اگر چه این نوع سازمان به صورت غیر رسمی و روابط آن بصورت شفاهی است.اما هیچ مدیری نمی تواند در سازمان خود آنرا نادیده بگیرد.سازمان غیر رسمی از ملزومات تمام سازمانها به شمار می رود.

مدیریت:

هر مجموعه ای خواه کوچک یا بزرگ نیازمند کسی است که بتواند آنرا اداره کند.تعاریف متنوعی در خصوص مدیریت ارائه شده است که بعنوان نمونه به سه تعریف جامع زیر اشاره می کنیم.

1) مدیریت عبارت است: از فرایندهای برنامه ریزی- سازماندهی- رهبری و کنترل – تلاشهای اعضای سازمان- بکارگیری همه منابع سازمانی قابل دسترس برای رسیدن به اهداف سازمانی از قبل مشخص شده.

2) مدیریت فرایند تحصیل و دسترسی و تحقق فعالیت ها بطور کامل وکارا و از طریق دیگران است.

3) دکتر رضاییان:

مدیریت فرآیند بکارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی- سازماندهی- بسیج منابع و امکانات و هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.

با توجه به این تعاریف می توان نتیجه گرفت که

1- مدیریت یک فرآیند است (فرایند: رویدادها و فعالیتهای مربوط به هم هستند که در جهت اهدافی مشخص حرکت می کنند.(پروژه نیست پروسه است)

2- مفهوم نهفته مدیریت هدایت تشکیلات انسانی است.

3- مدیریت موثر تصمیمهای موثری گرفته و به نتایج مطلوبی دست می یابد.

4- مدیریت کارا هدایت مدبرانه امور است.

5- مدیریت بر فعالیتهای هدفدار متمرکز است.

نکته: مدیریت موثر و کارا با هم موفق هستند.

وظایف مدیریت:

1- برنامه ریزی

2- سازماندهی

3- هدایت و رهبری

4- فرماندهی

5- نظارت و کنترل

مکاتب مدیریت:

1- مکتب کلاسیک

2- مکتب نئو کلاسیک(نهضت روابط انسانی)

3- مکتب مدرن (تحلیل سیستمی سازمان)

4- مکتب اقتضایی

1- مکتب کلاسیک:

بطورکلی نظریه دانشمندانی مانندفردیکتیلور(پدر مدیریت علمی) هانری فایول(پدر تئوری مدیریت) و ماکس وبر(بنیانگذار بروکراسی) مهمترین محققان این مکتب هستند.در این مکتب به نیازهای مادی کارگران توجه شده است و به عوامل رفتاری آن توجهی نمی شود.

این مکتب چهارنکتهاصلی دارد.

1- اصل تقسیم کار:وجود سلسله مراتب- تخصص و طبقه بندی وظایف در سازمان از تقسیم کار ناشی می شود.

2- سلسله مراتب و تخصص: سلسله مراتب بارشد عمودی که قدرت بین افراد سازمان را مورد توجه قرار می دهد .و تخصص بارشد افقی که تقسیم کار در سازمان را موجب می شود. در ارتباطند.

3- ارتباط منطقی:وجود ارتباط منطقی بین فعالیتهای یک سازمان نیل به هدفهای سازمان را ممکن می سازد.

4- حیطه نظارت:تعداد کارمندان زیر نظر یک مدیر- حیطه نظارتی او را تشکیل می دهند.

مکاتب مدیریت

2- مکتب نئوکلاسیک (نهضت روابط انسانی)

برخلاف تئوری کلاسیک که به کارگران به عنوان عامل اقتصادی اشاره دارد این مکتب عنوان می نماید که افراد به جای فکر کردن درباره ی نیازهای اقتصادی بیشتر در اندیشه ی روابط انسانی هستند. عواملی چون تعامل گروهی – مشارکت و ارتباطات موثر بر میزان بهره وری و کارآیی تاثیر به سزایی دارند...

3- مکتب مدرن: (تحلیل سیستمی سازمان)

درحالی که دو مکتب قبلی یکی عامل اقتصادی (کلاسیک) و دیگری روابط اجتماعی (نئوکلاسیک) را در جهت خشنودی کارکنان مطرح نموده اند. این مکتب نیازهای انسان را بسیار پیچیده تصورمی کند. در این مکتب اعتقاد بر این است که نه تنها انسان به وسیله پاداشهای مادی – امنیت و تعلق خاطر برانگیخته می شود، بلکه تحت تاثیر میل به عزت نفس ، منزلت، خاص خود و دیگران و همچنین خویشتن یابی و تعالی نیز قرار
می گیرد . بر اساس این مکتب تمام سطوح این نیازها به حالت پیچیده ای با هم در ارتباطند...

(آبراهام مازلو سلسله مراتب روابط انسانی را به وجود آورده است.) سلسله مراتب روابط انسانی از دیدگاه مازلو را نام ببرید؟

4- مکتب اقتضایی

این مکتب عنوان می نماید که مدیریت به شرایط و موقعیت بستگی دارد. به عبارت دیگر، نگرش، بهترین وجود ندارد.

(در سازمان روابط و رفتار احساسی وجود ندارد. در آن منطق- دیجیتال و صفر و یک وجود دارد.)

جلسه پنجم 6/8/89

اصول مدیریت

هانری فایول

در خصوص اصول مدیریت طبقه بندی های مختلفی انجام شده است. کاملترین آنها مربوط به هانری فایول مکتب کلاسیک است. فایول 1841 تا 1925 در فرانسه شهرت زیادی داشت مهندس معدن بود.

در 1916 کتاب معروف خود را با عنوان اداره امور عمومی و صنعتی که بر اساس تجربیات وی بود به چاپ رساند. فایول اصول چهارده گانه ی مدیریت را به شرح ذیل بازگو می کند.

1- تقسیم کار:

2- اختیار و مسئولیت:

3- انضباط:

4- وحدت فرماندهی: هرچند نفر به کدام مدیر گزارش بدهند. حیطه ی مدیران مشخص شود.

5- وحدت رویه: هرچند نفر بدانند زیردست کدام مدیر هستند.

6- تقدم منافع عمومی برمنافع فردی:

7- جبران خدمات کارکنان

8- تمرکز:

9- سلسله مراتب

10- نظم

11- عدالت و انصاف

12- ثبات خدمتی کارکنان

13- ابداع و نوآوری

14- احساس یگانگی یا مسئولیت در امور (انجام امور)

اعتماد به نفس مدیر

فایول امور شش گانه ای را به عنوان امور مدیریت ارائه نموده است که عبارتند از:

امور و اصول مدیریت را بنویسید؟

1- امور فنی

2- امور بازرگانی

3- امور مالی

4- امور تامینی(پشتیبانی)

5- امور حسابداری

6- امور اداری

- سطوح مدیریت را نام ببرید؟

در هر سازمانی سه سطح مدیریت را می توان در نظر گرفت که از پایین به بالا عبارتند از:

1- مدیریت عملیاتی: در پایین ترین سطح سازمان قراردارد. افرادی را شامل می شود که مسئول کار دیگران هستند مثل سرپرست کارگران.

2- مدیریت میانی: فعالیتهای مدیران رده پایین تر در این سطح قرار می گیرند. فعالیتهای مربوط به اجرای سیاستهای سازمان را رهبری می کنند. مانند ناظم در مدرسه.

3- مدیریت عالی: متشکل از یک گروه کوچک که مسئول تمام سازمان هستند و استراتژی و برنامه های اصلی سازمان را تهیه می کند.

تکنولوژیهای سازمان را نام ببرید؟

تکنولوژیهای سازمان به چهارگروه طبقه بندی می شوند.

1- عادی( یکنواخت)

2- پیچیده

3- هنری

4- مهندسی

1- تکنولوژی عادی (یکنواخت): در چنین سازمانهایی با این تکنولوژی کارها هیچ گونه تنوعی ندارند و از روشهایی استفاده می شود که عینی و قابل محاسبه باشد. کارها استاندارد شده رسمی و منظم است.

2- تکنولوژی هنری: امور به صورتی نسبتاً پایدار جریان می یابد ولی فرآیندها را نمی توان تجزیه و تحلیل و یا آنرا بطور کامل و دقیق درک کرد. برای انجام کارها آموزش و تجربه ی زیادی لازم است زیرا اعضای سازمان بر اساس تجربه ، دانش و توانایی های شهودی در برابر عوامل محسوس واکنش نشان می دهند...

3- تکنولوژی پیچیده : بسیار متنوع و گوناگون است. فرآیند تبدیل را نمی توان به صورت کامل تجزیه و تحلیل و درک کرد. باید با تلاش بسیار مسایل را تجزیه تحلیل کرد.

برای حل مسئله چندین راه قابل قبول وجود دارد و برای حل آنها باید از دانش فنی کمک گرفت.

4- تکنولوژی مهندسی: باید پیچیده باشد. زیرا کارهای انجام شده بسیار گوناگون و متنوع هستند ولی فعالیتها معمولاً بر اساس فرمولها- روشها- دستورالعملها و راههای مشخصی انجام می شود.

جلسه ششم 13/8/89

نظام تکنولوژیهای مدیریت یا نظام اطلاعاتی

نظام اطلاعاتی مدیریت ، تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی

سازمانها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می گذارند و وارد عصر اطلاعات می شوند. یعنی عصری که انقلاب ریزپردازها را به همراه دارد . یک ریزپردازنده شامل یک زره نیمه هادی است.که می تواند در یک چشم به هم زدن ده ها هزار عملیات حسابداری انجام دهد.که تمام آنها در فضایی کمتر از یک ناخن دست فضا می گیرد.

یک دستگاه کامپیوتر که در یک نقطه دور افتاده قرارگرفته است به یک شبکه سراسری کامپیوتر متصل می شود. به یک شبکه سراسری کامپیوتر متصل می شود که بصورت فزاینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با سایر بخشها را ارتقاء می دهد.

افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریزپردازها بتوانند در تکنولوژی اداره سازمان نقش بزرگتری ایفا کنند.

مهم ترین سیستم های تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی سازمان:

1- سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی

2- سیستم تصمیم گیری گروهی

3- سیستم پیام دهنده الکترونیکی

1) سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی

عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیازهای اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان (مدیران میانی)

2) سیستم تصمیم گیری گروهی: این امکان را به وجود می آورد که چندین عضو یک گروه با استفاده از کامپیوترهای شخصی خود در نقاط مختلف دیتا تشکیل جلسه دهند و بصورت گروهی تصمیم بگیرند.

3) سیستم پیام دهنده الکترونیکی با استفاده از این نرم افزار می توان اسناد و مدارک را طبق شیوه های مشخصی رد و بدل کرد و آنها را برای اقدام پردازش به محل های مربوطه فرستاد.

کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی در مدیریت

تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می کند تا با سازمان محیط و یکدیگر ارتباط بهتر و بیشتری برقرار کند.

کاربردهای این تکنولوژی در فرایند مدیریت عبارت است از :

1) مشارکت بیشتر در تصمیم گیری:

مدیران برای ایجاد ارتباط باید مقدار وقت و نیرو صرف کنند. با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می توان این صرف وقت و انرژی را مدیریت کرد. به ویژه زمانی که مدیران از لحاظ فیزیکی با کارکنان در فاصله ی دوری قرار دارند. سرعت و قدرت تصمیم گیری در مجموعه سازمان افزایش پیدا می کند.

2) افزایش سرعت در تصمیم گیری : استفاده از تکنولوژی اطلاعاتی باعث می شود که سازمان وقت کمتری را صرف سمینارها- جشنواره ها- همایش و غیره نمایند.

همچنین کاربرد این تکنولوژی توانسته است مدت زمانی را که سازمانها باید صرف تضمینی اختیار نمایند کاهش دهند. تکرار پیام ها کاهش باید و گروههای ذینفع می توانند بصورت مستقیم با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

3) افزایش سرعت در شناسایی و حل مسایل :

با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیتهای سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد.

برای استفاده بهتر از این سیستم اطلاعاتی که می تواند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه های بسیار وسیع تر جمع آوری کند می بایست نگاه حرفه ای را در سازمان تقویت کرد.

طرح ریزی سازمانها تحت تاثیر تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی:

سازمانها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی برساختار سازمانش دارد پی برده اند.

نتایج حاصله از طرح ریزی سازمانها تحت تاثیر تکنولوژی پیشرفته اطلاعات عبارت است از:

1- کاهش هرم ارتفاع سازمان:

کاربر تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است تا بسیاری از سازمانها سطوح متعدد مدیریت خود را بکاهند.

2- تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر:

با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود.مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز کنند از این تکنولوژی استفاده کنند. و مدیرانی که می خواهند سیستم مدیریتی خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بکارگیری این تکنولوژی اطلاعات بیشتری را به کارکنان خود بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها استقلال و خود مختاری آنان بیفزایند.

3- بهبود هماهنگی:

شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای این تکنولوژی این باشد که مدیران بتوانند با سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی –( سیستم پیامندهند الکترونیکی- سیستم اطلاعات مدیران اجرایی- تصمیم گیری گروهی) با یکدیگر در تمام نقاط دنیا مرتبط شوند و از نتایج تصمیمات اتخاذ شده اطلاع یابند.

4- شرح دقیق تری از وظایف: با کاهش وظایف اداری کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاستها و استراتژدیها بصورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل تر بیان می شود.

5- افزایش کارکنان متخصص:

کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با سیستم کارکنند و آنرا حفظ و ارتفاع دهند. در بیشتر سازمانها باید پس از بکارگیری این تکنولوژی باید به افراد آموزش دهند یا افراد ماهر جایگزین نمایند.

جلسه هفتم 20/8/89

ساختار سازمانی :

ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود. نمودار سازمانی یک نماد :

قابل رویت از کل فعالیت ها و فراینده های سازمان است در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود :

ارکان اصلی ساختار سازمانی :

1) ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارش گری در سازمان است. و نشان دهنده سطوحی است که در سلسه مراتب اداری وجود دارد. و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می کند.

2) ساختار سازمانی تعیین کننده افرادی است که به صورت گروهی در دوایر کار می کنند و گروهبندی یا تقسیم بندی دوایر است که در کل سازمان وجود دارد.

3) ساختار سازمانی در برگیرنده طرح سیستم هایی می شود که بوسیله آنها فعالیت های همه دوایر هماهنگ و یکپارچه می شوند.

در طرح ریزی ساختار سازمانی این ارکان اصلی همیشه وجود داشته و باید رعایت شوند. ساختار سازمانی تحت تاثیر محیط – تکنولوژی – اندازه – بزرگی یا هدفهای سازمان طرح ریزی می شوند.

بعنوان مثال : هنگامیکه یک سازمان به فعالیت ها و محصولات خود تنوع می بخشد احتمالا ساختار تمرکز زدایی را در پیش بگیرد. و بر عکس این حالت ممکن است به سمت تمرکز گرایی حرکت کند .

گروهبندی واحدهای سازمانی :

سازمان می تواند افراد را بر اساس نوع وظیفه – نوع محصول -یا نوع مشتری- منطقه جغرافیایی - یا ترکیبی از اینها گروهبندی کند.

انواع گروهبند یهای واحد سازمانی :

1) گروهبندی افراد بر حسب نوع وظیفه : افرادی که بدینگونه گروهبندی می شوند برای انجام وظایف یا کارهای مشابهه همکاری می کنند یا از نظر مهارت و میزان معلومات در سطح مشابهی هستند.

2) گروهبندی افراد بر حسب محصول:

با توجه به نوع محصولاتی که سازمان تولید می کند افراد گروهبندی یا سازماندهی می شوند

3) گروهبندی افراد بر حسب منطقه جغرافیایی :

یعنی ساختار سازمان را با توجه به نوع مشتری وارباب رجوعی که باید به آنها خدمت خاصی ارائه کرد طرح ریزی می کند.(مانند بعضی از غذاها در برخی مناطق ذائقه هایمتفاوت دارند)

4)گروهبندی چند محوری ( ترکیبی ) این گروهبندی بدان معنی است که سازمان بصورت همزمان از دو نوع ساختار استفاده کند که این نوع از گروهبندی را ساختار ماتریسی گویند .

جلسه هشتم 27/08/89

انواع ساختار سازمانی

گروه بندی های صورت گرفته در مبحث قبلی می توانند به عنوان ساختار سازمانی پایه و اساس طرح ریزی و طراحی سازمنی باشد. بنابراین انواع ساختار سازمانی عبارتست از:

1. ساختار مبتنی بر نوع وظیفه: در چنین ساختاری فعالیتها وجوه مشترکی دارند که براساس آن گروه بندی می شوند، اگر محیط دارای ثبات بود و دوایر از نوعی تکنولوژی یکنواخت و عادی بهره بگیرند و بهم وابستگی زیادی نداشته باشند چنین ساختاری بسیار مؤثر واقع خواهد شد.

ویژگیهای ساختار سازمانی مبتنی بر نوع وظیفه

اهداف

1. کارایی درون سازمانی

2. ارتقاء کیفیت فنی

3. تأکید بر اهداف تخصصی

نقاط قوت

1. در درون دوایر (صرفه جویی به مقیاس می شود) یعنی به اندازه امکاناتم صرفه جویی می کنم و حداکثر استفاده از امکانات

2. کارکنان می توانند مهارتهای گوناگون و در سطح بالا را فراگیرند. (مهارت بالا می رود)

3. سازمان می تواند اهداف تخصصی اش را تأمین کند. (یعنی چون کل مجموعه در یک اتاقند ما را به اهداف نزدیک می کند)

4. برای سازمانهای کوچک و متوسط بسیار مناسب است.

5. اگر سازمان فقط یک نوع محصول تولید کند این ساختار بسیار مناسب است.

نقاط ضعف

1. نسبت به تغییرات محیط نمی تواند به سرعت از خود واکنش نشان دهد.

2. احتمالاً منجر به تصمیم گیری متمرکز در بخش مدیریت ارشد سازمان خواهد شد. (بخاطر اینکه ابتکار در پرسنل مرده است)

3. هماهنگی در سطح افقی سازمان و بین دوایر ضعیف است.

4. موجب نوآوری و خلاقیت نمی شود.

5. دیدگاههای اعضای سازمان نسبت به هدفهای سازمان محدود می شود.

2. ساختار مبتنی بر نوع محصول

در این ساختار بخش های مختلف سازمان براساس نوع محصول، نوع خدمت، نوع کار یا برحسب مراکز سود سازماندهی می شود ویژگی مهم این ساختار این است که براساس محصولات گروه بندی می شود اگر ساختار سازمانی برحسب نوع وظیفه تهیه شده باشد می توان آن را تغییر داد و با توجه به نوع محصولات تولیدی تنظیم کرد.

ویژگی های ساختار سازمانی مبتنی بر محصول

اهداف

1. کسب رضایت مشتری

2. سازش با محیط

3. اثربخشی در خارج از سازمان

4. تأکید بر نوع محصول

نقاط قوت

1. مناسب محیطی است که سریع تغییر می کند و بی ثبات است.

2. از آنجا که نوع محصول و محل مراجعه نیز مشخص است شرکت در جهت جلب رضایت مشتریان فعالیت می کند.

3. دوایر سازمانی در سطح بالایی یکدیگر هماهنگند.

4. هر واحدی می تواند با توجه به خواص مشتریان و منطقه ای که در آن فعالیت می کند محصولات خواصی را تولید و عرضه کند.

5. این ساختار مناسب شرکتهایست که بسیار بزرگ هستند و انواع مختلف محصول را تولید می کند.

6. تصمیم گیریها به صورت غیرمتمرکز است.

نقاط ضعف

1. دوایر: مختلف سازمان نمی توانند صرفه جویی به مقیاس داشته باشند.

2. خطوط مختلف تولید نمی توانند هماهنگی زیادی با هم داشته باشند.

3. در این موسسات صلاحیت و تخصص فنی کمرنگ است .

4. ایجاد استاندارد و یکپارچگی در خطوط تولید بسیار مشکل است .

جلسه نهم هفته دوازدهم 18/09/89

3. ساختار مبتنی بر منطقه جغرافیایی

یکی دیگر از گروه بندیهایی که در ساختار سازمانی رعایت می شود توجه به مصرف کنندگان یا مشتریان محصولات سازمان در جامعه هدف است . منطقه جغرافیایی متداولترین روش است که در این ساختار مورد توجه قرار می گیرد.

مردم در هر منطقه ای از کشور ممکن است نیازها و سلیقه های خاصی داشته باشند پس مناسب است هر واحدی از سازمان که در یک منطقه خاص جغرافیایی قرار می گیرد بکوشد تا همه نیازهای ذیربط آن ناحیه را تأمین نماید.

4. ساختار چند محوری (پیوندی)

واقعیت این است که در دنیا سازمانهایی هستند که ساختن آنها بصورت هیچکدام از روشهای یاد شده بالا نیست. امکان دارد ساختار یک سازمان بگونه ای باشد که آنرا چند محوری یا پیوندی نامند. یعنی ترکیبی است از ساختارها مبتنی بر مأموریت آن سازمان – سازمانی که چنین ساختاری دارد را ساختار چند محوری یا پیوندی را انتخاب کرده است.

ویژگیهای ساختارچند محوری یا پیوندی

اهداف:

1. اثربخش بودن سازمان در محیط خارجی

2. انعطاف پذیری و سازش با محیط و کارایی دوایر سازمان

3. تأکید بر خط تولید

نقاط قوت

1. سازمان می تواند خود را با تغییرات محیط وفق دهد. بخشهای تولید را هماهنگ کند و کارایی دوایر مرکز را بالا برد.

2. سازمان می تواند اهداف کل شرکت و بخشها و واحدهای تولیدی را هماهنگ کند.

3. سازمان می تواند بین خطوط تولید و در درون هر یک هماهنگی ایجاد کند.

نقاط ضعف

1. امکان دارد که سازمان با نیروی سربار یا مازاد روبرو شود.

2. امکان دارد بین دوایر سازمانی و واحدهای تولیدی تعارض و تضاد بوجود می آید.

هفته سیزدهم

02/10/89

با توجه به تقسیم بندی ساختارها، ساختار جدیدتری بنام ساختار ماتریس وجود دارد که به شرح زیر می باشد.

سازمانهایی که چندین نوع محصول یا خدمت خصوصاً به شکلی جدی تولید یا ارائه می کنند می توانند از نوعی ساختار بنام ساختار ماتریسی استفاده کنند. اگر سازمان در وضع و محیطی خاص قرار گیرد که یا از هیچ یک از ساختار پیشین نتواند استفاده کند یا محصول و خدمت جدیدی بخواهد ارائه کند می تواند از ساختار ماتریسی استفاده کند و دوایر و بخشهای خود را با این ساختار هماهنگ کند.

از ویژگیهای منحصر به فرد ساختار ماتریسی اینست که سازمان به جای اینکه قسمتهای جداگانه ای در ساختار خود داشته باشد (مانند ساختار پیوند) مدیران دوایر تخصصی اختیارات کاملاً برابر دارند و کارکنان و اعضای سازمان باید گزارش خد را به مدیران و رؤسای هر دو واحد بدهند

شرایط مورد نیاز برای اجرای ساختار ماتریسی

شاید چنین به نظر برسد که وجود تضاد قدرت بین مدیران در ساختار ماتریسی امری عادی است اما با توجه به برخی از شرایط با بهره گیری از ساختار ماتریسی می توانیم این فاصله را کاهش داده و هماهنگی بسیار زیادی در نیل به اهداف سازمانی بوجود آوریم.

شرط اول:

دوایر تولیدی بر سازمان فشار بیاورند که در منابع کمیاب آن مهم متناسبی داشته باشند . این سازمانها نه بزرگ و نه کوچک اند. واحد متوسطی دارند. این سازمانها تحت فشارند تا انعطاف پذیری نشان دهند. تا اجازه بدهند به تناسب از افراد و ماشین آلات و سایر امکانات استفاده کنند.

شرط دوم:

سازمان بوسیله محیط تحت فشار باشد تا دو یا چند نوع محصول ضدو نقیض ارائه کند. یعنی از یک سو به کیفیت محصول توجه کند و از یک سو هم به نوع آوری محصول

شرط سوم: محیط سازمن پیچیده و نامطئن است.

محیط خارجی دائماً در حال تغییر است و دوایر سازمانی مجبور هستند به میزان بسیار زیادی به یکدیگر وابسته باشند.

ریاست در ساختار ماتریسی

مسئله که روسای ماتریس با آن روبرو هستند این است که برای کنترل در این حالت صرفاً برای بهبود شیوه ها و انجام کار توجه به فرهنگ سازمانی و ایجاد ساختارهای فرهنگی لازم است.

ویژگیهای ساختار ماتریسی

اهداف:

1. نوع آوری در محصول و خدمت

2. بهبود تخصصهای فنی

3. برقراری تعادل بین دوایر سازمانی و مجریان

نقاط قوت

1. می کوشد بین تقاضای دوگانه هماهنگی لازم را ایجاد کند.

2. برای تأمین نیازهای ضدو نقیض محیط می کوشد تا هماهنگی ایجاد کند.

3. در توزیع نیروی انسانی انعطاف پذیر است و همه واحدهای سازمانی می توانند کسب منافع اشتراکی کنند.

4. سازمان برای کارکنان دوایر و کارکنان خطوط تولید امکان افزایش مهارتها و دانش تخصصی را فراهم کند.

5. بسیار برای سازمانهای متوسط کمک کننده است.

نقاط ضعف

1. اعضای سازمان باید زیر نظر کسانی که قدرتهای متضاد دارند کار کنند و این موجب سردگمی آنها

2. کسانی که در این سازمانها با این ساختار کار می کنند باید از نظر مهارت و آموزش سطح بالایی داشته باشند.

3. جلسات زیادی نیاز دارد تا تعارض ها از بین برود.

4. اگر اعضای سازمان موفق به درک این ساختار نشوند سازمان محکوم به شکست است.

5. بوسیله محیط تحت فشار قرار می گیرد . و عدم تعادل ایجاد می شود.

هفته چهاردهم

09/10/89

تعریف سازماندهی

سازماندهی فرآیندی است که طی آن با تقسیم کار میان افراد گروه های کاری میان آنها برای کسب اهداف تلاش می شود. با توجه به تعریف فوق سازماندهی سه مرحله دارد که عبارتند از:

1. طراحی و تعریف کارهای ضروری

2. دسته بندی فعالیتها برحسب مشاغل و منصب سازمانی تعریف شده.

3. برقراری رابطه میان مشاغل و منصب های سازمانی برای کسب اهداف مشترک

ابزار رسمی کردن سازمان

مهمترین ابزارهای رسمی کردن سازمان عبارتند از:

الف) نمودار سازمانی

ب) راهنمای سازمان

الف) نمودار سازمانی: یکی از اسنادی که پس از رسمیت یافتن سازمان ترسیم می شود. نمودار سازمانی است برای تهیه نمودار سازمانی رعایت نکات ذیل لازم است.

1. برای نشان دادن واحد سازمانی از کادر مستطیل استفاده شود.

2. مهمترین واحد سازمانی را معمولاً در بالای نمودار قرار میدهند. بطوریکه فاصله هر واحد از بالاترین واحد معرف میزان قدرت و اهمیت آن واحد است.

در نمودارهای افقی مهمترین واحد را در سمت راست قرار می دهند.

3. خطوطی که بین واحدهای سازمانی رسم می شود باید نشان دهند روابط سازمانی آنها باشند. این خطوط نشان می دهد که هر واحد در مقابل کدام واحد مسئول و پاسخگو است.

ب) راهنمای سازمان

در برخی از سازمانهای بزرگ برای معرفی ساختار رسمی از راهنمای سازمان استفاده می شود راهنمای سازمان شامل موارد ذیل می شود.

1. اهداف سازمانی

2. خط مشی ها و رویه ها

3. نمودارها

4. شرح شغل میزان اجرایی

5. شرح وظایف مدیران اجرایی

انواع واحدهای اجرایی

صف و ستاد

سازمانها معمولا از واحدهای متعددی تشکیل می شوند که آنها را بطور کلی به واحدهای ستادی پشتیبانی و صفی تقسیم بندی می کنند. واحدهای ستادی برای پشتیبانی از واحدهای صفی ایجاد می شود.

وظایف و کارهای واحدهای صفی بطور مستقیم با اهداف سازمان سروکار دارد و مستقیماً اهداف سازمان را محقق می سازند. اما واحدهای ستادی بصورت غیر مستقیم از طریق کمک به واحدهای صف اهداف سازمان را محقق می کند.

واحدهای ستادی به دو دلیل در سازمان مورد توجه اند:

1. توسعه یافتن سازمان و مطرح شدن نیاز به بخش پشتیبانی برای حمایت از بخش های عملیاتی

2. افزایش پیچیدگی در فرآیندها – روش ها – جریان کارها عناصر سازمانی به ویژه افزایش پیچیدگی فنی و فن آوری

فعالیتهای ستادی را می توان به شکل های مختلف تعریف کرد تا بطور وظیفه ای انجام شوند.

در بانک صف شعبات ستاد واحدهای اداری

انواع واحدهای ستادی

1. ستاد شخصی: واحد یا فردی است که بطور اختصاصی در خدمت یک مدیر ا جر ایی قرار دارد.

2. ستاد تخصصی: واحدهای تخصصی است که برای انجام وظایف ویژه ایجاد می شود . نظیر واحد حسابداری رفاه کارگران.

3. ستاد عمومی: منظور از ستاد عمومی واحدی است که کمک های گسترده ای به مدیریت عالی سازمان می کند و فعالیتهای آن مانند سایر واحدها محدود به انجام یک وظیفه خاص نیست.

جلسه پانزدهم

تشکیلات روابط عمومی سازمان

روابط عمومی ها وظایف متعددی رادر سازمانها به عهده دارند و با توجه به اینکه از جهت سلسله مراتب سازمانی زیر نظر بالاترین مقام اجرایی سازمان هستند. حیطه انجام وظیفه شان از حساسیت بالایی برخوردار است.

روابط عمومی ها در بخشهای متنوعی وظایف متنوعی انجام می دهند.

1. انتشارات

2. تبلیغات

3. ارتباطات

4. تشریفات

5. هماهنگی بین واحدها

و در برخی از سازماندهی های روابط عمومی ششمین مورد بعنوان بازاریابی و روابط بین الملل تعبیه شده است. که به صورت اختصار شرح می دهیم.

1. واحد انتشارات

این واحد کلیه نشریات سازمانی را اعم از بروشورها – کاتالوگ ها گزارشهای سالیانه – ماهنامه ها – ویژه نامه ها – پوسترها – تراکت ها را مطابق با شرح وظایف خود چاپ و منتشر می کند.

2. تبلیغات

از جمله وظایفی که تبلیغات روابط عمومی ها بعهده دارند می توان به مذاکره با شرکت های تبلیغاتی – دریافت سناریوها – فیلم نامه های تبلیغاتی و بررسی و تحلیل آنها – شناسایی اماکن با قابلیت تبلیغاتی برای سازمان – مذاکره با شبکه های پخش و تولید تیزر را می توان نام برد. بطور کلی متولی تبلیغات سازمان از طریق کلیه رسانه هاست.

3. ارتباطات

از جمله وظایفی که می توان برای این واحد در نظر گرفت برگزاری نشست های مطبوعاتی برای مدیر سازمان – برقراری ارتباط نزدیک با خبرنگاران –شکل دهی روابط با مطبوعات – افکار سنجی و نظرسنجی از بدنه سازمان و گروه های ذینفع – تهیه بریده جراید به صورت همه روزه – مطالعه تمام روزنامه های مرتبط و تهیه جوابیه با عناوین اصلاحیه – تأییدیه ، تکذیبیه و توضیح می باشد.

4. تشریفات

وظایف متنوع و گوناگونی برای این واحد در بدنه روابط عمومی ها در نظر گرفته شده است. برگزاری مناسبت ها و مراسم ها – تسهیل تردد مدیران در سفرهای داخلی و خارجی – برگزاری همایش ها و سمینارها – همراهی و مشایعت و استقبال از مدیران سازمان و میهمانان سازمانی – هماهنگی با سفارتخانه ها و مراکز تهیه بلیط برای سفرهای مرتبط با کارکنان سازمان از جمله این وظایف می باشد.

5. هماهنگی بین واحدها

با توجه به اینکه روابط عمومی ها در کلیه بخشهای سازمانی می بایست رابطین و کارشناسان خود را اختصاصاً داشته باشند به وجود واحدی برای ایجاد هماهنگی بین آنان در تمام کشور نیاز است.

6. بازاریابی و روابط بین الملل

عمده وظایف روابط عمومی ها در 5 مورد قبلی تشریح شد اما واحد بازاریابی یا واحد روابط بین الملل نیز در برخی از سازمانها در کنار روابط عمومی یا در درون آن تعبیه می شود که وظایف روابط عمومی را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.

تفویض اختیار:

تفویض اختیار عبارتست از اینکه مدیر قسمتی از وظایف خود را به مرئوسین انتقال دهد. همین که تعداد کارکنان یک سازمان از یک نفر تجاوز نمود انتقال اختیارات عملاً انجام می شود. بدین معنی که مدیر قسمتی از اختیارات خود را به معاونین انتقال می دهد. به همین ترتیب معاونین نیز قسمتی از اختیارات خود را به رؤسای ادارات تفویض می کنند و رؤسای ادارات نیز برخی از اختیارات خود را به رؤسای دوایر و شعبه های سازمان واگذار می کنند.

سه مرحله تفویض اختیارات

1. واگذاری وظایف : (Duty)

از طریف رئیس به مرئوس بلاواسطه می باشد.

2. اعطای اجازه (Authority)

حق تصمیم گیری به منظور انجام تعهدات – استفاده از منابع مالی و انسانی و سایر اقداماتی که برای اجرای وظایف محوله لازم است را واگذاری می کند.

3. تعیین مسئولیت (Obligation)

مرئوسین در مقابل رئیس برای حسن انجام محوله برحسب معیار و موازین قبلی تعیین مسئولیت می شود.

اصول تفویض اختیار

1. تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن.

2. انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.

3. تفویض اختیارات قابل فسخ است.

4. تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود.

محاسن تفویض اختیار

1. افزایش بازدهی

2. افزایش علاقه نسبت به انجام وظیفه

3. تقویت همکاری جمعی

4. تکامل انفرادی

5. جلوگیری از اتلاف وقت مدیران

موانع تفویض اختیار

رئیس ممکن است به دلایل زیر از اینکار خودداری کند:

1. برخی از مقامات سازمانی تصور می کنند که خود بهتر از دیگران می توانند تصمیم بگیرند.

2. نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و بیم آنکه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیردستان به حساب آیند.

3. فقدان ثبات عاطفی و عوامل روانی. مانند خودخواهی – احساس تنزل مقام و از دست دادن مقام سازمانی – شتابزدگی و.

4. ملاحظات سیاسی: مانند سعی در محرمانه نگه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات

5. اعتقاد بر اصالت قانون و برتری تمرکز اختیارات.

تشکیلات و سازماندهی

مطالب مشابه :

تحصیل در سینما و هنرهای نمایشی

اطلاعیه مهم اموزشی

واحدهای درسی رشته کارشناسی ارشد پژوهش هنر

فهرست برنامه‌های درسی كارشناسی پيوسته و نا پیوسته علمی ـ كاربردی

تمرین های درس زبان انگلیسی

تشکیلات و سازماندهی