راهکارهی نظر سنجی در روابط عمومی

به نام خداوندی که سنت او نوآوری است

راه کارهای نظر سنجی در روابط عمومی الکترونیک

مقدمه: به نام خداوندی آغاز نمودیم که از سنت هایش نوآوری است. بی گمان یکی از ویژگی های بشر هم که سرشتی الهی دارد نوآوری است که او هم در طول تاریخ به نیکی از این موهبت الهی برای ارضای هرچه بهتره نیاز خود به برقراری ارتباط با همنوعان خود بهره برده است. . فناوری ارتباطات نیز برآمده از این ویژگی انسان است. درحالی که تجارت الکترونیک با هدف تسریع در ارائه خدمات و جلب رضایت هرچه بیشتر مخاطب به صورت روزافزون گسترش می یابد،استفاده از این فناوری در مدیریت ارتباط سازمانی امری ضروری به نظر می رسد. روابط عمومی الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریع تر به مردم خلاصه نمی شود بلکه وجود چنین ابزاری سبب می شود که مردم بتوانند نظرات خود را بسیار سریع تر ، راحت تر و بدون گذراندن فیلتر ها و سد های مستحکم موجود به سمع و نظر مسئولین برسانند. چیزی که در حال حاضر به شکل سنتی و از طریق صندوق های ارتباط مستقیم با مدیر ، صندوق های ارائه پیشنهاد و انتقاد و صندوق هایی با عناوین مشابه دیگر در ادارات و سازمان ها انجام می شود که معمولاً بی مصرف و بی نتیجه است. و یا از طریق نظرسنجی هایی که انجام آن نیازمند تدوین فرم های نظر سنجی استاندارد ، نمونه های آماری دقیق و اعزام پرسشگران آموزش دیده است. این ها نیز به نوبه خود مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار خواهد بود. عمده بحث این مقاله به این موضوع می پردازد که در روابط عمومی الکترونیک چه ابزارها و راهکارهایی برای انجام نظرسنجی و سنجش افکار در اختیار قرار می دهد. فناوری نو ظهوری چون اینترنت و پدیده وب به یک مدیر روابط عمومی این امکان را می دهد که سنجش افکار و نظر سنجی را بی واسطه و به صورت آنلاین و با صرف هزینه ای معقول و منطقی بسیار سریع تر و عمومی تر از شیوه های سنتی مرسوم انجام دهد. طراحی وب سایت های سازمانی و اختصاص بخشی از فضای وب مربوطه به این امر و نیز بهره گیری از سیستم های پست الکترونیکی و سامانه های پیام کوتاه ابزاری است که می تواند در خدمت روابط عمومی قرار گیرد. سامانه پیام کوتاه و سیستم پست الکترونیک می توانند شبیه سازی مدل سخت افزاری صندوق های فوق الذکر را در دنیای مجازی اینترنت به عهده بگیرند. همچنین نظرسنجی هایی که در سیستم سنتی با تدوین فرم های نظر خواهی انجام می شد با بکارگیری امکانات برنامه نویسی تحت وب و ایجاد سامانه های نظر سنجی در بخشی از فضای وب سایت های سازمانی شبیه سازی می شود. البته درحال حاضر موانع بسیاری از جمله عدم دسترسی یکسان شهروندان و جامعه به اینترنت و نیز کمبود کاربر حرفه ای با توجه به جوانی و نوظهور بودن امکانات و ابزار فناوری ارتباطات در کشور وجود دارد. کمبود کاربر حرفه ای ،ساده سازی وب های مربوطه را به عنوان اولین فاکتور مورد توجه روابط عمومی مطرح می کند. بهترین روش برای ایجاد تمهیداتی جهت ساده سازی فضای وب سایت، جستجو در اینترنت و مرور وب سایت های پر مخاطب است. اصولاً طراحی صفحات پر مخاطب طوری است که مرور آن حتی برای کاربران تازه کار ساده است. به طور کلی می توان ویژگی های زیر را برای یک طراحی خوب و ساده مطرح کرد:

· عدم وجود گرافیک های نامفهوم و رابط های ناقص

· ارضاء کننده مخاطب

· نظم و تربیت مناسب و بهره گیری از ساختار های درختی ساده

· بهره گیری از سیستم های محاوره ای

گفتنی است که در نظر گرفتن سهولت کارکردن با وب سایت نباید ما را از پویایی آن غافل بدارند چرا که همواره پویایی وب به عنوان مهم ترین ویژگی است که باید مورد توجه قرار بگیرد.

حال با معرفی وب به عنوان ابزاری در جهت اجرای نظر سنجی تدوین راهکار هایی جهت تضمین صحت نظر سنجی به عنوان دومین فاکتور مطرح خواهد شد. کلیه تلاش هایی که در یک پروژه نظر سنجی به عمل می آید تنها به این انگیزه است که اطلاعات صحیح ، دقیق و مورد نظر جمع آوری شود به این هدف نمی توان دست یافت مگر با ایجاد و طراحی پرسش های صحیح از اشخاص صحیح. اما شخص صحیح کیست و پرسش صحیح چگونه حاصل می شود؟به منظور دستیابی به پرسشهای صحیح باید از الگوهای استاندارد و مرسومی که در تهیه و تدوین فرم های نظر سنجی در سیستم های سنتی موجود رعایت می شود پیروی کرد. اما نکته مهم همان تشخیص شخص صحیح از ناصحیح است. در سیستم های سنتی نظر سنجی ابتدا سازمان ها با دست چین و انتخاب بخشی از جامعه به عنوان مخاطب خود که همان جامعه سازمانی نامیده می شود و سپس با نمونه گیری از جامعه سازمانی فوق دست به اجرای طرح نظر سنجی می زند چرا که به دلیل صرف هزینه و وقت زیاد نمی توان از کل جامعه سازمانی برای شرکت در نظر سنجی استفاده کرد. البته چه بسا به دلیل گسترده بودن برخی سازمان های موجود این کار معقول و منطقی نیز نخواهد بود. از این رو نمونه گیری آماری همواره به عنوان مدلی از جامعه سازمانی در نظر گرفته می شود. با توجه به این اصل باید تمهیداتی اندیشید که صحت افراد شرکت کننده در نظر سنجی را تضمین کند. این صحت حاصل نمی شود مگر اینکه:

· شخص شرکت کننده جزء جامعه سازمانی باشد. چراکه نظرات افرادی خارج از جامعه سازمانی مد نظر سازمان نخواهند بود.

· نمونه های برگرفته شده از جامعه سازمانی آگاه و مطلع باشند. در واقع صرف قرار گرفتن در جامعه سازمانی نمی تواند اطلاعات درست و مورد نیاز سازمان را بدست دهد.

· در یک جامعه سازمانی افراد از نظر منافع، علایق و موضوعاتی که آنها را تحت تاثیر قرار می دهد به دسته ها و گروه های مختلفی تقسیم می شوند که این نیز در صحت نظر سنجی تاثیر می گذارد.

با تدوین بانک های اطلاعاتی از جامعه سازمانی و نیز ایجاد فیلتر و گزینه های مناسب در سامانه نظر سنجی می توان موارد فوق را برآورده کرد.

سرانجام باید به این مقوله بپردازیم که نقش یک مدیر روابط عمومی در این پروسه چیست؟و چه بهره از این راهکار ها می برد؟ بدیهی است که ابزار موجود در روابط عمومی الکترونیک با وجود برخی پیچیدگی های ساختاری در مجموع به رشد، توسعه و پیشبرد اهداف روابط عمومی کمک کرده است. اگر بر اساس الگوی متقارن دو سویه پیشنهادی از طرف گرونیگ (J.E Gruning) و هانت (Hant) ارتباط را روندی دو وجهی بدانیم آنگاه نمی توانیم برنامه ها ی یک سازمان را فقط با تکیه بر تصمیمات مدیران آن سازمان و بدون در نظر گرفتن رای و نظر دیگر اعضای جامعه سازمانی به اجرا در آورد. لذا در بیشتر موارد اجرای پروژه های نظر سنجی امری ضروری به نظر می رسد. در واقع در بسیاری از موارد تصمیماتی را که سازمان اتخاذ می نماید لزوماً باید براساس تجزیه و تحلیل گرایش ها ، عقیده های گروههای مورد نظر سازمان یا همان جامعه سازمانی باشد . در برخی موارد هم بعد از اجرای تصمیمات نیازمند انجام این تجزیه تحلیل ها خواهیم بود. روابط عمومی به عنوان فیدبک درون سازمانی می تواند با سنجش نظر جامعه سازمانی و با استفاده از برآیند های حاصل از این نظرسنجی اطلاعات لازم و مورد نظر سازمان را جهت انجام این تجزیه تحلیل ها فراهم آورد.

گفتیم که فناوری اینترنت و پدیده وب می تواند به عنوان ابزاری در خدمت روابط عمومی باشد طبعاً عدم شناخت کافی از این ابزار منجر به عدم بکارگیری و یا بکار گیری نادرست آن می شود. پس اولین وظیفه یک مدیر روابط عمومی شناخت این ابزار است.

در دنیای امروز در بسیاری موارد وب سایت ها و سامانه های نظر سنجی توسط شرکت ها و سازمان های مجزا از سازمان هدف طراحی ، پیاده سازی و مدیریت می شوند حتی اگر سازمان ذیربط ،خود پروژه طراحی را در دست بگیرد معمولاً این امر توسط بخشی مجزا از روابط عمومی صورت می گیرد. در این صورت وظیفه ی مدیر روابط عمومی پر کردن خلاء و فاصله های موجود بین این بخش ها ، سازمان ها و شرکت ها خواهد بود. طبعاً روابط عمومی به عنوان بخش از سازمان که بطور مستقیم با کل جامعه سازمانی در ارتباط است شناخت بهتر و بیشتری نسبت به این جامعه دارد و می تواند نظریات سازنده ای در جهت بهبود روند پروژه ارائه کند. لذا یکی از وظایف دیگر روابط عمومی مشارکت در طراحی وب سایت های سازمانی و پروژه تدوین و تهیه سامانه های نظر سنجی است. و این نیز ممکن نمی شود مگر به شرط آنکه مدیر روابط عمومی شناخت درستی از ابزار و امکانات فوق داشته باشد. همچنین همانطور که قبلاً اشاره کردیم جهت تضمین صحت نظر سنجی باید اعضای از جامعه سازمانی که در نظر سنجی شرکت می کنند آگاه و مطلع باشند. بنابراین آگاه سازی جامعه سازمانی نیز یکی دیگر از وظایف روابط عمومی ها است. روابط عمومی با در دست داشتن ابزاری چون رسانه های ارتباط جمعی و با توجه به شناختی که از مخاطب دارد می تواند به خوبی از عهده ی این کار برآید. وظیفه دیگری که باز در جهت تامین صحت نظر سنجی برای مدیر روابط عمومی می توان متصور بود تدوین تمهیداتی در جهت افزایش تعداد نمونه های نظر سنجی است . چراکه هرچه نمونه های نظر سنجی بیشتر به تعداد کل جامعه سازمانی میل کند اطلاعات بدست آمده از این سنجش به واقعیت نزدیک تر خواهد بود. لذا روابط عمومی باید با تبلیغات درست و صحیح در صدد افزایش مشارکت جامعه سازمانی برآید. همچنین اشاره شد که در یک جامعه سازمانی افراد از نظر منافع ، علایق و موضوعاتی که آنها را تحت تاثیر قرار می دهد متفاوت اند. روابط عمومی نیز باید نه تنها به منظور تضمین صحت نظر سنجی بلکه در حهت شناخت هرچه بیشتر مخاطب اطلاع جامع و کاملی از آنها داشته باشد.

در آخر به این نتیجه می رسیم که انجام یک نظر سنجی با استفاده از امکانات و ابزار موجود در فناوری ارتباطات و اطلاعات علی رقم وجود برخی موانع ، می تواند بسیار راحت تر ، بهتر و موثرتر از شیوه های مرسوم سنتی آن انجام شود. به شرط آنکه سازمانها و بویژه مدیریت روابط عمومی شناخت صحیحی از این ابزار داشته باشد .

پایان

حسن شیرزاد

کارشناس مهندسی کامپیوتر وفن آوری اطلاعات

رئیس روابط عمومی اداره کل تامین اجتماعی مازندران

عضو شورای روابط عمومی استام مازندران

خرداد 90

v فهرست منابعی که بطور مستقیم یا غیر مستقیم در نگارش این مقاله از آنها بهره برده شده است :

1- نظام پیشنهادات پیش نیاز مدیریت مشارکتی در سازمان ها

محمدرضا نعیمی فصلنامه مطالعاتی و تحقیقاتی روابط عمومی سال هشتم شماره 30 شماره پیاپی 31 پاییز 1382

2- جزوه ی کاربرد اینترنت در روابط عمومی(پیشرفته)

تهیه و تنظیم : حسین امامی رود سری موسسهء کار گزار روابط عمومی 1381

3- اطلاع رسانی ، مشتری و تکریم ارباب رجوع در روابط عمومی

نظام بهرامی کمیل ماهنامه علمی روابط عمومی شماره 48 دی/ بهمن 1385

4- تئوری و عمل در روابط عمومی و ارتباطات ویرایش سوم

علی میر سعید قاضی ناشر: مبتکران

5- نقش روابط عمومی در دستیابی به نقطه نظر مشترک در مدیریت نوین سازمانی

بتی.ای. فارمر (Betty.A.Farmer) کاتلین. اس. رایت(Kattleen.S.Wright) جان. دبلیو. اسلاتر(John.W.Slater) نشریه بین المللی علمی روابط عمومی ، تحقیقات روابط عمومی سال چهارم شماره 16

6- خود آموز طراحی و ساخت صفحات وب تالیف مهندس عین الله جعفر نژاد قمی

چاپ دوم پاییز 1381 ناشر: علوم رایانه.

راهکارهی نظر سنجی در روابط عمومی

مطالب مشابه :

فرم نظر سنجی

راهکارهی نظر سنجی در روابط عمومی

تغییر آدرس سایت مهندس شهراد رضایی

ارسال رزومه

لیست جزوات

گواهی انجمن

جزوه درس تجزیه وتحلیل سیستم

مروري بر نحوه انجام مطالعات امکان سنجی در ايران

فرم نظرسنجی در مورد تغییر نام رشته